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AUTOMAÇÕES Quando → Se → Então, em português

O trabalho repetitivo, feito sozinho.
E explicado.

Atribuir, avisar, cobrar a tarefa parada, criar a tarefa de toda segunda: a regra faz sozinha e diz por que fez. Você monta em frase, simula nos últimos 30 dias antes de ligar e desfaz se não gostar.

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app.tasskee.com
Lista de automações da Tasskee: cada regra com o gatilho, a frase em português, o escopo, as execuções no mês e o status
Como uma regra se lê

Três blocos, uma frase, e o porquê de cada execução

Nada de fluxograma com cinquenta caixinhas. A regra é uma frase que qualquer pessoa do time entende, e cada vez que ela age fica escrito o que aconteceu.

QuandoAlgo acontece na tarefa, um prazo chega, um horário bate ou um sistema chama.
SeSó nas tarefas que importam: projeto, tipo, prioridade, responsável, etiqueta, campo.
EntãoUma ou mais ações, em ordem: atribui, avisa, muda, cria, comenta, chama.
Por quêO histórico conta o evento, as condições e o que cada ação fez. E desfaz.
Como funciona

Seis telas, um menu: Automações

Telas reais da Tasskee, com as regras de uma agência de demonstração rodando de verdade.

Automações › Regras
Lista de regras com gatilho, frase, escopo, execuções no mês e status
Organização, projeto ou pessoal Execuções no mês Duplicar e desligar
1 · Montar

Uma frase em português, não um diagrama.

Escolha o gatilho, filtre com as condições e empilhe as ações. Enquanto você monta, a Tasskee escreve ao lado o que a regra vai fazer — e é essa frase que aparece na lista para o resto do time.

  • QuandoEvento na tarefa ou no chamado, formulário enviado, prazo chegando ou vencido, tarefa parada, agenda ou webhook de entrada.
  • SeProjeto, frente, tipo, status, prioridade, responsável, relator, etiqueta, título, descrição, campo personalizado e prazo — com E ou OU.
  • EntãoAs ações rodam na ordem da lista, e cada uma já vê a tarefa alterada pela anterior.
  • Vale para quemToda a organização, um projeto, ou só as suas tarefas pessoais.
Cobrar tarefa parada há 5 dias
Editor da regra Cobrar tarefa parada: gatilho, condição de status Revisão, ação de comentário interno e a frase em português
2 · O que dá para automatizar

16 gatilhos e 19 ações, para tarefa, chamado e tarefa pessoal

O mesmo motor serve o time de projeto, o suporte e a lista particular de cada pessoa. O tipo da tarefa é só mais uma condição.

Quando

Na tarefa ou no chamado

Criado · Status mudou · Campo mudou · Responsável atribuído · Comentário · Anexo · Etiqueta · Aprovação aprovada ou reprovada · Dependência liberada

No tempo

Prazo chegando · Prazo vencido · Parada no mesmo status há N dias

De fora

Formulário enviado · Agenda recorrente · Webhook de entrada (Zapier, Make, o seu sistema)

Então

Na tarefa

Mudar status ou prioridade · Atribuir responsável · Pôr observador · Mover de sprint ou frente · Definir prazo em dias úteis · Pôr ou tirar etiqueta · Aplicar checklist

Criar e comunicar

Criar tarefa ou subtarefa com variáveis · Comentar (interno ou não) · Avisar pessoas · Enviar e-mail · Chamar webhook

Com IA

Classificar a prioridade · Sugerir o responsável · Resumir em comentário · Gerar subtarefas

3 · Simular antes de ligar

Saiba o que a regra faria, antes de ela fazer.

O medo de toda automação é ligar e bagunçar quinhentas tarefas. Aqui, um botão roda a regra contra os últimos 30 dias de verdade e mostra o resultado, sem alterar nada.

  • Quantas vezes"36 disparos em 176 eventos dos últimos 30 dias": o volume aparece antes de virar aviso na caixa de alguém.
  • Em quais tarefasA lista com o código e o título de cada tarefa que a regra teria alcançado.
  • O tempo não retroageLigar "avise quando vencer" numa conta antiga não dispara quinhentos avisos de uma vez: vale do dia em que a regra nasce em diante.
Simulação
Resultado da simulação ao lado do editor: número de disparos e as tarefas afetadas
4 · Histórico que explica

Regra que age em silêncio é regra que ninguém confia.

Cada execução fica no histórico com a tarefa, o resultado e o que foi feito. Um clique em "Por quê?" abre o evento, cada condição que passou ou falhou e a mensagem de cada ação.

  • Também quando não disparou"As condições não foram atendidas": a pergunta "por que a regra não rodou?" tem resposta, com data.
  • Desfazer a execuçãoOs campos que a regra mudou voltam ao valor anterior — só os que ninguém mexeu depois. O que não volta, como um aviso já enviado, a tela diz.
  • Assinatura na tarefaO que a automação muda aparece na auditoria e nos comentários como "Automação: nome da regra". Ninguém confunde com uma pessoa.
Automações › Histórico
Histórico de execuções das automações, com resultado e o que cada execução fez

Por que a regra fez isso

O evento, a tarefa, a condição que passou e o resultado de cada ação, com data e duração. É o que se mostra na reunião quando alguém pergunta "quem mexeu nisso?".

Detalhe de uma execução: evento, condição status for Revisão aprovada, comentário interno e aviso ao responsável

E na própria tarefa

O comentário que a regra escreveu vem assinado pela automação, e marcado como interno quando o cliente não deve ver.

Comentário interno assinado por Automação: Cobrar tarefa parada há 5 dias, na aba Comentários da tarefa
5 · Começar sem tela em branco

Escolha um modelo, ou peça com as suas palavras

Nos dois casos a regra abre no editor para você revisar. Nada é ligado sem você confirmar.

17 modelos prontos

Avisar quem pediu ao concluir, bug com prioridade alta, lembrete de prazo, escalar a vencida, cobrar a parada, chamado com resposta e prazo, tarefa recorrente, rotina com checklist, fechamento do mês, triagem por IA e mais.

Galeria de modelos prontos de automação

Criar com IA

"Quando um chamado urgente chegar no Portal do Cliente, atribua à Camila, ponha prazo de 1 dia útil e avise o Rafael." A IA devolve a regra montada, com a frase, para você conferir e salvar.

Janela Criar com IA com a descrição da regra em português e exemplos
6 · O que mais ela resolve

Tarefa recorrente, integração e e‑mail, sem tela própria

Tarefas recorrentes

"Toda segunda às 9h, crie o Relatório semanal — semana {{week}} no Portal do Cliente, para a Camila, com checklist." A agenda vale por dia, por dia da semana ou por dia do mês, e o título aceita variáveis.

Webhook de entrada

Cada regra ganha uma URL própria: o Zapier, o Make ou o seu site criam a tarefa com um POST.

Enviar e-mail

Para a equipe ou para fora, pela conta Gmail da sua organização — o cliente recebe de você, não de nós.

Regras pessoais

Cada pessoa automatiza a própria lista: a revisão de sexta, o lembrete do prazo.

Ações de IA

Classifica a prioridade, sugere quem resolve, resume e quebra em subtarefas — com a sua chave de IA.

Pelo MCP e pela API

As automações também são capacidades do MCP: o agente de IA do seu time lista, cria, simula, liga, desliga e lê o histórico das regras, com as permissões de quem pediu. A API REST faz o mesmo para o seu sistema.

Seguro por desenho

Potente o bastante para trabalhar sozinha. Contida o bastante para você dormir.

Sem laço infinitoA mesma regra não age duas vezes na mesma tarefa em 60 segundos, e regras em cadeia param no terceiro nível.
Cota à vistaO contador do mês fica na tela, o dono é avisado em 80% e em 100%, e a regra que parar diz por quê.
Permissão por perfilQuem vê automações e quem edita as da organização são permissões separadas. A regra pessoal só alcança as próprias tarefas.
Teto de envioAvisos e e-mails têm teto por hora. Um erro de configuração não vira spam para a equipe nem para o cliente.
Menos trabalho manual

O que sai da rotina de quem coordena

Sem automação

  • Lembrar de avisar o cliente que a tarefa ficou pronta
  • Perguntar no grupo quem pegou o chamado novo
  • Descobrir na sexta a tarefa parada desde segunda
  • Recriar à mão a mesma tarefa toda semana
  • Ninguém sabe por que a prioridade mudou

Tasskee

  • Concluiu, o relator é avisado
  • O chamado chega com prazo, resposta e responsável
  • Cinco dias parada, a regra cobra
  • Toda segunda, a tarefa nasce sozinha
  • Cada mudança diz qual regra a fez, e por quê

E tudo no mesmo lugar das tarefas, dos chamados e do atendimento — sem um Zapier no meio para o que é do dia a dia.

Em todos os planos, com cota mensal: 100 no Free, 1.000 no Start, 10.000 no Pro e ilimitadas no Max.As ações de IA e o Criar com IA usam a IA do Pro, com a sua chave. O teste grátis libera tudo por 15 dias.
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Dúvidas

Perguntas de quem vai automatizar a operação

Preciso saber programar para criar uma automação?
Não. A regra é montada em três blocos — Quando, Se e Então — e a Tasskee mostra ao lado, em português, o que ela vai fazer: "Quando o status mudar para Concluído, então avisar o relator". Dá para começar por um dos modelos prontos ou descrever a regra com as suas palavras e deixar a IA montar.
O que dispara uma automação?
Um evento na tarefa ou no chamado (criado, status mudou, campo mudou, responsável atribuído, comentário, anexo, etiqueta, aprovação, dependência liberada), um formulário enviado, o tempo (prazo chegando, prazo vencido, tarefa parada no mesmo status), uma agenda recorrente ou uma chamada externa pelo webhook de entrada.
Como sei por que uma regra agiu (ou não agiu)?
Pelo histórico. Cada execução mostra o evento, a tarefa, quem causou, cada condição que passou ou falhou e o que cada ação fez. Quando a regra deixa de agir porque uma condição não foi atendida, isso também fica registrado, com o motivo.
E se a regra fizer besteira?
Antes de ligar, use "Simular": a Tasskee mostra quantas vezes e em quais tarefas a regra teria agido nos últimos 30 dias, sem alterar nada. Depois de ligada, cada execução pode ser desfeita — os campos voltam ao valor anterior, menos os que alguém já mudou de novo. Comentário e aviso já enviados ficam registrados como não reversíveis.
Uma regra pode disparar outra e entrar em laço?
Pode encadear, mas não entra em laço. A mesma regra não age duas vezes na mesma tarefa em 60 segundos, e uma cadeia de regras para no terceiro nível. Quando isso acontece, o histórico mostra "interrompida por laço".
Quem pode criar automações?
Regras da organização e de projeto ficam com quem tem a permissão de editar automações no perfil. Qualquer pessoa da equipe pode criar regras pessoais, que só agem nas próprias tarefas pessoais. O que a automação muda aparece na tarefa como "Automação: nome da regra".
A automação manda e-mail e avisa a equipe?
Avisa pelo sininho da Tasskee, e o aviso não lido entra no resumo por e-mail da pessoa. Para mandar e-mail a clientes ou a endereços de fora, a ação "Enviar e-mail" sai pela conta Gmail da sua organização, e não por um remetente nosso.
Quantas execuções o meu plano tem?
Automações existem em todos os planos; o que muda é a cota mensal de execuções: 100 no Free, 1.000 no Start, 10.000 no Pro e sem limite no Max. O contador fica visível na tela, o dono da conta é avisado em 80% e em 100%, e nada falha em silêncio. As ações de IA e o "Criar com IA" usam a IA do plano Pro, com a chave da sua organização.
Funciona com Zapier, Make e o meu sistema?
Funciona nos dois sentidos. O gatilho "Webhook de entrada" dá a cada regra uma URL própria: o Zapier, o Make ou o seu sistema fazem um POST e a regra cria ou altera a tarefa. E a ação "Chamar webhook" avisa o seu sistema quando algo acontece aqui. A IA do seu cliente de MCP também cria, simula e depura regras.

Ligue a primeira regra ainda hoje.

Crie a conta, escolha um modelo, simule nos seus 30 dias e ligue. Amanhã cedo o histórico já conta o que ela fez.

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