Números para decidir, não para enfeitar.

Como usar relatórios e painéis na reunião de acompanhamento

Relatório só vale se mudar uma decisão. A forma mais simples de começar é associar cada relatório a uma pergunta que aparece toda semana na reunião. Os números se alimentam do trabalho do dia a dia (status, datas, sprints, chamados e horas apontadas), então não há o que configurar: basta usar a Tasskee.

Passo a passo para montar a rotina

1. Liste as perguntas da reunião. "O que está atrasado?", "Quem está sobrecarregado?", "Quanto entregamos no ciclo?", "Estamos gastando mais horas que o previsto?".
2. Ligue cada pergunta a um relatório. Veja a tabela abaixo.
3. Comece pelo painel de portfólio. Ele mostra, numa tela, quais projetos estão atrasados, em risco ou no prazo, com o responsável de cada um.
4. Desça ao relatório só do que chamou atenção. O painel diz onde olhar, o relatório explica por quê.
5. Registre a decisão na tarefa. Se o número mostrou um problema, o resultado da reunião é uma tarefa com dono e prazo, e não um comentário solto.
6. Repita toda semana, com o mesmo roteiro. A comparação com o ciclo anterior é onde o relatório rende.

Qual relatório responde a qual pergunta

Exemplos por tipo de empresa

Agência de marketing em Porto Alegre

A sócia abre o painel de portfólio na segunda. Dois projetos de clientes aparecem em risco. Ela desce ao relatório de horas e vê que as horas apontadas passaram do estimado nos dois. A decisão da reunião: renegociar o escopo de um e reforçar o outro. Para o lado financeiro, veja horas, faturamento e pagamento.

Empresa de manutenção predial em Campinas

O gerente de operações acompanha o painel de suporte: volume de chamados e prazos de atendimento. Quando o prazo começa a estourar numa categoria, ele redistribui antes de a reclamação chegar. Chamados e fila com prazo alimentam esse painel.

Software house em Florianópolis

O líder usa velocidade e burndown para prometer a próxima sprint com base no histórico, e não no otimismo. O relatório de estimado × realizado calibra a próxima rodada de estimativas.

Boas práticas

• Um relatório, uma pergunta. Se ninguém sabe qual decisão o número sustenta, tire da pauta.
• Mantenha os status honestos. Relatório de fluxo é tão bom quanto a disciplina de mover o cartão quando o trabalho muda de fase.
• Apontamento de horas consistente. Sem apontamento, não há estimado × realizado.
• Compare períodos iguais. Um ciclo contra o anterior, não um mês curto contra um longo.
• Mostre o painel, não o prato feito. Quem vê o número no sistema confia mais do que em um slide montado na véspera.

Erros comuns

• Olhar média quando uma tarefa esquecida distorce tudo. Prefira mediana e percentil.
• Cobrar o time pelo número em vez de investigar o processo que o produz.
• Montar planilha paralela porque "o relatório não bate". Quase sempre o problema é o dado de origem, e a correção deve ser lá.
• Tirar conclusão de amostra pequena, como um projeto de poucas tarefas.

Um roteiro de 20 minutos para a reunião

Abra o painel de portfólio e gaste cinco minutos nos projetos em risco. Passe outros cinco na carga por pessoa, redistribuindo o que for preciso na hora. Dedique cinco ao relatório do ciclo, como velocidade ou fluxo, e os últimos cinco a registrar em tarefas as decisões tomadas. Reunião de acompanhamento que termina com tarefas criadas, cada uma com dono e prazo, costuma durar menos e render mais do que a que termina em "vamos ver isso".

Planos e exportação

O Start inclui 6 relatórios básicos. O Pro tem os 19 relatórios e os painéis agregados de portfólio, equipe, organização e suporte. Para levar dados a outro sistema, a API REST e os webhooks estão disponíveis a partir do Start.

Quer um formato pronto para a conversa semanal? Use o modelo de status report semanal. E, se a reunião é de metas, os painéis conversam com as metas e OKR. Teste o Pro por 15 dias, sem cartão, e veja os números do seu time sem montar planilha.