Solicitudes que llegan listas, aceptaciones que llegan firmadas.
En lugar de la solicitud suelta en el WhatsApp de alguien, un formulario con los campos que necesitas. Cada envío entra en el proyecto correcto, con responsable y plazo — o queda guardado como comprobante, con los términos que la persona leyó y su firma.
El fin del "mándame los detalles, por favor"
Cuando la solicitud llega incompleta, alguien del equipo pasa dos días preguntando lo básico. El formulario pregunta primero — y, cuando lo que necesitas es una aceptación, recoge la firma a la vez.
Enlace público, o uno por proyecto
Un enlace general, o varios enlaces por proyecto, cada uno con validez y límite de envíos propios. El envío ya entra en el proyecto del enlace.
Tarea, ticket o evidencia
Cada envío abre la tarea o el ticket en el proyecto y la columna definidos. O queda solo como comprobante, sin crear tarea, y avisa a quien responde por el formulario.
Campos de tu proceso
Texto, opción, fecha, CPF, archivo o foto, firma y campos personalizados, con lógica condicional para preguntar solo lo que interesa.
Material junto a las preguntas
Publica el pliego, el manual, el plano o la foto del modelo en el propio formulario: quien rellena lo ve antes de responder.
El comprobante que prueba lo que se aceptó
Activa la firma y el formulario se convierte en un acta de aceptación: quien rellena lee los términos, firma en pantalla y el envío guarda la prueba — tal como se dio.
- Enlaces a los términos de uso y a la política de privacidad, y el contrato en PDF, encima de la casilla de aceptación
- Firma dibujada con el dedo o el ratón, o enviada como imagen
- Nombre, CPF, IP, fecha y hora guardados junto a las respuestas
- Sello de integridad: si la respuesta cambia después de firmada, la pantalla avisa
Cada firma queda en el formulario, con la prueba al lado
La pantalla de envíos muestra quién rellenó, cuándo y qué respondió. En el envío firmado, la imagen de la firma, los datos de quien firmó y el sello que comprueba que el contenido sigue siendo el mismo.
- La evidencia avisa a quien creó el formulario y al titular de la organización
- Los archivos del formulario y de los envíos aparecen en Mis archivos
- Vista previa del formulario antes de enviar el enlace a alguien
Esto vive junto con el resto de la operación
Tarea, cronograma, ticket, meta y conversación son la misma base de datos. Lo que cambia en un lugar aparece en el otro, sin exportar nada.
Cómo usar formularios para recibir pedidos completos y recoger aceptaciones firmadas
Un formulario en Tasskee hace dos trabajos: convertir un pedido en tarea o ticket ya con la información necesaria, y guardar comprobantes firmados. Mira cómo montar cada uno y dónde suele equivocarse la gente.
Paso a paso: formulario que se convierte en tarea
- Elige el destino. Define el proyecto y la columna donde caerá el envío: tarea, ticket o evidencia (comprobante sin tarea).
- Monta los campos. Texto, selección, fecha, CPF, archivo o foto, firma y campos personalizados. Vincula cada pregunta a un campo de la tarea para que la información llegue al lugar correcto, y usa lógica condicional para preguntar solo lo que interesa.
- Publica material junto al formulario. Pliego, manual o foto del modelo quedan en el propio formulario, para que quien rellena lo vea antes de responder.
- Mira la vista previa. Comprueba cómo lo verá la persona antes de enviar el enlace.
- Genera un enlace por proyecto. Cada enlace tiene validez y límite de envíos propios. Se puede desactivar uno sin tocar los demás.
- Difúndelo. Usa el enlace directo o incrústalo en una página tuya.
Paso a paso: formulario que se convierte en aceptación
- Activa la firma y elige el destino Evidencia.
- Pon los enlaces de los términos y el contrato en PDF encima de la casilla de aceptación.
- Quien rellena dibuja la firma en la pantalla o la envía como imagen. El envío guarda nombre, CPF, IP, fecha y hora, y un sello de integridad: si la respuesta cambia después, la pantalla avisa.
- Quien creó el formulario y el dueño de la organización reciben un aviso con cada envío.
Atención: es una firma electrónica simple, que sirve como prueba de aceptación entre las partes. No es un certificado ICP-Brasil. Si tu contrato exige ese nivel, usa la herramienta adecuada para ello.
Ejemplos por tipo de empresa
Agencia de marketing
Un formulario de briefing, con preguntas sobre público, tono y referencias y un campo de archivo para el material de marca, abre la tarea en el proyecto del cliente ya completa. Al final de la entrega, un segundo formulario recoge la aceptación firmada. Para estructurar las preguntas, parte de la plantilla de briefing de proyecto.
Prestador de servicios técnicos
La empresa de instalación usa un formulario de inspección rellenado en el lugar, con fotos y datos del cliente, y otro de aceptación del servicio firmado en la pantalla del móvil al final. Los comprobantes quedan guardados con la prueba al lado. Mira también la página de seguridad electrónica.
Despacho de abogados o de contabilidad
El despacho envía un enlace por cliente para la recogida de documentos y datos, y otro para el documento de adhesión al servicio. Cada cliente recibe su enlace, con límite de envíos, y el envío cae en su proyecto. La recogida deja de depender del correo electrónico y del "no recibí el archivo".
Buenas prácticas y errores comunes
| Error | Cómo evitarlo |
|---|---|
| Formulario demasiado largo | Usa lógica condicional y pide solo lo necesario. |
| Campos sin vínculo con la tarea | Asigna cada pregunta a un campo de la tarea. |
| Enlace único para todos los clientes | Genera uno por proyecto, con validez propia. |
| Aceptación sin los términos a la vista | Pon los enlaces y el PDF encima de la casilla de aceptación. |
| No probar antes | Usa la vista previa y haz un envío de prueba. |
Recuerda los límites: el Start tiene 1 formulario y 100 envíos al mes, el Pro tiene 10 formularios y 1.000 envíos, y el Max no tiene límite.
Cuando el formulario alimenta la atención
Un formulario público de apertura es la puerta de entrada de los tickets. Si el pedido debe disparar una acción, como asignar a alguien o avisar a un responsable, las automatizaciones se encargan de ello.
Un formulario de aceptación, campo a campo
Una aceptación de entrega concisa tiene: nombre completo, CPF, correo electrónico, una pregunta de opción múltiple (acepto, acepto con reservas, no acepto), un campo de texto para las reservas y la firma. Arriba, el resumen de lo que se entregó, el enlace a los términos y el PDF del contrato. Con la lógica condicional, el campo de reservas solo aparece cuando la persona elige la segunda o la tercera opción. Listo: el cliente responde en dos minutos y tú guardas la prueba.
Para la entrega con prueba, empieza por la plantilla de acta de aceptación de entrega, que trae el texto y los campos sugeridos. Para el pedido inicial del cliente, la plantilla de briefing de proyecto organiza las preguntas. Los formularios empiezan en el plan Start.
Preguntas sobre formularios
¿Quien rellena necesita tener cuenta en Tasskee?
¿Puedo usar el mismo formulario para varios clientes?
¿La firma tiene validez jurídica?
¿Qué es el destino Evidencia?
¿Los campos del formulario se convierten en campos de la tarea?
¿Puedo poner el formulario en mi sitio web?
Deja de recibir solicitudes a medias
Monta el formulario en minutos, envía el enlace y mira cómo la próxima solicitud entra lista en el tablero — o cómo la próxima aceptación llega firmada.