Cómo cobrar por hora sin hoja de cálculo: horas facturables en la práctica

Quien vende horas pierde dinero en tres lugares, y ninguno es el precio de la hora. Lo pierde en la hora que nadie registró, en la hora registrada con el valor equivocado y en la hora que quedó fuera del cierre del mes. Cada fallo es pequeño. Sumados, superan una factura de la luz cada mes, y la hoja de cálculo que debería evitarlo suele ser el origen del problema.

El método de abajo tiene cuatro pasos, en orden: registrar, valorar, cerrar y cobrar o pagar. Sirve para agencias, consultoras, software houses y cualquier operación que cobre por el tiempo, sea cual sea la herramienta. Cuando hablamos de la Tasskee, nos limitamos a lo que hace el módulo Horas.

Paso 1: registrar, en la tarea y en el día

El error más caro es registrar a final de semana, de memoria. La persona se acuerda de la mitad y redondea el resto. La regla que funciona: el registro nace en la tarea en la que la persona trabajó, el día en que trabajó, con una observación corta de lo que hizo.

• En la tarea, no en una hoja de cálculo aparte. Una hora ligada a la tarea tiene origen: si el cliente lo cuestiona, abres la tarea y se lo muestras.
• Con observación. "Ajuste del formulario de contacto" explica más que "2 h".
• Revisión semanal. Quien registra poco se nota enseguida. Corregir el viernes cuesta cinco minutos; corregir el día del cierre cuesta una discusión.

En la Tasskee, registrar horas y la pantalla Mis horas están en el plan Start. Cada persona ve sus propias horas, sin ningún valor en pantalla, lo que evita situaciones incómodas y la filtración de información sensible.

Paso 2: valorar, con una regla y no de cabeza

Valorar es darle a cada hora el precio correcto. En un negocio con pocos clientes, una tabla simple basta. Cuando el precio varía por cliente y por tipo de trabajo, el cálculo manual se convierte en fuente de errores.

Los dos valores que importan

• Lo que cobras al cliente. Por proyecto y por tipo de tarea. El desarrollo puede valer más que el soporte; la garantía puede ser "no cobrar".
• Lo que pagas a quien trabaja. Para quien cobra por hora, es el valor del pago. Para el equipo fijo, es un coste interno, usado solo para calcular el margen.

En la Tasskee, vale la regla más específica: proyecto y tipo, después proyecto, después organización y tipo, después organización. Cada cambio de valor pide una fecha de vigencia y muestra una vista previa del efecto antes de guardar. Lo que ya entró en un cierre mantiene el valor de la época, de modo que un reajuste nuevo no reescribe el pasado. Y una hora sin valor definido no pasa en silencio: queda fuera del cierre, con un aviso, hasta que alguien defina el precio.

Paso 3: cerrar, con fecha de corte

Cerrar es transformar las horas abiertas de un cliente en un documento de cobro, hasta una fecha de corte. Tres cuidados:

1. Elige una fecha fija. "Hasta el último día hábil" o "hasta el día 25". Un cierre sin rutina se deja para después.
2. Mira la vista previa antes de confirmar. Muestra horas y valor por tarea. Es aquí donde aparece el error.
3. Bloquea lo que se cerró. Una hora corregida después de cobrada es el origen de las disputas.

En la Tasskee, el cierre recibe un número secuencial, congela el valor de cada hora y bloquea los registros contra la edición. El documento sale en PDF o CSV, con detalle por tarea, y eliges si el cliente ve solo el total por tarea o cada registro. El coste y el nombre interno de la tarifa nunca aparecen en él. La factura se registra en el cierre, pero la Tasskee no emite facturas: la emites en tu sistema y guardas el número en el cierre.

Paso 4: cobrar y pagar

Del lado del cliente

Una vez emitido, el cierre entra en la cola "emitido, por cobrar", y lo marcas como cobrado cuando llegue el dinero. Así, lo que está pendiente no se pierde en una conversación de correo.

Del lado de quien cobra por hora

Para el freelancer y el prestador pagado por hora, el extracto funciona como el espejo del cierre: hasta la fecha de corte, con la vista previa por tarea, y con el comprobante o la factura del prestador al marcar como pagado. La persona ve sus propios extractos y lo que tiene por cobrar, y nunca el valor cobrado al cliente. Las dos colas son independientes: la hora puede estar cobrada al cliente y todavía por pagar al profesional, o al revés.

Un ejemplo numérico

Una agencia pequeña, con el proyecto de un sitio web para un cliente. Los números son inventados, pero las cuentas son las que harías tú. En el mes se registraron:

Persona	Horas	Cobrado al cliente	Pagado al profesional
Diseñador (freelancer)	42 h	R$ 120/h = R$ 5.040	R$ 70/h = R$ 2.940
Desarrollador (freelancer)	58 h	R$ 160/h = R$ 9.280	R$ 95/h = R$ 5.510
Total	100 h	R$ 14.320	R$ 8.450

El margen del mes es R$ 14.320 menos R$ 8.450, o sea R$ 5.870, cerca del 41% del valor cobrado. Ahora, las tres fugas que el método evita:

• Hora no registrada. Si el desarrollador olvidó 5 horas en el mes, son R$ 800 que la agencia trabajó y no cobró (5 × R$ 160), y R$ 475 que el prestador no recibiría (5 × R$ 95).
• Hora con valor equivocado. Supón que el precio acordado del desarrollador subió de R$ 160 a R$ 180 el día 1, pero la hoja de cálculo se quedó con el valor antiguo. En 58 horas, la diferencia es de R$ 1.160 (58 × R$ 20). Con la fecha de vigencia y la vista previa del impacto, el reajuste entra cuando debe.
• Hora de garantía cobrada por error. Si 6 horas de corrección de errores del propio trabajo se marcan como "no cobrar", siguen en el coste (R$ 570 de pago), pero salen del cobro. El margen real del mes baja a R$ 5.300 (R$ 5.870 menos R$ 570), y ves el coste de la garantía en lugar de esconderlo.

Rutina de un mes, en cinco fechas

Un buen método es el que cabe en una rutina. Una sugerencia simple para quien cierra una vez al mes:

• Todos los viernes: cada persona revisa sus propias horas de la semana. Cinco minutos, en la pantalla Mis horas.
• Día 20: el gestor revisa las horas sin valor definido y las tareas que no tienen registro aunque hayan avanzado.
• Día 25: vista previa del cierre de cada cliente, con la comprobación por tarea.
• Último día hábil: genera los cierres, los envía al cliente y registra la factura emitida.
• Día 5: genera los extractos de quienes cobran por hora y paga, adjuntando el comprobante.

Las fechas son solo un ejemplo: lo que importa es que sean siempre las mismas, para que el equipo y el cliente sepan cuándo esperar qué. Un ritmo previsible también ayuda en la conversación con el cliente que cuestiona una hora, porque el cierre llega siempre el mismo día y con el mismo formato.

Qué hace la Tasskee y qué no

• Hace: registro de horas en las tareas, valor por proyecto y tipo, cierre para el cliente (PDF y CSV), extracto de quien cobra por hora, registro del número de factura y del pago, y margen por proyecto en el mes.
• No hace: emitir facturas, controlar el fichaje electrónico ni calcular la nómina CLT (el régimen laboral brasileño).
• Plan: registrar horas y Mis horas están en el Start; Análisis, Valores, Por facturar y Por pagar están en el Pro y en el Max.
• Permisos: ver el valor cobrado, ver el coste, definir valores y cerrar son cuatro permisos separados.

Antes de empezar

Si tu operación todavía cobra con una hoja de cálculo, la plantilla de hoja de horas por proyecto es un buen punto de partida para definir qué columnas importan. Para entender el concepto de fondo, la guía de timesheet explica las variaciones. Y para el caso de una agencia que mezcla muchos clientes, mira cómo organizar 20 clientes a la vez.