Pedidos que chegam prontos, aceitações que chegam assinadas.
Em vez do pedido solto no WhatsApp de alguém, um formulário com os campos de que precisa. Cada envio entra no projeto certo, com responsável e prazo — ou fica guardado como comprovativo, com os termos que a pessoa leu e a sua assinatura.
O fim do "envia-me os detalhes, por favor"
Quando o pedido chega incompleto, alguém da equipa gasta dois dias a perguntar o básico. O formulário pergunta primeiro — e, quando o que precisa é de uma aceitação, recolhe a assinatura juntamente.
Ligação pública, ou uma por projeto
Uma ligação geral, ou várias ligações por projeto, cada uma com validade e limite de envios próprios. O envio já entra no projeto da ligação.
Tarefa, pedido ou evidência
Cada envio abre a tarefa ou o pedido no projeto e na coluna definidos. Ou fica apenas como comprovativo, sem criar tarefa, e avisa quem responde pelo formulário.
Campos do seu processo
Texto, escolha, data, CPF, ficheiro ou fotografia, assinatura e campos personalizados, com lógica condicional para perguntar só o que interessa.
Material junto das perguntas
Publique o caderno de encargos, o manual, a planta ou a fotografia do modelo no próprio formulário: quem preenche vê antes de responder.
O comprovativo que prova o que foi aceite
Ative a assinatura e o formulário passa a ser um termo de aceitação: quem preenche lê os termos, assina no ecrã e o envio guarda a prova — tal como foi dada.
- Ligações dos termos de utilização e da política de privacidade, e o contrato em PDF, acima da caixa de aceitação
- Assinatura desenhada com o dedo ou o rato, ou enviada como imagem
- Nome, CPF, IP, data e hora guardados junto das respostas
- Selo de integridade: se a resposta mudar depois de assinada, o ecrã avisa
Cada assinatura fica no formulário, com a prova ao lado
O ecrã de envios mostra quem preencheu, quando e o que respondeu. No envio assinado, a imagem da assinatura, os dados de quem assinou e o selo que confirma se o conteúdo continua igual.
- A Evidência avisa quem criou o formulário e o dono da organização
- Os ficheiros do formulário e dos envios aparecem em Os meus ficheiros
- Pré-visualização do formulário antes de enviar a ligação a alguém
Isto vive junto com o resto da operação
Tarefa, cronograma, pedido, objetivo e conversa são a mesma base de dados. O que muda num sítio aparece no outro, sem exportar nada.
Como usar formulários para receber pedidos completos e recolher aceitações assinadas
Os formulários da Tasskee fazem dois trabalhos: transformar um pedido em tarefa ou pedido de suporte já com a informação necessária, e guardar comprovativos assinados. Veja como montar cada um e onde as pessoas costumam errar.
Passo a passo: formulário que se transforma em tarefa
- Escolha o destino. Defina o projeto e a coluna onde o envio vai cair: tarefa, pedido de suporte ou evidência (comprovativo sem tarefa).
- Monte os campos. Texto, escolha, data, NIF/CPF, ficheiro ou fotografia, assinatura e campos personalizados. Ligue cada pergunta a um campo da tarefa para a informação chegar ao lugar certo, e use lógica condicional para perguntar só o que interessa.
- Publique material em conjunto. Edital, manual ou fotografia do modelo ficam no próprio formulário, para quem preenche ver antes de responder.
- Veja a pré-visualização. Confirme como a pessoa o verá antes de enviar a ligação.
- Gere uma ligação por projeto. Cada ligação tem validade e limite de envios próprios. É possível desligar uma sem mexer nas outras.
- Divulgue. Use a ligação direta ou incorpore-a numa página sua.
Passo a passo: formulário que se transforma em aceitação
- Ative a assinatura e escolha o destino Evidência.
- Coloque as ligações dos termos e o contrato em PDF acima da caixa de aceitação.
- Quem preenche desenha a assinatura no ecrã ou envia-a como imagem. O envio guarda nome, CPF, IP, data e hora, e um selo de integridade: se a resposta mudar depois, o ecrã avisa.
- Quem criou o formulário e o dono da organização são avisados a cada envio.
Atenção: é uma assinatura eletrónica simples, que serve como prova de aceitação entre as partes. Não é um certificado ICP-Brasil. Se o seu contrato exige esse nível, use a ferramenta adequada.
Exemplos por tipo de empresa
Agência de marketing
Um formulário de briefing, com perguntas sobre público, tom e referências e um campo de ficheiro para o material de marca, abre a tarefa no projeto do cliente já completa. No fim da entrega, um segundo formulário recolhe a aceitação assinada. Para estruturar as perguntas, parta do modelo de briefing de projeto.
Prestador de serviços técnicos
A empresa de instalação usa um formulário de vistoria preenchido no local, com fotografias e dados do cliente, e outro de aceitação do serviço, assinado no ecrã do telemóvel no final. Os comprovativos ficam guardados com a prova ao lado. Veja também a página de segurança eletrónica.
Escritório de advocacia ou gabinete de contabilidade
O escritório envia uma ligação por cliente para a recolha de documentos e dados, e outra para o termo de adesão ao serviço. Cada cliente recebe a sua ligação, com limite de envios, e o envio cai no projeto dele. A recolha deixa de depender do e-mail e do "não recebi o ficheiro".
Boas práticas e erros comuns
| Erro | Como evitar |
|---|---|
| Formulário demasiado longo | Use lógica condicional e peça apenas o necessário. |
| Campos sem ligação à tarefa | Mapeie cada pergunta para um campo da tarefa. |
| Ligação única para todos os clientes | Gere uma por projeto, com validade própria. |
| Aceitação sem os termos à vista | Coloque as ligações e o PDF acima da caixa de aceitação. |
| Não testar antes | Use a pré-visualização e faça um envio de teste. |
Tenha presentes os limites: o Start tem 1 formulário e 100 envios por mês, o Pro tem 10 formulários e 1.000 envios, e o Max não tem limite.
Quando o formulário alimenta o atendimento
Um formulário público de abertura é a porta de entrada dos pedidos de suporte. Se o pedido deve despoletar uma ação, como atribuir a alguém ou avisar um responsável, as automatizações tratam disso.
Um formulário de aceitação, campo a campo
Uma aceitação de entrega enxuta tem: nome completo, CPF, e-mail, uma pergunta de escolha múltipla (aceito, aceito com ressalvas, não aceito), um campo de texto para as ressalvas e a assinatura. Acima, o resumo do que foi entregue, a ligação para os termos e o PDF do contrato. Com a lógica condicional, o campo de ressalvas só aparece quando a pessoa escolhe a segunda ou a terceira opção. Pronto: o cliente responde em dois minutos e você guarda a prova.
Para a entrega com prova, comece pelo modelo de termo de aceitação de entrega, que traz o texto e os campos sugeridos. Para o pedido inicial do cliente, o modelo de briefing de projeto organiza as perguntas. Os formulários começam no plano Start.
Perguntas sobre formulários
Quem preenche precisa de ter conta na Tasskee?
Posso usar o mesmo formulário para vários clientes?
A assinatura tem validade jurídica?
O que é o destino Evidência?
Os campos do formulário passam a campos da tarefa?
Posso colocar o formulário no meu site?
Pare de receber pedidos pela metade
Monte o formulário em minutos, envie a ligação e veja o próximo pedido entrar pronto no quadro — ou a próxima aceitação chegar assinada.