O que é timesheet: controle de horas por projeto.

Timesheet é a folha onde cada pessoa registra quanto tempo gastou em cada projeto ou cliente. Este guia trata de horas por projeto: o que se usa para cobrar o cliente por hora, pagar prestador por hora e descobrir se um trabalho deu lucro. Não é ponto eletrônico nem controle de jornada de CLT. O ponto diz a que horas a pessoa entrou e saiu; o timesheet diz em que ela usou o tempo.

As duas coisas podem existir na mesma empresa e não se substituem. Quem precisa de registro de jornada para fins trabalhistas precisa de um sistema de ponto, que a Tasskee não é. Quem precisa saber quanto custou o projeto do cliente, quanto cobrar e quanto sobrou, precisa de timesheet. É dele que falamos daqui em diante.

O que é timesheet

Em português, "folha de horas" ou "apontamento de horas". Cada linha tem quem trabalhou, em qual projeto, em qual tarefa, em que dia, por quanto tempo e, de preferência, uma observação do que foi feito. Somando as linhas, você responde perguntas que, sem o registro, viram palpite: quantas horas gastamos neste cliente em setembro? Quanto cobrar? Quem trabalhou mais? A estimativa estava certa?

É o hábito de agências, software houses, escritórios de arquitetura, consultorias, escritórios de advocacia e contabilidade, e de qualquer empresa que vende conhecimento. Em todas, o produto é o tempo das pessoas, e o que não é medido não é cobrado nem melhorado.

Por que apontar horas

Para precificar

Sem histórico, o preço de um projeto é chute. Com o timesheet, você sabe que o último site institucional consumiu 120 horas, e usa isso para orçar o próximo. A diferença entre o orçado e o realizado é a informação mais barata e mais útil que uma empresa de serviços pode ter.

Para saber a margem

Receita por projeto não diz nada sem o custo do tempo gasto. Um contrato de R$ 18.000 que consumiu 160 horas de uma equipe que custa R$ 90 por hora deu R$ 3.600 de margem. Outro, de R$ 12.000, que consumiu 60 horas, deu R$ 6.600. O primeiro parece melhor na receita e é pior no resultado.

Para estimar melhor

Estimativa e realizado lado a lado ensinam o time a estimar. Se tarefas de integração levam sempre o dobro do previsto, a próxima estimativa já nasce corrigida. É por isso que o apontamento conversa com os pontos de uma estimativa ágil: comparar quantas horas cada ponto custou de verdade mostra onde o time erra para mais ou para menos.

Para cobrar sem discussão

Cliente que paga por hora quer ver o que foi feito. O timesheet, com data, tarefa e observação, é a prova. A conversa muda de "por que esse valor?" para "entendi o que foi feito".

Para dividir a carga

O mesmo registro mostra quem está sobrecarregado e quem tem folga, e se o time está apontando horas suficientes para ser faturável.

Horas faturáveis e não faturáveis

Nem toda hora trabalhada vira cobrança. Separar as duas é o que permite falar de produtividade de verdade.

O indicador clássico é a taxa de utilização: horas faturáveis divididas pelas horas disponíveis da pessoa. Se alguém tem 160 horas no mês e 112 são faturáveis, a utilização é de 70%. Não existe percentual certo para todos os cargos: o sócio que vende e administra utiliza menos que o analista que só executa. O que vale é acompanhar a tendência e comparar com o que o preço da hora pressupõe.

Mesmo o trabalho que você não vai cobrar merece apontamento. Se a garantia consome 15% das horas de um projeto, isso é custo real, e a próxima proposta precisa embuti-lo.

Valor por hora e margem

Há dois valores por hora, e confundi-los é a origem de muita conta errada.

• Valor cobrado: o que o cliente paga por hora de cada tipo de trabalho.
• Custo: o que a hora custa à empresa, incluindo salário, encargos e benefícios, ou o valor combinado com o prestador.

A margem é a diferença entre os dois, multiplicada pelas horas. Um exemplo com números em reais:

Os números são ilustrativos. A conta é a que importa: a margem do mês é o valor a cobrar menos o custo, e o percentual é a margem dividida pelo valor a cobrar. Uma margem de 50% sobre a hora não vira lucro de 50%, porque ainda há o aluguel, as ferramentas, os impostos e o tempo não faturável. Por isso o preço da hora precisa cobrir também as horas que não são cobradas.

Como chegar ao preço da hora

Uma forma prática: some o custo mensal da pessoa, divida pelas horas que ela realmente consegue faturar (nunca todas as 160, porque há reunião, férias e tempo ocioso) e acrescente a margem desejada. Se alguém custa R$ 9.000 por mês e fatura 100 horas, o custo por hora faturável é R$ 90. Com 100% de margem sobre o custo, o preço de partida é R$ 180.

O valor também varia por tipo de trabalho. Bug dentro da garantia pode ser "não cobrar". Consultoria pode custar mais que execução. O valor de um cliente antigo pode ser diferente do de um novo, com data de início de vigência para reajustes combinados.

Fechamento com o cliente

O fechamento é o momento em que as horas viram cobrança. Um bom processo tem cinco passos.

1. Defina a data de corte. Por exemplo, todo dia 30. Horas até essa data entram; as demais ficam para o próximo ciclo.
2. Revise o que está sem valor. Hora sem preço definido não pode ir para a cobrança com valor zero, porque isso esconde o erro.
3. Gere o documento. Com o total por tarefa, e, se o contrato pedir, cada lançamento com data e observação. O custo e o nome interno da taxa nunca aparecem para o cliente.
4. Trave o que foi cobrado. Depois de fechado, ninguém pode editar a hora, ou o documento que o cliente recebeu deixa de bater com o sistema.
5. Registre a nota fiscal e o recebimento. Assim você sabe o que foi emitido e ainda não entrou.

O que não se pode fazer é corrigir uma hora depois de cobrada sem deixar rastro. Se houver erro, cancele o fechamento, com motivo, corrija e gere outro.

Pagamento de prestador por hora

Muitos negócios têm freelancers e prestadores que recebem por hora. O processo é o espelho do fechamento do cliente: um extrato por pessoa, até uma data de corte, com as horas por tarefa e o valor a pagar.

Alguns cuidados evitam desgaste. O valor da hora do prestador é combinado e registrado, com data de vigência. O extrato é enviado e conferido antes do pagamento. O comprovante ou a nota do prestador fica anexado ao extrato. E o prestador enxerga o que tem a receber, sem ver o que o cliente paga pela mesma hora.

A fila de pagar e a de cobrar são independentes. Uma hora pode estar faturada ao cliente e ainda não paga ao prestador, ou o contrário. Controlar as duas separadas evita o erro de achar que o dinheiro de um lado resolve o outro.

Pontos e horas

Times ágeis estimam em pontos, que são uma medida relativa de esforço, não de tempo. Timesheet e pontos parecem inimigos, e na verdade se completam. Ao comparar quantas horas cada ponto custou, você descobre o quanto de tempo o time gasta, na prática, em uma tarefa de tamanho 3 ou 5. Isso calibra a estimativa seguinte e permite orçar em reais um trabalho que foi estimado em pontos.

Dois cuidados ao fazer isso. Considere só as tarefas concluídas, com todas as horas delas: tarefa pela metade distorce a conta. E, quando uma tarefa tem várias pessoas, reparta os pontos na proporção das horas de cada uma. Para entender o outro lado, o guia de Scrum explica como os pontos são usados na sprint.

Erros comuns no controle de horas

• Apontar no fim do mês. A memória inventa. Aponte no dia, ou no máximo no fim da semana.
• Apontar sem dizer o que foi feito. Hora sem observação não se defende diante do cliente.
• Usar o timesheet como vigilância. Se a equipe sente que o registro é para controlá-la, aponta o que parece bom e não o que aconteceu. O objetivo é entender o trabalho, não punir.
• Misturar ponto e timesheet. Querer que a soma das horas aponte a jornada completa gera registro forçado. São dois controles com finalidades diferentes.
• Deixar o valor da hora em outra planilha. Quando preço e horas moram em arquivos diferentes, alguém tem de cruzar na mão todo mês.
• Não apontar o que não é faturável. Sem esse número não existe taxa de utilização nem margem real.
• Reajustar o preço sem data. Mudar o valor da hora sem vigência altera o passado e bagunça o que já foi cobrado.
• Mostrar custo a quem não deveria. Custo é, em boa parte, salário. Controle quem vê valor cobrado, quem vê custo e quem pode alterá-los.

Como implantar o apontamento sem a equipe reclamar

O maior obstáculo do timesheet não é técnico: é fazer o time apontar. Pouca gente gosta de registrar horas, e o hábito só pega quando o esforço é pequeno e o benefício aparece. Cinco decisões ajudam.

1. Explique para que serve. Diga que o registro serve para cobrar certo, estimar melhor e distribuir a carga, e não para medir quem trabalha mais. Mostre o primeiro relatório à equipe e use o que ele revelou.
2. Aponte na própria tarefa. Quanto mais perto do trabalho, menos custo. Se a pessoa precisa abrir outro sistema ou outra planilha, o apontamento atrasa e vira reconstrução de memória.
3. Defina a granularidade. Registros de 15 minutos são exagero para a maioria; registros de um dia inteiro escondem o que importa. Meia hora ou uma hora costuma ser um bom piso.
4. Crie um ritual curto. Dez minutos no fim do dia ou da semana, sempre no mesmo horário. A segunda-feira de manhã é tarde demais para lembrar a quinta-feira.
5. Cobre o ritual com leveza. Um relatório que mostre quem apontou pouco na semana, antes de a sexta virar segunda, permite lembrar sem constranger.

E se o contrato é por escopo fechado?

Muita gente acha que só precisa apontar horas quem cobra por hora. É o contrário: quem fecha preço por escopo é quem mais precisa saber quanto o projeto consumiu, porque o prejuízo fica com a empresa. O timesheet, nesse caso, deixa de ser base de cobrança e vira instrumento de aprendizado: depois de três ou quatro projetos, você sabe quanto custa de verdade entregar cada tipo de serviço e passa a orçar com dado, não com esperança.

O que fazer com a primeira leitura

Depois de um mês de apontamento, olhe três coisas. Primeiro, o percentual de horas faturáveis: se é muito menor do que o preço da hora pressupõe, o problema está no volume de trabalho interno ou na venda. Segundo, os projetos de menor margem: veja se o problema é preço baixo, escopo que cresceu ou retrabalho. Terceiro, as tarefas que levaram mais que o dobro do estimado: é a lista que mais ensina na hora de orçar o próximo projeto.

Planilha ou ferramenta

A planilha é um bom começo. Com duas ou três pessoas e poucos clientes, uma aba com data, pessoa, projeto, horas e observação resolve, e dá para somar por projeto com uma tabela dinâmica. Há um modelo pronto em planilha de horas por projeto, com exemplo preenchido.

O limite chega quando aparecem três sintomas: alguém precisa exportar, colar e conferir todo mês; o valor da hora varia por cliente e por tipo de trabalho; e o cliente questiona uma linha e ninguém consegue provar de onde ela saiu. Aí a planilha custa mais caro que a ferramenta. O post como cobrar por hora sem planilha detalha esse momento de virada.

Como fazer na Tasskee

Na Tasskee, as horas são apontadas na própria tarefa, e tudo o que vem depois sai desse registro. O ciclo tem quatro passos: apontar, valorar, fechar e receber ou pagar.

• Apontar: cada pessoa lança as horas na tarefa, com uma observação do que fez. A tela Minhas horas mostra só as horas da própria pessoa, sem valor nenhum. Apontar horas e Minhas horas estão no plano Start.
• Valorar: há uma tabela de valor cobrado, por projeto e tipo de tarefa, e outra de valor pago por pessoa. Vale a regra mais específica, com data de vigência e prévia do efeito antes de salvar. Bug pode ser "não cobrar", por garantia.
• Analisar: a análise agrupa as horas por até três níveis (projeto, frente, colaborador, tipo, sprint, tarefa) e mostra horas, valor a cobrar, custo ou margem. Cada número abre as horas que o compõem. Também há a comparação de pontos com horas.
• Fechar o cliente: a tela A faturar mostra o que foi feito e ainda não foi cobrado, e gera o fechamento até uma data de corte, em PDF ou CSV, com o número da nota fiscal registrado. A Tasskee não emite a nota: ela guarda o número da que você emitiu. O que fechou fica travado.
• Pagar quem recebe por hora: a tela A pagar gera o extrato por pessoa, com comprovante, e a pessoa vê o que tem a receber em Meus extratos, nunca o valor do cliente.
• Permissões: ver o valor cobrado, ver o custo, definir valores e fechar são permissões separadas no perfil.

A análise, os valores, o A faturar e o A pagar ficam nos planos Pro e Max. Os relatórios complementam a leitura com outros painéis do projeto.