Como cobrar à hora sem folha de cálculo: horas faturáveis na prática

Quem vende horas perde dinheiro em três sítios, e nenhum deles é o preço da hora. Perde na hora que ninguém registou, na hora registada com o valor errado e na hora que ficou de fora do fecho do mês. Cada falha é pequena. Somadas, passam de uma conta da luz todos os meses, e a folha de cálculo que devia evitar isto costuma ser a origem do problema.

O método abaixo tem quatro passos, por ordem: registar, valorizar, fechar e receber ou pagar. Serve para agências, consultoras, empresas de software e qualquer operação que cobre pelo tempo, seja qual for a ferramenta. Quando falamos da Tasskee, limitamo-nos ao que o módulo Horas faz.

Passo 1: registar, na tarefa e no dia

O erro mais caro é registar no fim da semana, de memória. A pessoa lembra-se de metade e arredonda o resto. A regra que funciona: o registo nasce na tarefa em que a pessoa trabalhou, no dia em que trabalhou, com uma observação curta do que fez.

• Na tarefa, não numa folha de cálculo externa. Uma hora ligada à tarefa tem origem: se o cliente questionar, abre a tarefa e mostra.
• Com observação. "Ajuste do formulário de contacto" explica mais do que "2h".
• Revisão semanal. Quem regista pouco nota-se logo. Corrigir à sexta-feira custa cinco minutos; corrigir no dia do fecho custa uma discussão.

Na Tasskee, registar horas e o ecrã As minhas horas estão no plano Start. Cada pessoa vê as próprias horas, sem qualquer valor no ecrã, o que evita constrangimentos e a fuga de informação sensível.

Passo 2: valorizar, com regra e não de cabeça

Valorizar é dar a cada hora o preço certo. Num negócio com poucos clientes, uma tabela simples chega. Quando o preço varia por cliente e por tipo de trabalho, o cálculo manual passa a ser fonte de erros.

Os dois valores que importam

• O que cobra ao cliente. Por projeto e por tipo de tarefa. O desenvolvimento pode valer mais do que o suporte; a garantia pode ser "não cobrar".
• O que paga a quem trabalha. Para quem recebe à hora, é o valor do pagamento. Para a equipa fixa, é custo interno, usado apenas para calcular a margem.

Na Tasskee, vale a regra mais específica: projeto e tipo, depois projeto, depois organização e tipo, depois organização. Cada alteração de valor pede uma data de vigência e mostra uma pré-visualização do efeito antes de guardar. O que já entrou num fecho mantém o valor da época, pelo que um novo reajuste não reescreve o passado. E uma hora sem valor definido não passa em silêncio: fica de fora do fecho, com aviso, até alguém definir o preço.

Passo 3: fechar, com data de corte

Fechar é transformar as horas em aberto de um cliente num documento de cobrança, até uma data de corte. Três cuidados:

1. Escolha uma data fixa. "Até ao último dia útil" ou "até ao dia 25". Um fecho sem rotina fica sempre para depois.
2. Veja a pré-visualização antes de confirmar. Mostra horas e valor por tarefa. É aqui que o erro aparece.
3. Bloqueie o que foi fechado. Uma hora corrigida depois de cobrada é a origem das disputas.

Na Tasskee, o fecho recebe um número sequencial, congela o valor de cada hora e bloqueia os registos contra edição. O documento sai em PDF ou CSV, com detalhe por tarefa, e escolhe se o cliente vê apenas o total por tarefa ou cada lançamento. O custo e o nome interno da tarifa nunca aparecem nele. A nota fiscal é registada no fecho, mas a Tasskee não emite notas fiscais: emite-a no seu sistema e guarda o número no fecho.

Passo 4: receber e pagar

Do lado do cliente

Depois de emitido, o fecho entra na fila "emitido, a receber", e marca-o como recebido quando o dinheiro cair. Assim, o que está em aberto não se perde numa conversa de e-mail.

Do lado de quem recebe à hora

Para o freelancer e o prestador pago à hora, o extrato funciona como o espelho do fecho: até à data de corte, com a pré-visualização por tarefa, e com o comprovativo ou a nota fiscal do prestador na hora de marcar como pago. A pessoa vê os próprios extratos e o que tem a receber, e nunca o valor cobrado ao cliente. As duas filas são independentes: a hora pode estar cobrada ao cliente e ainda por pagar ao profissional, ou o contrário.

Um exemplo numérico

Uma agência pequena, com o projeto de um site para um cliente. Os números são inventados, mas as contas são as que faria. No mês, foram registadas:

Pessoa	Horas	Cobrado ao cliente	Pago ao profissional
Designer (freelancer)	42 h	R$ 120/h = R$ 5.040	R$ 70/h = R$ 2.940
Programador (freelancer)	58 h	R$ 160/h = R$ 9.280	R$ 95/h = R$ 5.510
Total	100 h	R$ 14.320	R$ 8.450

A margem do mês é R$ 14.320 menos R$ 8.450, ou seja, R$ 5.870, cerca de 41% do valor cobrado. Agora, as três fugas que o método evita:

• Hora não registada. Se o programador se esqueceu de 5 horas no mês, são R$ 800 que a agência trabalhou e não cobrou (5 × R$ 160), e R$ 475 que o prestador não receberia (5 × R$ 95).
• Hora com valor errado. Suponha que o preço combinado do programador subiu de R$ 160 para R$ 180 no dia 1, mas a folha de cálculo ficou com o valor antigo. Em 58 horas, a diferença é de R$ 1.160 (58 × R$ 20). Com a data de vigência e a pré-visualização do impacto, o reajuste entra quando deve.
• Hora de garantia cobrada por engano. Se 6 horas de correção de erros do próprio trabalho forem marcadas como "não cobrar", continuam no custo (R$ 570 de pagamento), mas saem da cobrança. A margem real do mês desce para R$ 5.300 (R$ 5.870 menos R$ 570), e vê o custo da garantia em vez de o esconder.

Rotina de um mês, em cinco datas

Um bom método é o que cabe numa rotina. Uma sugestão simples para quem fecha uma vez por mês:

• Todas as sextas-feiras: cada pessoa confere as próprias horas da semana. Cinco minutos, no ecrã As minhas horas.
• Dia 20: o gestor vê as horas sem valor definido e as tarefas que não têm registo apesar de terem avançado.
• Dia 25: pré-visualização do fecho de cada cliente, com a conferência por tarefa.
• Último dia útil: gera os fechos, envia ao cliente e regista a nota fiscal emitida.
• Dia 5: gera os extratos de quem recebe à hora e paga, anexando o comprovativo.

As datas são apenas um exemplo: o que importa é que sejam sempre as mesmas, para que a equipa e o cliente saibam quando esperar o quê. Um ritmo previsível também ajuda na conversa com o cliente que questiona uma hora, porque o fecho chega sempre no mesmo dia e com o mesmo formato.

O que a Tasskee faz e o que não faz

• Faz: registo nas tarefas, valor por projeto e tipo, fecho para o cliente (PDF e CSV), extrato de quem recebe à hora, registo do número da nota fiscal e do pagamento, e margem por projeto no mês.
• Não faz: emitir nota fiscal, controlar o registo de ponto eletrónico nem calcular folha de pagamentos CLT.
• Plano: registar horas e As minhas horas estão no Start; Análise, Valores, A faturar e A pagar estão no Pro e no Max.
• Permissões: ver o valor cobrado, ver o custo, definir valores e fechar são quatro permissões separadas.

Antes de começar

Se a sua operação ainda cobra com uma folha de cálculo, o modelo de folha de cálculo de horas por projeto é um bom ponto de partida para definir que colunas importam. Para perceber o conceito por trás, o guia de timesheet explica as variações. E para o caso de uma agência que mistura muitos clientes, veja como organizar 20 clientes ao mesmo tempo.