Qué es un timesheet: control de horas por proyecto.

El timesheet (hoja de horas) es la hoja donde cada persona registra cuánto tiempo ha dedicado a cada proyecto o cliente. Esta guía trata de las horas por proyecto: lo que se usa para cobrar al cliente por hora, pagar a un proveedor por hora y descubrir si un trabajo ha dado beneficio. No es un fichaje electrónico ni un control de jornada según la CLT (la legislación laboral brasileña). El fichaje dice a qué hora entró y salió la persona; el timesheet dice en qué empleó el tiempo.

Las dos cosas pueden existir en la misma empresa y no se sustituyen. Quien necesita un registro de jornada a efectos laborales necesita un sistema de fichaje, que la Tasskee no es. Quien necesita saber cuánto ha costado el proyecto del cliente, cuánto cobrar y cuánto ha sobrado, necesita un timesheet. De eso hablamos de aquí en adelante.

Qué es un timesheet

También se llama "hoja de horas" o "registro de horas". Cada línea tiene quién ha trabajado, en qué proyecto, en qué tarea, qué día, durante cuánto tiempo y, preferiblemente, una observación de lo que se ha hecho. Sumando las líneas, respondes a preguntas que, sin el registro, se convierten en una corazonada: ¿cuántas horas hemos dedicado a este cliente en septiembre? ¿Cuánto cobrar? ¿Quién ha trabajado más? ¿Era correcta la estimación?

Es el hábito de agencias, empresas de software, estudios de arquitectura, consultoras, despachos de abogados y de contabilidad, y de cualquier empresa que vende conocimiento. En todas, el producto es el tiempo de las personas, y lo que no se mide no se cobra ni se mejora.

Por qué registrar las horas

Para fijar precios

Sin historial, el precio de un proyecto es una apuesta. Con el timesheet, sabes que la última web corporativa consumió 120 horas, y lo usas para presupuestar la siguiente. La diferencia entre lo presupuestado y lo realizado es la información más barata y más útil que puede tener una empresa de servicios.

Para conocer el margen

Los ingresos por proyecto no dicen nada sin el coste del tiempo empleado. Un contrato de R$ 18.000 que consumió 160 horas de un equipo que cuesta R$ 90 por hora dio R$ 3.600 de margen. Otro, de R$ 12.000, que consumió 60 horas, dio R$ 6.600. El primero parece mejor en ingresos y es peor en resultado.

Para estimar mejor

Estimación y realizado, lado a lado, enseñan al equipo a estimar. Si las tareas de integración siempre llevan el doble de lo previsto, la próxima estimación ya nace corregida. Por eso el registro dialoga con los puntos de una estimación ágil: comparar cuántas horas costó de verdad cada punto muestra dónde se equivoca el equipo, por exceso o por defecto.

Para cobrar sin discusiones

El cliente que paga por hora quiere ver lo que se ha hecho. El timesheet, con fecha, tarea y observación, es la prueba. La conversación cambia de "¿por qué este importe?" a "entiendo lo que se ha hecho".

Para repartir la carga

El mismo registro muestra quién está sobrecargado y quién tiene holgura, y si el equipo está registrando horas suficientes para ser facturable.

Horas facturables y no facturables

No toda hora trabajada se convierte en cobro. Separar las dos es lo que permite hablar de productividad de verdad.

El indicador clásico es la tasa de utilización: horas facturables divididas entre las horas disponibles de la persona. Si alguien tiene 160 horas al mes y 112 son facturables, la utilización es del 70 %. No existe un porcentaje correcto para todos los cargos: el socio que vende y administra utiliza menos que el analista que solo ejecuta. Lo que vale es seguir la tendencia y compararla con lo que presupone el precio de la hora.

Incluso el trabajo que no vas a cobrar merece registro. Si la garantía consume el 15 % de las horas de un proyecto, eso es un coste real, y la próxima propuesta tiene que incorporarlo.

Valor por hora y margen

Hay dos valores por hora, y confundirlos es el origen de muchas cuentas erróneas.

• Valor cobrado: lo que paga el cliente por hora de cada tipo de trabajo.
• Coste: lo que cuesta la hora a la empresa, incluyendo salario, cargas y beneficios, o el valor acordado con el proveedor.

El margen es la diferencia entre los dos, multiplicada por las horas. Un ejemplo con números en reales:

Los números son ilustrativos. Lo que importa es la cuenta: el margen del mes es el valor a cobrar menos el coste, y el porcentaje es el margen dividido entre el valor a cobrar. Un margen del 50 % sobre la hora no se convierte en un beneficio del 50 %, porque todavía están el alquiler, las herramientas, los impuestos y el tiempo no facturable. Por eso el precio de la hora tiene que cubrir también las horas que no se cobran.

Cómo llegar al precio de la hora

Una forma práctica: suma el coste mensual de la persona, divídelo entre las horas que de verdad consigue facturar (nunca las 160, porque hay reuniones, vacaciones y tiempo ocioso) y añade el margen deseado. Si alguien cuesta R$ 9.000 al mes y factura 100 horas, el coste por hora facturable es R$ 90. Con un 100 % de margen sobre el coste, el precio de partida es R$ 180.

El valor también varía según el tipo de trabajo. Un bug dentro de la garantía puede ser "no cobrar". La consultoría puede costar más que la ejecución. El valor de un cliente antiguo puede ser distinto del de uno nuevo, con fecha de inicio de vigencia para los reajustes acordados.

Cierre con el cliente

El cierre es el momento en que las horas se convierten en cobro. Un buen proceso tiene cinco pasos.

1. Define la fecha de corte. Por ejemplo, el día 30 de cada mes. Las horas hasta esa fecha entran; las demás quedan para el siguiente ciclo.
2. Revisa lo que está sin valor. Una hora sin precio definido no puede ir al cobro con valor cero, porque eso esconde el error.
3. Genera el documento. Con el total por tarea y, si el contrato lo pide, cada registro con fecha y observación. El coste y el nombre interno de la tarifa nunca aparecen para el cliente.
4. Bloquea lo que se ha cobrado. Una vez cerrado, nadie puede editar la hora, o el documento que recibió el cliente deja de coincidir con el sistema.
5. Registra la factura (nota fiscal) y el cobro. Así sabes lo que se ha emitido y todavía no ha entrado.

Lo que no se puede hacer es corregir una hora después de cobrada sin dejar rastro. Si hay un error, cancela el cierre, con motivo, corrige y genera otro.

Pago de proveedores por hora

Muchos negocios tienen autónomos y proveedores que cobran por hora. El proceso es el espejo del cierre del cliente: un extracto por persona, hasta una fecha de corte, con las horas por tarea y el importe a pagar.

Algunos cuidados evitan desgaste. El valor de la hora del proveedor se acuerda y se registra, con fecha de vigencia. El extracto se envía y se comprueba antes del pago. El justificante o la factura del proveedor queda adjunto al extracto. Y el proveedor ve lo que tiene que cobrar, sin ver lo que paga el cliente por la misma hora.

La cola de pagar y la de cobrar son independientes. Una hora puede estar facturada al cliente y todavía no pagada al proveedor, o al revés. Controlar las dos por separado evita el error de pensar que el dinero de un lado resuelve el otro.

Puntos y horas

Los equipos ágiles estiman en puntos, que son una medida relativa de esfuerzo, no de tiempo. El timesheet y los puntos parecen enemigos, y en realidad se complementan. Al comparar cuántas horas costó cada punto, descubres cuánto tiempo dedica el equipo, en la práctica, a una tarea de tamaño 3 o 5. Eso calibra la siguiente estimación y permite presupuestar en reales un trabajo que se estimó en puntos.

Dos cuidados al hacerlo. Considera solo las tareas concluidas, con todas sus horas: una tarea a medias distorsiona la cuenta. Y, cuando una tarea tiene varias personas, reparte los puntos en proporción a las horas de cada una. Para entender la otra cara, la guía de Scrum explica cómo se usan los puntos en el sprint.

Errores comunes en el control de horas

• Registrar a final de mes. La memoria inventa. Registra en el día o, como mucho, a final de semana.
• Registrar sin decir lo que se ha hecho. Una hora sin observación no se defiende ante el cliente.
• Usar el timesheet como vigilancia. Si el equipo siente que el registro es para controlarlo, anota lo que queda bien y no lo que ha pasado. El objetivo es entender el trabajo, no castigar.
• Mezclar fichaje y timesheet. Querer que la suma de las horas refleje la jornada completa genera registros forzados. Son dos controles con finalidades distintas.
• Dejar el valor de la hora en otra hoja de cálculo. Cuando precio y horas viven en archivos distintos, alguien tiene que cruzarlos a mano todos los meses.
• No registrar lo que no es facturable. Sin ese número no existe la tasa de utilización ni el margen real.
• Reajustar el precio sin fecha. Cambiar el valor de la hora sin vigencia altera el pasado y desordena lo que ya se ha cobrado.
• Mostrar el coste a quien no debería. El coste es, en buena parte, salario. Controla quién ve el valor cobrado, quién ve el coste y quién puede modificarlos.

Cómo implantar el registro sin que el equipo se queje

El mayor obstáculo del timesheet no es técnico: es conseguir que el equipo registre. A pocas personas les gusta anotar horas, y el hábito solo cuaja cuando el esfuerzo es pequeño y el beneficio se ve. Cinco decisiones ayudan.

1. Explica para qué sirve. Di que el registro sirve para cobrar bien, estimar mejor y repartir la carga, y no para medir quién trabaja más. Enseña el primer informe al equipo y usa lo que ha revelado.
2. Registra en la propia tarea. Cuanto más cerca del trabajo, menos coste. Si la persona tiene que abrir otro sistema u otra hoja de cálculo, el registro se retrasa y se convierte en una reconstrucción de memoria.
3. Define la granularidad. Los registros de 15 minutos son una exageración para la mayoría; los registros de un día entero esconden lo que importa. Media hora o una hora suele ser un buen mínimo.
4. Crea un ritual corto. Diez minutos al final del día o de la semana, siempre a la misma hora. El lunes por la mañana es demasiado tarde para acordarse del jueves.
5. Exige el ritual con ligereza. Un informe que muestre quién ha registrado poco en la semana, antes de que el viernes se convierta en lunes, permite recordarlo sin incomodar.

¿Y si el contrato es por alcance cerrado?

Mucha gente piensa que solo necesita registrar horas quien cobra por hora. Es al revés: quien cierra el precio por alcance es quien más necesita saber cuánto ha consumido el proyecto, porque la pérdida se la queda la empresa. El timesheet, en ese caso, deja de ser la base del cobro y se convierte en un instrumento de aprendizaje: tras tres o cuatro proyectos, sabes cuánto cuesta de verdad entregar cada tipo de servicio y pasas a presupuestar con datos, no con esperanza.

Qué hacer con la primera lectura

Después de un mes de registro, mira tres cosas. Primero, el porcentaje de horas facturables: si es mucho menor de lo que presupone el precio de la hora, el problema está en el volumen de trabajo interno o en la venta. Segundo, los proyectos de menor margen: mira si el problema es un precio bajo, un alcance que ha crecido o retrabajo. Tercero, las tareas que llevaron más del doble de lo estimado: es la lista que más enseña a la hora de presupuestar el siguiente proyecto.

Hoja de cálculo o herramienta

La hoja de cálculo es un buen comienzo. Con dos o tres personas y pocos clientes, una pestaña con fecha, persona, proyecto, horas y observación resuelve, y se puede sumar por proyecto con una tabla dinámica. Hay una plantilla lista en hoja de horas por proyecto, con un ejemplo rellenado.

El límite llega cuando aparecen tres síntomas: alguien tiene que exportar, pegar y comprobar todos los meses; el valor de la hora varía por cliente y por tipo de trabajo; y el cliente cuestiona una línea y nadie puede demostrar de dónde salió. Entonces la hoja de cálculo cuesta más que la herramienta. El artículo cómo cobrar por hora sin hoja de cálculo detalla ese momento de inflexión.

Cómo hacerlo en la Tasskee

En la Tasskee, las horas se registran en la propia tarea, y todo lo que viene después sale de ese registro. El ciclo tiene cuatro pasos: registrar, valorar, cerrar y cobrar o pagar.

• Registrar: cada persona anota las horas en la tarea, con una observación de lo que ha hecho. La pantalla Mis horas muestra solo las horas de la propia persona, sin ningún valor. Registrar horas y Mis horas están en el plan Start.
• Valorar: hay una tabla de valor cobrado, por proyecto y tipo de tarea, y otra de valor pagado por persona. Vale la regla más específica, con fecha de vigencia y vista previa del efecto antes de guardar. Un bug puede ser "no cobrar", por garantía.
• Analizar: el análisis agrupa las horas por hasta tres niveles (proyecto, frente, colaborador, tipo, sprint, tarea) y muestra horas, valor a cobrar, coste o margen. Cada número abre las horas que lo componen. También hay una comparación de puntos con horas.
• Cerrar con el cliente: la pantalla Por facturar muestra lo que se ha hecho y todavía no se ha cobrado, y genera el cierre hasta una fecha de corte, en PDF o CSV, con el número de la factura (nota fiscal) registrado. La Tasskee no emite la factura: guarda el número de la que has emitido tú. Lo que se ha cerrado queda bloqueado.
• Pagar a quien cobra por hora: la pantalla Por pagar genera el extracto por persona, con justificante, y la persona ve lo que tiene que cobrar en Mis extractos, nunca el valor del cliente.
• Permisos: ver el valor cobrado, ver el coste, definir valores y cerrar son permisos separados en el perfil.

El análisis, los valores, Por facturar y Por pagar están en los planes Pro y Max. Los informes complementan la lectura con otros paneles del proyecto.