Números para decidir, não para enfeitar.

Como usar relatórios e painéis na reunião de acompanhamento

Um relatório só vale se mudar uma decisão. A forma mais simples de começar é associar cada relatório a uma pergunta que surge todas as semanas na reunião. Os números alimentam-se do trabalho do dia a dia (estados, datas, sprints, pedidos e horas registadas), pelo que não há nada para configurar: basta usar a Tasskee.

Passo a passo para montar a rotina

1. Liste as perguntas da reunião. "O que está atrasado?", "Quem está sobrecarregado?", "Quanto entregámos no ciclo?", "Estamos a gastar mais horas do que o previsto?".
2. Ligue cada pergunta a um relatório. Veja a tabela abaixo.
3. Comece pelo painel de portefólio. Ele mostra, num só ecrã, que projetos estão atrasados, em risco ou no prazo, com o responsável de cada um.
4. Desça ao relatório apenas do que chamou a atenção. O painel diz onde olhar, o relatório explica porquê.
5. Registe a decisão na tarefa. Se o número mostrou um problema, o resultado da reunião é uma tarefa com dono e prazo, e não um comentário solto.
6. Repita todas as semanas, com o mesmo roteiro. A comparação com o ciclo anterior é onde o relatório rende.

Que relatório responde a que pergunta

Exemplos por tipo de empresa

Agência de marketing em Porto Alegre

A sócia abre o painel de portefólio à segunda-feira. Dois projetos de clientes aparecem em risco. Ela desce ao relatório de horas e vê que as horas registadas ultrapassaram o estimado nos dois. A decisão da reunião: renegociar o âmbito de um e reforçar o outro. Para o lado financeiro, veja horas, faturação e pagamento.

Empresa de manutenção predial em Campinas

O gestor de operações acompanha o painel de suporte: volume de pedidos e prazos de atendimento. Quando o prazo começa a ser ultrapassado numa categoria, redistribui antes de a reclamação chegar. Os pedidos e a fila com prazo alimentam este painel.

Software house em Florianópolis

O líder usa a velocidade e o burndown para prometer a próxima sprint com base no histórico, e não no otimismo. O relatório de estimado × realizado calibra a próxima ronda de estimativas.

Boas práticas

• Um relatório, uma pergunta. Se ninguém sabe que decisão o número sustenta, retire-o da ordem de trabalhos.
• Mantenha os estados honestos. Um relatório de fluxo é tão bom quanto a disciplina de mover o cartão quando o trabalho muda de fase.
• Registo de horas consistente. Sem registo, não há estimado × realizado.
• Compare períodos iguais. Um ciclo com o anterior, e não um mês curto com um longo.
• Mostre o painel, não o prato feito. Quem vê o número no sistema confia mais do que num diapositivo montado na véspera.

Erros comuns

• Olhar para a média quando uma tarefa esquecida distorce tudo. Prefira a mediana e o percentil.
• Cobrar à equipa pelo número em vez de investigar o processo que o produz.
• Montar uma folha de cálculo paralela porque "o relatório não bate certo". Quase sempre o problema está nos dados de origem, e a correção deve ser feita lá.
• Tirar conclusões de uma amostra pequena, como um projeto com poucas tarefas.

Um roteiro de 20 minutos para a reunião

Abra o painel de portefólio e gaste cinco minutos nos projetos em risco. Passe outros cinco na carga por pessoa, redistribuindo na hora o que for preciso. Dedique cinco ao relatório do ciclo, como a velocidade ou o fluxo, e os últimos cinco a registar em tarefas as decisões tomadas. Uma reunião de acompanhamento que termina com tarefas criadas, cada uma com dono e prazo, costuma durar menos e render mais do que a que termina em "vamos ver isso".

Planos e exportação

O Start inclui 6 relatórios básicos. O Pro tem os 19 relatórios e os painéis agregados de portefólio, equipa, organização e suporte. Para levar dados para outro sistema, a API REST e os webhooks estão disponíveis a partir do Start.

Quer um formato pronto para a conversa semanal? Use o modelo de relatório de estado semanal. E, se a reunião é de metas, os painéis dialogam com as metas e OKR. Experimente o Pro durante 15 dias, sem cartão, e veja os números da sua equipa sem montar folhas de cálculo.