A conversa da equipa, sem sair da tarefa.
Abre-se uma janela flutuante sobre qualquer ecrã. Fala com o colega ou com o grupo do projeto, menciona quem precisa de responder, envia o ficheiro e volta ao trabalho sem mudar de aplicação.
O combinado fica perto do trabalho
Toda a equipa já perdeu uma decisão importante no meio de um grupo com 400 mensagens. Conversar dentro do sistema encurta a distância entre o combinado e a tarefa.
Janela que o acompanha
Arraste, redimensione e mude de ecrã: a conversa continua aberta, no mesmo sítio e com o mesmo tamanho.
Individual ou em grupo
Todas as pessoas da organização aparecem na lista. Para a equipa de um projeto, crie um grupo, incluindo com pessoas de outra organização em que esteja.
@menção que avisa
No grupo, escreva @ e escolha a pessoa: o nome fica destacado e ela recebe a notificação no sino.
Quem está à sua espera
O resumo por e-mail traz o bloco "À espera da sua resposta", com os colegas e os grupos que aguardam um retorno seu.
Conversar com a equipa é uma coisa; com o cliente, outra
O chat interno é da equipa. Quando quem fala é o cliente, o sítio é o Atendimento: caixa partilhada por canal, com fila, SLA e inquérito de satisfação.
- O chat interno não depende de canal, de WhatsApp nem de equipa de atendimento
- A conversa com o cliente entra por WhatsApp ou por e-mail, numa caixa da equipa
- De ambas, o que passar a trabalho passa a tarefa ou pedido no projeto certo
- Cada uma tem a sua permissão: nem todos precisam de ver o atendimento
O grupo do projeto, com quem precisa de estar nele
Quem cria o grupo convida pessoas de qualquer organização em que esteja, e os convidados não precisam de estar na mesma organização uns dos outros. Ideal para a equipa de um cliente, uma implementação ou uma campanha.
- Os administradores convidam, removem, renomeiam e eliminam; o membro conversa e sai
- Saiu da equipa da organização por onde entrou, perde o acesso ao grupo na hora
- Quem entra vê a conversa só a partir daí
- Ficheiros e imagens no grupo, contados na quota de quem os enviou
Isto vive junto com o resto da operação
Tarefa, cronograma, pedido, objetivo e conversa são a mesma base de dados. O que muda num sítio aparece no outro, sem exportar nada.
Como usar o chat interno na prática sem virar mais um grupo de mensagens
Um chat interno bem usado reduz as interrupções. Mal usado, torna-se o mesmo grupo de 400 mensagens, só que dentro de outro sistema. A diferença está em combinar, desde o primeiro dia, para que serve a conversa, para que serve o grupo e para que serve a tarefa.
Passo a passo para pôr a equipa a conversar
- Abra a janela e escolha o colega. Todas as pessoas da organização aparecem na lista, e a conversa começa com um clique, sem convite e sem instalar nada.
- Posicione a janela onde ela não atrapalhe. É flutuante: arraste-a, redimensione-a e mude de ecrã. Continua aberta no mesmo lugar e com o mesmo tamanho, pelo que pode consultar a lista de tarefas enquanto conversa.
- Envie o ficheiro na hora. Capturas de ecrã e documentos seguem na conversa, com aviso de mensagem lida. Se o colega leu e não respondeu, sabe que a mensagem chegou.
- Para a equipa de um projeto, crie um grupo. Em "Grupos", dê-lhe um nome e convide as pessoas, incluindo as de outra organização em que esteja, como a equipa do cliente que também usa a Tasskee. Quem cria passa a administrador e pode partilhar a administração com outros.
- Mencione quem precisa de responder. No grupo, escreva @ e escolha a pessoa. O nome fica destacado na mensagem e ela recebe a notificação no sino, sem precisar de ler o grupo inteiro.
- Se a conversa gerou trabalho, abra a tarefa. Este é o passo que a maioria salta. Um "podes ver isto até quinta-feira?" no chat só existe para quem estava na conversa. A mesma frase numa tarefa, com responsável e prazo, existe para o projeto inteiro.
- Se atende mais do que uma empresa, mude de organização na própria janela. Cada organização tem as suas conversas, sem misturar cliente com cliente.
A regra de bolso: a conversa combina, a tarefa acompanha
A conversa individual e o grupo são para o que é rápido e pontual. Uma discussão que decide âmbito, prazo ou aprovação rende mais nos comentários da tarefa, onde o contexto está junto e todas as pessoas do projeto o veem. Use o chat para:
- pedir um esclarecimento que cabe em duas linhas;
- avisar que mexeu em algo que afeta o colega;
- enviar um ficheiro para ver agora;
- combinar quem fala com o cliente;
- alinhar a equipa de um projeto no grupo, mencionando quem precisa de agir.
Quem está à espera da sua resposta
A conversa parada é o problema clássico do chat: alguém perguntou na terça-feira e a resposta nunca veio. Na Tasskee, o resumo por e-mail traz o bloco "À espera da sua resposta", com o nome de quem aguarda: colegas cuja última mensagem na conversa individual é deles, e grupos em que foi mencionado e ainda não escreveu depois disso. O bloco vem junto com o resumo que já recebe, sem enviar e-mails a mais.
Tudo o que tiver prazo, dono ou precisar de aprovação sobe para uma tarefa ou para um documento. Quem entra no projeto na semana seguinte não tem forma de ler a conversa de ninguém.
Três exemplos de utilização por tipo de empresa
Gabinete de contabilidade em Joinville
A analista fiscal está a fechar a apuração do mês e precisa de uma resposta do colega dos recursos humanos sobre uma rescisão. Em vez de o interromper pessoalmente, abre a janela sobre a tarefa em que está a trabalhar, pergunta e continua. A resposta que se transforma em obrigação, como "enviar a guia até dia 20", ganha uma tarefa com prazo.
Empresa de segurança eletrónica na Grande Florianópolis
O técnico no terreno envia a captura do bastidor já instalado e o coordenador, no escritório, responde sem sair do ecrã da agenda. A conversa resolve o dia. O que fica pendente, como "trocar a fonte de alimentação do DVR no cliente X", passa a tarefa no projeto do cliente. Veja como isto se encaixa na rotina em gestão de projetos para segurança eletrónica.
Agência de marketing em Curitiba
O designer pergunta ao redator se o título mudou antes de exportar a peça. A resposta é curta e fica no chat. Já a aprovação do cliente fica na tarefa, para não depender da memória de ninguém.
Erros comuns
| Erro | Porque atrapalha | O que fazer |
|---|---|---|
| Decidir o âmbito no chat | A decisão não aparece a quem entra depois | Registar no documento ou na tarefa |
| Esperar resposta imediata | Regressam as interrupções que o chat devia evitar | Combinar que o que é urgente tem prazo na tarefa |
| Falar com clientes por aqui | O chat interno é da equipa, não tem fila nem SLA | Usar o Atendimento para clientes |
| Abrir uma conversa para cada assunto | O histórico fica uma confusão | Um assunto que cresce passa a tarefa com comentários |
| Um grupo para tudo e para todos | Ninguém lê, e a pergunta importante perde-se | Um grupo por projeto ou frente, e @menção para quem precisa de agir |
Quando a conversa envolve o cliente
O chat interno não tem canal, WhatsApp nem equipa de atendimento: serve apenas para colegas da organização. Se quem precisa de participar é o cliente, o caminho é o portal do cliente, onde ele comenta e aprova no projeto sem ocupar um lugar, ou o Atendimento, para quem escreve por WhatsApp ou e-mail. Manter esta fronteira evita que uma conversa interna sincera, sobre prazo ou margem, vá parar à frente de quem não devia.
Como saber se está a funcionar
Passadas duas semanas, observe três sinais. O grupo de WhatsApp da equipa ficou mais calmo? As tarefas passaram a nascer com a frase combinada na conversa, em vez de "como falámos"? E o cliente deixou de receber perguntas a que a equipa já tinha respondido internamente? Se sim, o chat está no papel certo. Se a equipa continua a largar decisões em conversas soltas, o problema não é a ferramenta: falta acordar a regra de que o que tem dono e prazo passa a tarefa.
O chat interno vem no plano Pro, que pode experimentar durante 15 dias sem cartão. Para ver como se encaixa na rotina de quem trabalha com tarefas e documentos, veja também o quadro Kanban e os planos.
Perguntas sobre o chat interno
O chat interno é o mesmo do Atendimento?
A conversa fica registada?
É possível conversar em grupo?
Quem pode administrar o grupo?
E se alguém sair da empresa?
Tire a decisão do grupo de mensagens
Converse com a equipa onde o trabalho acontece e transforme o combinado em tarefa na hora.