Números para decidir, no para decorar.
Cuánto tarda una tarea, dónde se atasca, cuánto entrega el equipo por ciclo y cómo se compara el tiempo dedicado con el estimado — sin que nadie monte una hoja de cálculo el viernes por la noche.
Indicadores que cambian una decisión
Informes bonitos e inútiles ya los tiene todo el mundo. Estos responden preguntas que aparecen cada semana en la reunión.
Dónde se atasca el trabajo
El flujo acumulado, el lead time y el cycle time muestran la cola que crece antes de que se convierta en retraso.
Cuánto entrega el equipo
Burndown de cualquier filtro, velocidad e informe de sprint, para que la próxima promesa nazca del historial.
Tiempo dedicado
Horas registradas, estimado × real y productividad por persona, proyecto o periodo.
Paneles agregados
Portafolio, equipo, organización y soporte en una pantalla, con proyectos en riesgo y carga por persona.
La salud de todo lo que está abierto, en una pantalla
Cuando son veinte proyectos, la pregunta no es "cómo va el proyecto X", sino "cuáles están en riesgo". El panel empieza por ahí.
- Proyectos atrasados, en riesgo y a tiempo, con el responsable de cada uno
- Carga por persona, para redistribuir antes de que alguien se desborde
- Tendencia de entrega de la organización, mes a mes
- Panel de soporte con volumen y plazos de atención
Esto vive junto con el resto de la operación
Tarea, cronograma, ticket, meta y conversación son la misma base de datos. Lo que cambia en un lugar aparece en el otro, sin exportar nada.
Cómo usar informes y paneles en la reunión de seguimiento
Un informe solo vale si cambia una decisión. La forma más simple de empezar es asociar cada informe a una pregunta que aparece cada semana en la reunión. Los números se alimentan del trabajo del día a día (estados, fechas, sprints, tickets y horas registradas), así que no hay nada que configurar: basta usar Tasskee.
Paso a paso para montar la rutina
- Lista las preguntas de la reunión. "¿Qué está atrasado?", "¿Quién está sobrecargado?", "¿Cuánto entregamos en el ciclo?", "¿Estamos gastando más horas de las previstas?".
- Vincula cada pregunta a un informe. Mira la tabla de abajo.
- Empieza por el panel de portafolio. Muestra, en una pantalla, qué proyectos están atrasados, en riesgo o en plazo, con el responsable de cada uno.
- Baja al informe solo de lo que llamó la atención. El panel dice dónde mirar, el informe explica por qué.
- Registra la decisión en la tarea. Si el número mostró un problema, el resultado de la reunión es una tarea con dueño y plazo, y no un comentario suelto.
- Repite cada semana, con la misma guía. La comparación con el ciclo anterior es donde el informe rinde.
Qué informe responde a qué pregunta
| Pregunta de la reunión | Dónde mirar |
|---|---|
| ¿Dónde se está acumulando el trabajo? | Flujo acumulativo |
| ¿Cuánto tarda una tarea desde el pedido hasta la entrega? | Lead time y cycle time (mira tiempo en estado) |
| ¿Vamos a cumplir el sprint? | Burndown e informe de sprint (mira sprints) |
| ¿Cuánto entrega el equipo por ciclo? | Velocidad |
| ¿Las estimaciones son realistas? | Estimado × real |
| ¿Quién tiene demasiada carga? | Panel de equipo y carga por persona |
| ¿El soporte está cumpliendo los plazos? | Panel de soporte e informes de tickets |
Ejemplos por tipo de empresa
Agencia de marketing en Porto Alegre
La socia abre el panel de portafolio el lunes. Dos proyectos de clientes aparecen en riesgo. Baja al informe de horas y ve que las horas registradas superaron lo estimado en ambos. La decisión de la reunión: renegociar el alcance de uno y reforzar el otro. Para el lado financiero, mira horas, facturación y pago.
Empresa de mantenimiento de edificios en Campinas
El gerente de operaciones sigue el panel de soporte: volumen de tickets y plazos de atención. Cuando el plazo empieza a rebasarse en una categoría, redistribuye antes de que llegue la queja. Los tickets y la cola con plazo alimentan este panel.
Software house en Florianópolis
El líder usa velocidad y burndown para prometer el próximo sprint basándose en el historial, y no en el optimismo. El informe de estimado × real calibra la siguiente ronda de estimaciones.
Buenas prácticas
- Un informe, una pregunta. Si nadie sabe qué decisión respalda el número, quítalo de la agenda.
- Mantén los estados honestos. Un informe de flujo es tan bueno como la disciplina de mover la tarjeta cuando el trabajo cambia de fase.
- Registro de horas consistente. Sin registro, no hay estimado × real.
- Compara períodos iguales. Un ciclo contra el anterior, no un mes corto contra uno largo.
- Muestra el panel, no el plato hecho. Quien ve el número en el sistema confía más que en una diapositiva montada la víspera.
Errores comunes
- Mirar el promedio cuando una tarea olvidada lo distorsiona todo. Prefiere la mediana y el percentil.
- Exigir al equipo por el número en lugar de investigar el proceso que lo produce.
- Montar una hoja de cálculo paralela porque "el informe no cuadra". Casi siempre el problema es el dato de origen, y la corrección debe hacerse allí.
- Sacar conclusiones de una muestra pequeña, como un proyecto de pocas tareas.
Una guía de 20 minutos para la reunión
Abre el panel de portafolio y dedica cinco minutos a los proyectos en riesgo. Pasa otros cinco en la carga por persona, redistribuyendo lo que haga falta en el momento. Dedica cinco al informe del ciclo, como velocidad o flujo, y los últimos cinco a registrar en tareas las decisiones tomadas. Una reunión de seguimiento que termina con tareas creadas, cada una con dueño y plazo, suele durar menos y rendir más que la que termina en "ya lo veremos".
Planes y exportación
El Start incluye 6 informes básicos. El Pro tiene los 19 informes y los paneles agregados de portafolio, equipo, organización y soporte. Para llevar datos a otro sistema, la API REST y los webhooks están disponibles a partir del Start.
¿Quieres un formato listo para la conversación semanal? Usa la plantilla de status report semanal. Y, si la reunión es de metas, los paneles conversan con las metas y OKR. Prueba el Pro durante 15 días, sin tarjeta, y mira los números de tu equipo sin montar una hoja de cálculo.
Preguntas sobre informes
¿Tengo que configurar el informe?
¿Se puede exportar?
¿Cuál es la diferencia entre informe y panel?
Empieza la reunión con hechos, no con opiniones
Prueba el Pro durante 15 días y mira los números de tu equipo sin montar una hoja de cálculo.