O que é a folha de horas (timesheet): controlo de horas por projeto.

Timesheet é a folha onde cada pessoa regista quanto tempo gastou em cada projeto ou cliente. Este guia trata de horas por projeto: o que se usa para cobrar o cliente à hora, pagar a prestadores à hora e descobrir se um trabalho deu lucro. Não é registo de ponto nem controlo de horário de trabalho. O ponto diz a que horas a pessoa entrou e saiu; o timesheet diz em que ela usou o tempo.

As duas coisas podem existir na mesma empresa e não se substituem. Quem precisa de registo de horário para efeitos laborais precisa de um sistema de ponto, que a Tasskee não é. Quem precisa de saber quanto custou o projeto do cliente, quanto cobrar e quanto sobrou, precisa de timesheet. É dele que falamos daqui em diante.

O que é timesheet

Em português, "folha de horas" ou "registo de horas". Cada linha tem quem trabalhou, em que projeto, em que tarefa, em que dia, durante quanto tempo e, de preferência, uma observação do que foi feito. Somando as linhas, responde a perguntas que, sem o registo, passam a ser palpites: quantas horas gastámos neste cliente em setembro? Quanto cobrar? Quem trabalhou mais? A estimativa estava certa?

É o hábito de agências, software houses, gabinetes de arquitetura, consultoras, escritórios de advocacia e de contabilidade, e de qualquer empresa que venda conhecimento. Em todas, o produto é o tempo das pessoas, e o que não é medido não é cobrado nem melhorado.

Porquê registar horas

Para fixar preços

Sem histórico, o preço de um projeto é um palpite. Com o timesheet, sabe que o último site institucional consumiu 120 horas, e usa isso para orçamentar o seguinte. A diferença entre o orçamentado e o realizado é a informação mais barata e mais útil que uma empresa de serviços pode ter.

Para saber a margem

A receita por projeto não diz nada sem o custo do tempo gasto. Um contrato de R$ 18.000 que consumiu 160 horas de uma equipa que custa R$ 90 por hora deu R$ 3.600 de margem. Outro, de R$ 12.000, que consumiu 60 horas, deu R$ 6.600. O primeiro parece melhor na receita e é pior no resultado.

Para estimar melhor

Estimativa e realizado lado a lado ensinam a equipa a estimar. Se as tarefas de integração levam sempre o dobro do previsto, a estimativa seguinte já nasce corrigida. É por isso que o registo de horas dialoga com os pontos de uma estimativa ágil: comparar quantas horas cada ponto custou de facto mostra onde a equipa erra por excesso ou por defeito.

Para cobrar sem discussões

O cliente que paga à hora quer ver o que foi feito. O timesheet, com data, tarefa e observação, é a prova. A conversa muda de "porque é que é este valor?" para "percebi o que foi feito".

Para repartir a carga

O mesmo registo mostra quem está sobrecarregado e quem tem folga, e se a equipa está a registar horas suficientes para ser faturável.

Horas faturáveis e não faturáveis

Nem toda a hora trabalhada se transforma em cobrança. Separar as duas é o que permite falar de produtividade a sério.

O indicador clássico é a taxa de utilização: horas faturáveis divididas pelas horas disponíveis da pessoa. Se alguém tem 160 horas no mês e 112 são faturáveis, a utilização é de 70%. Não existe uma percentagem certa para todos os cargos: o sócio que vende e administra utiliza menos do que o analista que só executa. O que vale é acompanhar a tendência e comparar com aquilo que o preço da hora pressupõe.

Mesmo o trabalho que não vai cobrar merece registo. Se a garantia consome 15% das horas de um projeto, isso é custo real, e a próxima proposta tem de o incluir.

Valor por hora e margem

Há dois valores por hora, e confundi-los é a origem de muitas contas erradas.

• Valor cobrado: o que o cliente paga por hora de cada tipo de trabalho.
• Custo: o que a hora custa à empresa, incluindo salário, encargos e benefícios, ou o valor combinado com o prestador.

A margem é a diferença entre os dois, multiplicada pelas horas. Um exemplo com números em reais:

Os números são ilustrativos. A conta é que importa: a margem do mês é o valor a cobrar menos o custo, e a percentagem é a margem dividida pelo valor a cobrar. Uma margem de 50% sobre a hora não se transforma em lucro de 50%, porque ainda há a renda, as ferramentas, os impostos e o tempo não faturável. Por isso o preço da hora tem de cobrir também as horas que não são cobradas.

Como chegar ao preço da hora

Uma forma prática: some o custo mensal da pessoa, divida pelas horas que ela realmente consegue faturar (nunca todas as 160, porque há reuniões, férias e tempo ocioso) e acrescente a margem pretendida. Se alguém custa R$ 9.000 por mês e fatura 100 horas, o custo por hora faturável é R$ 90. Com 100% de margem sobre o custo, o preço de partida é R$ 180.

O valor também varia consoante o tipo de trabalho. Um erro dentro da garantia pode ser "não cobrar". A consultoria pode custar mais do que a execução. O valor de um cliente antigo pode ser diferente do de um novo, com data de início de vigência para reajustes combinados.

Fecho com o cliente

O fecho é o momento em que as horas se transformam em cobrança. Um bom processo tem cinco passos.

1. Defina a data de corte. Por exemplo, todo o dia 30. As horas até essa data entram; as restantes ficam para o ciclo seguinte.
2. Reveja o que está sem valor. Uma hora sem preço definido não pode ir para a cobrança com valor zero, porque isso esconde o erro.
3. Gere o documento. Com o total por tarefa e, se o contrato o exigir, cada lançamento com data e observação. O custo e o nome interno da taxa nunca aparecem ao cliente.
4. Bloqueie o que foi cobrado. Depois de fechado, ninguém pode editar a hora, ou o documento que o cliente recebeu deixa de bater com o sistema.
5. Registe a fatura e o recebimento. Assim sabe o que foi emitido e ainda não entrou.

O que não se pode fazer é corrigir uma hora depois de cobrada sem deixar rasto. Se houver erro, cancele o fecho, com motivo, corrija e gere outro.

Pagamento de prestadores à hora

Muitos negócios têm freelancers e prestadores que recebem à hora. O processo é o espelho do fecho do cliente: um extrato por pessoa, até uma data de corte, com as horas por tarefa e o valor a pagar.

Alguns cuidados evitam desgaste. O valor da hora do prestador é combinado e registado, com data de vigência. O extrato é enviado e conferido antes do pagamento. O comprovativo ou a fatura do prestador fica anexado ao extrato. E o prestador vê o que tem a receber, sem ver o que o cliente paga pela mesma hora.

A fila de pagar e a de cobrar são independentes. Uma hora pode estar faturada ao cliente e ainda não paga ao prestador, ou o contrário. Controlar as duas em separado evita o erro de achar que o dinheiro de um lado resolve o outro.

Pontos e horas

As equipas ágeis estimam em pontos, que são uma medida relativa de esforço, não de tempo. Timesheet e pontos parecem inimigos e, na verdade, completam-se. Ao comparar quantas horas cada ponto custou, descobre quanto tempo a equipa gasta, na prática, numa tarefa de tamanho 3 ou 5. Isto calibra a estimativa seguinte e permite orçamentar em reais um trabalho que foi estimado em pontos.

Dois cuidados ao fazê-lo. Considere só as tarefas concluídas, com todas as suas horas: uma tarefa a meio distorce a conta. E, quando uma tarefa tem várias pessoas, reparta os pontos na proporção das horas de cada uma. Para perceber o outro lado, o guia de Scrum explica como os pontos são usados na sprint.

Erros comuns no controlo de horas

• Registar no fim do mês. A memória inventa. Registe no dia, ou no máximo no fim da semana.
• Registar sem dizer o que foi feito. Uma hora sem observação não se defende perante o cliente.
• Usar o timesheet como vigilância. Se a equipa sente que o registo serve para a controlar, regista o que parece bem e não o que aconteceu. O objetivo é perceber o trabalho, não punir.
• Misturar ponto e timesheet. Querer que a soma das horas indique o horário completo gera registos forçados. São dois controlos com finalidades diferentes.
• Deixar o valor da hora noutra folha de cálculo. Quando o preço e as horas vivem em ficheiros diferentes, alguém tem de os cruzar à mão todos os meses.
• Não registar o que não é faturável. Sem esse número não existe taxa de utilização nem margem real.
• Reajustar o preço sem data. Mudar o valor da hora sem vigência altera o passado e desarruma o que já foi cobrado.
• Mostrar o custo a quem não devia. O custo é, em boa parte, salário. Controle quem vê o valor cobrado, quem vê o custo e quem os pode alterar.

Como implementar o registo sem a equipa se queixar

O maior obstáculo do timesheet não é técnico: é fazer a equipa registar. Poucas pessoas gostam de registar horas, e o hábito só pega quando o esforço é pequeno e o benefício aparece. Cinco decisões ajudam.

1. Explique para que serve. Diga que o registo serve para cobrar certo, estimar melhor e repartir a carga, e não para medir quem trabalha mais. Mostre o primeiro relatório à equipa e use o que ele revelou.
2. Registe na própria tarefa. Quanto mais perto do trabalho, menor o custo. Se a pessoa precisa de abrir outro sistema ou outra folha de cálculo, o registo atrasa-se e passa a ser reconstrução de memória.
3. Defina a granularidade. Registos de 15 minutos são exagero para a maioria; registos de um dia inteiro escondem o que importa. Meia hora ou uma hora costuma ser um bom mínimo.
4. Crie um ritual curto. Dez minutos no fim do dia ou da semana, sempre à mesma hora. A segunda-feira de manhã é tarde demais para recordar a quinta-feira.
5. Cobre o ritual com leveza. Um relatório que mostre quem registou pouco na semana, antes de a sexta-feira passar a segunda, permite lembrar sem constranger.

E se o contrato é por âmbito fechado?

Muita gente acha que só precisa de registar horas quem cobra à hora. É o contrário: quem fecha o preço por âmbito é quem mais precisa de saber quanto o projeto consumiu, porque o prejuízo fica com a empresa. O timesheet, nesse caso, deixa de ser base de cobrança e passa a ser instrumento de aprendizagem: depois de três ou quatro projetos, sabe quanto custa de facto entregar cada tipo de serviço e passa a orçamentar com dados, não com esperança.

O que fazer com a primeira leitura

Depois de um mês de registo, olhe para três coisas. Primeiro, a percentagem de horas faturáveis: se é muito menor do que o preço da hora pressupõe, o problema está no volume de trabalho interno ou na venda. Segundo, os projetos de menor margem: veja se o problema é preço baixo, âmbito que cresceu ou retrabalho. Terceiro, as tarefas que levaram mais do dobro do estimado: é a lista que mais ensina na hora de orçamentar o próximo projeto.

Folha de cálculo ou ferramenta

A folha de cálculo é um bom começo. Com duas ou três pessoas e poucos clientes, um separador com data, pessoa, projeto, horas e observação resolve, e é possível somar por projeto com uma tabela dinâmica. Há um modelo pronto em folha de cálculo de horas por projeto, com exemplo preenchido.

O limite chega quando aparecem três sintomas: alguém tem de exportar, colar e conferir todos os meses; o valor da hora varia por cliente e por tipo de trabalho; e o cliente questiona uma linha e ninguém consegue provar de onde ela saiu. Aí a folha de cálculo fica mais cara do que a ferramenta. O artigo como cobrar à hora sem folha de cálculo detalha esse momento de viragem.

Como fazer na Tasskee

Na Tasskee, as horas são registadas na própria tarefa, e tudo o que vem depois sai desse registo. O ciclo tem quatro passos: registar, valorizar, fechar e receber ou pagar.

• Registar: cada pessoa lança as horas na tarefa, com uma observação do que fez. O ecrã As minhas horas mostra só as horas da própria pessoa, sem valor nenhum. Registar horas e As minhas horas estão no plano Start.
• Valorizar: há uma tabela de valor cobrado, por projeto e tipo de tarefa, e outra de valor pago por pessoa. Vale a regra mais específica, com data de vigência e pré-visualização do efeito antes de guardar. Um erro pode ser "não cobrar", por garantia.
• Analisar: a análise agrupa as horas até três níveis (projeto, frente, colaborador, tipo, sprint, tarefa) e mostra horas, valor a cobrar, custo ou margem. Cada número abre as horas que o compõem. Também há a comparação de pontos com horas.
• Fechar com o cliente: o ecrã A faturar mostra o que foi feito e ainda não foi cobrado, e gera o fecho até uma data de corte, em PDF ou CSV, com o número da fatura registado. A Tasskee não emite a fatura: guarda o número da que você emitiu. O que fechou fica bloqueado.
• Pagar a quem recebe à hora: o ecrã A pagar gera o extrato por pessoa, com comprovativo, e a pessoa vê o que tem a receber em Os meus extratos, nunca o valor do cliente.
• Permissões: ver o valor cobrado, ver o custo, definir valores e fechar são permissões separadas no perfil.

A análise, os valores, o A faturar e o A pagar estão nos planos Pro e Max. Os relatórios complementam a leitura com outros painéis do projeto.