Como cobrar por hora sem planilha: horas faturáveis na prática

Quem vende hora perde dinheiro em três lugares, e nenhum deles é o preço da hora. Perde na hora que ninguém apontou, na hora apontada com o valor errado e na hora que ficou de fora do fechamento do mês. Cada falha é pequena. Somadas, passam de uma conta de luz todo mês, e a planilha que deveria evitar isso costuma ser a origem do problema.

O método abaixo tem quatro passos, em ordem: apontar, valorar, fechar e receber ou pagar. Ele serve para agência, consultoria, software house e qualquer operação que cobra pelo tempo, seja qual for a ferramenta. Quando falamos da Tasskee, nos limitamos ao que o módulo Horas faz.

Passo 1: apontar, na tarefa e no dia

O erro mais caro é apontar no fim da semana, de memória. A pessoa lembra de metade e arredonda o resto. A regra que funciona: o apontamento nasce na tarefa em que a pessoa trabalhou, no dia em que trabalhou, com uma observação curta do que fez.

• Na tarefa, não numa planilha de fora. Hora ligada à tarefa tem origem: se o cliente questionar, você abre a tarefa e mostra.
• Com observação. "Ajuste do formulário de contato" explica mais que "2h".
• Revisão semanal. Quem aponta pouco aparece na hora. Corrigir na sexta custa cinco minutos; corrigir no dia do fechamento custa uma discussão.

Na Tasskee, apontar horas e a tela Minhas horas estão no plano Start. Cada pessoa vê as próprias horas, sem nenhum valor na tela, o que evita constrangimento e vazamento de informação sensível.

Passo 2: valorar, com regra e não de cabeça

Valorar é dar a cada hora o preço certo. Num negócio com poucos clientes, uma tabela simples basta. Quando o preço varia por cliente e por tipo de trabalho, o cálculo manual vira fonte de erro.

Os dois valores que importam

• O que você cobra do cliente. Por projeto e por tipo de tarefa. Desenvolvimento pode valer mais que suporte; garantia pode ser "não cobrar".
• O que você paga a quem trabalha. Para quem recebe por hora, é o valor do pagamento. Para o time fixo, é custo interno, usado só para calcular a margem.

Na Tasskee, a regra mais específica vale: projeto e tipo, depois projeto, depois organização e tipo, depois organização. Cada mudança de valor pede uma data de vigência, e mostra uma prévia do efeito antes de salvar. O que já entrou em fechamento mantém o valor da época, de modo que um reajuste novo não reescreve o passado. E hora sem valor definido não passa em silêncio: fica de fora do fechamento, com aviso, até alguém definir o preço.

Passo 3: fechar, com data de corte

Fechar é transformar as horas em aberto de um cliente em um documento de cobrança, até uma data de corte. Três cuidados:

1. Escolha uma data fixa. "Até o último dia útil" ou "até o dia 25". Fechamento sem rotina fica para depois.
2. Veja a prévia antes de confirmar. Ela mostra horas e valor por tarefa. É aqui que o erro aparece.
3. Trave o que foi fechado. Hora corrigida depois de cobrada é a origem das disputas.

Na Tasskee, o fechamento recebe um número sequencial, congela o valor de cada hora e trava os apontamentos contra edição. O documento sai em PDF ou CSV, com detalhe por tarefa, e você escolhe se o cliente vê só o total por tarefa ou cada lançamento. Custo e nome interno de taxa nunca aparecem nele. A nota fiscal é registrada no fechamento, mas a Tasskee não emite nota fiscal: você emite no seu sistema e guarda o número no fechamento.

Passo 4: receber e pagar

Do lado do cliente

Depois de emitido, o fechamento entra na fila "emitido, a receber", e você o marca como recebido quando o dinheiro cair. Assim, o que está em aberto não se perde numa conversa de e-mail.

Do lado de quem recebe por hora

Para o freelancer e o prestador pago por hora, o extrato funciona como o espelho do fechamento: até a data de corte, com a prévia por tarefa, e com o comprovante ou a NF do prestador na hora de marcar como pago. A pessoa vê os próprios extratos e o que tem a receber, e nunca o valor cobrado do cliente. As duas filas são independentes: a hora pode estar cobrada do cliente e ainda a pagar ao profissional, ou o contrário.

Um exemplo numérico

Uma agência pequena, com o projeto de um site para um cliente. Os números são inventados, mas as contas são as que você faria. No mês, foram apontadas:

Pessoa	Horas	Cobrado do cliente	Pago ao profissional
Designer (freelancer)	42 h	R$ 120/h = R$ 5.040	R$ 70/h = R$ 2.940
Desenvolvedor (freelancer)	58 h	R$ 160/h = R$ 9.280	R$ 95/h = R$ 5.510
Total	100 h	R$ 14.320	R$ 8.450

A margem do mês é R$ 14.320 menos R$ 8.450, ou R$ 5.870, cerca de 41% do valor cobrado. Agora, os três vazamentos que o método evita:

• Hora não apontada. Se o desenvolvedor esqueceu 5 horas no mês, são R$ 800 que a agência trabalhou e não cobrou (5 × R$ 160), e R$ 475 que o prestador não receberia (5 × R$ 95).
• Hora com valor errado. Suponha que o preço combinado do desenvolvedor subiu de R$ 160 para R$ 180 no dia 1º, mas a planilha ficou com o valor antigo. Em 58 horas, a diferença é de R$ 1.160 (58 × R$ 20). Com a data de vigência e a prévia do impacto, o reajuste entra quando deve.
• Hora de garantia cobrada por engano. Se 6 horas de correção de erro do próprio trabalho forem marcadas como "não cobrar", elas continuam no custo (R$ 570 de pagamento), mas saem da cobrança. A margem real do mês cai para R$ 5.300 (R$ 5.870 menos R$ 570), e você enxerga o custo da garantia em vez de escondê-lo.

Rotina de um mês, em cinco datas

Método bom é o que cabe numa rotina. Uma sugestão simples para quem fecha uma vez por mês:

• Toda sexta: cada pessoa confere as próprias horas da semana. Cinco minutos, na tela Minhas horas.
• Dia 20: o gestor olha as horas sem valor definido e as tarefas que estão sem apontamento mesmo tendo andado.
• Dia 25: prévia do fechamento de cada cliente, com a conferência por tarefa.
• Último dia útil: gera os fechamentos, envia ao cliente e registra a nota fiscal emitida.
• Dia 5: gera os extratos de quem recebe por hora e paga, anexando o comprovante.

As datas são só um exemplo: o que importa é que sejam sempre as mesmas, para o time e o cliente saberem quando esperar o quê. Um ritmo previsível também ajuda na conversa com o cliente que questiona uma hora, porque o fechamento chega sempre no mesmo dia e com o mesmo formato.

O que a Tasskee faz e o que não faz

• Faz: apontamento nas tarefas, valor por projeto e tipo, fechamento para o cliente (PDF e CSV), extrato de quem recebe por hora, registro do número da nota fiscal e do pagamento, e margem por projeto no mês.
• Não faz: emitir nota fiscal, controlar ponto eletrônico nem calcular folha CLT.
• Plano: apontar horas e Minhas horas estão no Start; Análise, Valores, A faturar e A pagar estão no Pro e no Max.
• Permissões: ver o valor cobrado, ver o custo, definir valores e fechar são quatro permissões separadas.

Antes de começar

Se a sua operação ainda cobra com uma planilha, o modelo de planilha de horas por projeto é um bom ponto de partida para definir quais colunas importam. Para entender o conceito por trás, o guia de timesheet explica as variações. E para o caso de uma agência que mistura muitos clientes, veja como organizar 20 clientes ao mesmo tempo.