Os prazos da equipa num só calendário.
Cada tarefa aparece no dia do prazo. Em mês, semana ou dia, vê a carga real da agenda e arrasta a tarefa para outra data quando o plano muda.
A semana antes de acontecer
A lista e o quadro mostram o que existe; o calendário mostra quando. É onde o excesso de promessas na mesma sexta-feira fica óbvio.
Mês, semana e dia
Escolha o zoom da agenda: o mês para planear, a semana para combinar, o dia para executar.
Arraste para adiar
Mudou a prioridade? Puxe a tarefa para outro dia e o prazo é atualizado em todas as outras vistas.
Sem data, à mão
As tarefas ainda não agendadas ficam ao lado, à espera de um lugar na agenda em vez de desaparecerem no fim da lista.
Filtre por pessoa
Veja a agenda de uma pessoa, de uma equipa ou de um projeto antes de prometer mais uma entrega para a mesma semana.
Do calendário para o quadro, sem mudar de ferramenta
Quando a pergunta deixa de ser "quando" e passa a ser "em que ponto está", o mesmo conjunto de tarefas passa a quadro, com as faixas que preferir.
- Quadro por estado, responsável, prioridade ou sprint
- Filtros guardados numa vista, para voltar a ela com um clique
- A mudança de data feita no calendário já aparece no quadro e no cronograma
- O planeador do dia reúne o que é seu para hoje, em todos os projetos
Isto vive junto com o resto da operação
Tarefa, cronograma, pedido, objetivo e conversa são a mesma base de dados. O que muda num sítio aparece no outro, sem exportar nada.
Como usar o calendário de tarefas para não prometer mais do que cabe na semana
O calendário da Tasskee não é uma agenda de reuniões. É a vista das tarefas por prazo. Serve para uma pergunta bem específica: há demasiada gente com entregas na mesma sexta-feira? Fica aqui um roteiro para o usar como ferramenta de planeamento, e não apenas de consulta.
Passo a passo
- Garanta que as tarefas têm prazo. A tarefa aparece no calendário no dia do prazo. As que ainda não têm data ficam ao lado, à espera de um lugar, e formam a sua fila de decisão.
- Comece pelo mês. No início do mês, olhe para a vista mensal para ver os picos: três entregas grandes na mesma semana pedem conversa antes de o problema chegar.
- Desça para a semana à segunda-feira. Combine o que cada um entrega até sexta. Filtre por responsável e compare a carga entre as pessoas.
- Use o dia para executar. A vista diária mostra o que vence hoje. Cada pessoa tem ainda o planeador do dia, que reúne as suas tarefas de todos os projetos.
- Arraste para adiar com critério. Mudou a prioridade? Puxe a tarefa para outro dia. A alteração fica registada no histórico, com quem a fez e quando, e vale no quadro, na lista e no cronograma.
- Guarde a vista. "Entregas da equipa" ou "Vencimentos desta semana" voltam com um clique.
Exemplos por tipo de empresa
Gabinete de contabilidade
Cada obrigação tem um prazo fixo no mês. O gabinete mantém tarefas recorrentes por cliente e consulta o calendário mensal para ver os dias de pico, perto dos vencimentos. Quem tem mais carga nessa semana recebe ajuda antes, e não depois. Para o desenho das recorrências, leia tarefas recorrentes. A página para gabinetes de contabilidade traz outros exemplos.
Prestador de serviços técnicos
Uma empresa de manutenção de sistemas de segurança agenda visitas por tarefa, com data e responsável. No calendário da semana, o coordenador vê se dois técnicos foram escalados para o mesmo dia em clientes distantes e redistribui. As visitas sem data ficam ao lado, como lista de pendentes a encaixar.
Agência de marketing
A agência usa o calendário como calendário editorial: cada publicação, e-mail ou campanha é uma tarefa com data de publicação. O gestor filtra por cliente e confirma se o mês está equilibrado. Quando um cliente adia uma aprovação, arrasta as tarefas ligadas à mesma entrega para a nova data.
Calendário, quadro ou cronograma?
| Pergunta | Vista |
|---|---|
| Quando vence cada coisa? | Calendário |
| Em que fase está? | Quadro Kanban |
| O que depende de quê? | Cronograma |
| O que cabe neste ciclo? | Sprints |
Boas práticas e erros comuns
- Um prazo é um compromisso, não um desejo. Se todos os cartões vencem à sexta-feira, ninguém sabe o que é urgente.
- Evite deixar tudo sem data: o que não tem prazo não aparece na agenda e desaparece.
- Respeite as permissões: a agenda de cada pessoa é visível consoante o perfil de quem a consulta.
- Não use o calendário como lista de reuniões. Ele existe para prazos de trabalho.
- O calendário é o das tarefas da Tasskee, dentro do sistema. Para levar prazos para outros sistemas, existem a API REST e os webhooks, a partir do plano Start.
O ritmo semanal
Um combinado simples funciona bem: à segunda-feira, 15 minutos a olhar para a semana no calendário, filtrada por equipa; à quarta, uma verificação de atrasos; à sexta, um olhar sobre a semana seguinte antes de sair. Três olhadelas curtas evitam a maioria dos sustos e custam menos do que uma reunião de ponto de situação.
Um exemplo de semana apertada
Imagine uma equipa de quatro pessoas com sete entregas marcadas para quinta-feira. No calendário semanal, filtrado por responsável, fica claro que uma pessoa tem quatro delas e outra apenas uma. Com dois arrastos, o gestor passa o prazo de duas tarefas para sexta-feira e fala com o cliente sobre o ajuste, antes do atraso. Sem esta vista, o problema só apareceria na quinta-feira, às cinco da tarde.
Se o seu trabalho está cheio de repetições mensais, semanais ou trimestrais, o artigo tarefas recorrentes mostra como deixar a Tasskee criar essas tarefas por si e como o calendário as reflete. A vista Calendário faz parte do plano Pro; o planeador do dia está em todos os planos.
Perguntas sobre o calendário
O calendário sincroniza com o Google Agenda?
É possível ver a agenda de todos?
Arrastar no calendário muda mesmo o prazo?
Veja a sua semana antes de prometer a próxima
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