Planilha de horas por projeto: modelo de timesheet para cobrar e pagar.

O que é a planilha de horas por projeto

É a planilha em que cada linha é um período de trabalho: quem fez, em qual projeto, que tarefa, quantas horas e a que valor. Ela serve para cobrar o cliente e pagar quem recebe por hora, não para controlar a jornada de funcionário CLT, que segue outras regras. Se a sua dúvida é sobre ponto, este não é o modelo.

Quem vende hora, como agência, consultoria, software house ou freelancer, vive disto: o que não foi apontado não é cobrado. Uma planilha simples, preenchida todo dia, já evita o fim de mês em que ninguém lembra quanto trabalhou no cliente.

Como preencher, coluna a coluna

No exemplo, as oito linhas faturáveis somam 37 horas e R$ 4.890,00. As duas linhas marcadas "Não" (a correção em garantia e a proposta comercial) ficam registradas, mas fora do que se cobra.

Passo a passo para usar a planilha

1. Defina o valor da hora de cada pessoa ou tipo de trabalho antes do primeiro lançamento. Mudar o preço no meio do mês é a maior fonte de briga na hora do fechamento.
2. Lance no mesmo dia. Hora lembrada uma semana depois costuma sair arredondada e, quase sempre, a menos.
3. Use a fórmula no total. Em Excel ou Google Planilhas, multiplique a coluna de horas pela de valor.
4. Filtre por cliente no fim do mês. Some só as linhas "Sim" de cada projeto e envie o detalhe junto com a cobrança.
5. Confira com a equipe antes de fechar. Uma conferência de cinco minutos na sexta evita a correção depois que o cliente já recebeu o valor.

Erros comuns no controle de horas

• Misturar cobrança e custo. O que o cliente paga por hora não é o que o profissional recebe. A diferença é a margem, e ela precisa estar visível só para quem pode ver.
• Corrigir hora já cobrada. Se alguém altera uma linha depois de o fechamento ter ido ao cliente, o valor enviado e o da planilha deixam de bater.
• Esquecer a hora sem valor. Hora lançada sem preço some do fechamento e só aparece quando alguém reclama.
• Pagar o prestador de memória. Quem recebe por hora precisa de um extrato com as linhas que está recebendo, e não de um número dito no WhatsApp.

Quando a planilha não basta

A planilha atende bem uma equipe pequena e poucos clientes. Passa a falhar quando várias pessoas lançam ao mesmo tempo, quando os valores variam por projeto e tipo de tarefa, e quando é preciso saber, sem refazer conta, a margem de cada projeto. O mesmo vale para o controle de quanto já foi pago a cada prestador. Nesses casos, o apontamento precisa estar ligado à tarefa, e não solto numa aba. Para o acompanhamento do andamento, combine com o status report semanal.

Como usar horas na Tasskee

1. Aponte na tarefa. Cada pessoa lança as horas na tarefa em que trabalhou, com uma observação. O apontamento de horas está no plano Start; a tela "Minhas horas" mostra a cada um só as próprias horas, sem valores.
2. Defina os valores. No módulo Horas você cadastra o valor cobrado por projeto e tipo de tarefa (bug em garantia pode ser "não cobrar") e o valor pago a cada pessoa, com data de vigência. O sistema mostra uma prévia do efeito antes de salvar.
3. Gere o fechamento do cliente. Em "A faturar", escolha o projeto e a data de corte. A Tasskee junta as horas em aberto, mostra a prévia por tarefa e gera um documento que se imprime, salva em PDF ou exporta em CSV. Custo e nome interno de taxa não aparecem nele.
4. Registre a nota fiscal. A Tasskee não emite nota fiscal: você emite no seu sistema e guarda o número no fechamento, marcando depois como recebido.
5. Gere o extrato de quem recebe por hora. Pessoas marcadas como "Recebe por hora" entram em "A pagar": você gera o extrato até uma data, anexa o comprovante e marca como pago. O prestador vê o próprio extrato em "Meus extratos", nunca o valor cobrado do cliente.

O que já entrou num fechamento ou extrato fica travado contra edição, e as permissões de ver valor cobrado, ver custo, definir valores e fechar são separadas. As telas de análise, valores, a faturar e a pagar são do plano Pro; veja os planos e preços e os relatórios.