Descubra onde o trabalho encrava, com o número ao lado.

Como usar o tempo em estado para encontrar o estrangulamento do seu processo

Quase todas as equipas têm uma suspeita sobre onde o trabalho encrava. A revisão, a aprovação do cliente, a fila do técnico. O painel de Fluxo troca a suspeita por dias: quanto tempo cada tarefa passa em cada estado, contando todas as passagens. Veja como o usar sem se perder nos gráficos.

Passo a passo

1. Garanta que o quadro reflete a realidade. O painel lê o histórico gerado quando alguém muda a tarefa de estado. Se a equipa só arrasta o cartão para "Feito" no fim, o painel não tem o que medir. Use estados que descrevam as fases reais.
2. Abra o painel e leia a frase do estrangulamento. Em vez de mais um gráfico, ele diz que fase consome que parte do ciclo, e em quantas passagens.
3. Veja a mediana e o P85 por fase. A mediana é o tempo típico. O P85 é o número que se pode prometer: 85% das tarefas saem da fase em, no máximo, X dias.
4. Consulte a eficiência de fluxo. É a fatia do tempo em que a tarefa estava a ser trabalhada, e não à espera. A Tasskee calcula-a sozinha a partir de quais estados são trabalho e quais são espera.
5. Veja o que vai ultrapassar o prazo. As tarefas abertas são comparadas com o tempo normal da própria fase, e não com um prazo igual para todas. Quem está fora do padrão aparece antes de se tornar atraso.
6. Escolha um estrangulamento e ataque um de cada vez. Mude uma regra, como um limite de cartões na revisão ou um horário fixo de aprovação, e observe o número no ciclo seguinte.

Como ler o painel

Onde não há dados, o ecrã escreve "—" em vez de zero, para ninguém confundir a ausência de histórico com tempo nulo.

Exemplos por tipo de empresa

Agência de marketing em São Paulo

O painel mostra que as peças ficam mais tempo em "Aprovação do cliente" do que em "Criação". O estrangulamento não está na equipa criativa. A agência passa a enviar a aprovação com um prazo combinado no portal do cliente e acompanha a mediana dessa fase semana a semana.

Empresa de suporte informático gerido em Curitiba

Tarefas e pedidos vivem no mesmo fluxo, e o painel mede os dois, juntos ou separados através do filtro. A fase "A aguardar peça" concentra a espera. A equipa passa a pedir a peça no mesmo dia em que faz o diagnóstico. Veja também pedidos com prazo.

Gabinete de engenharia em Joinville

A revisão técnica aparece com várias passagens por tarefa. O responsável percebe que o briefing inicial está incompleto e passa a validar o âmbito antes de começar, o que reduz as idas e vindas.

Boas práticas

• Poucos estados, com significado claro. Doze colunas diluem a medição. Defina o que é trabalho e o que é espera.
• Prometa pelo P85, não pela média. Uma tarefa esquecida há meses desloca qualquer média e esconde o comportamento real da equipa.
• Discuta o processo, não as pessoas. O painel mostra fases, e a conversa deve ficar na fase.
• Reveja depois de mexer. Mudou a regra? Meça no ciclo seguinte antes de concluir.

Erros comuns

• Tirar conclusões de uma amostra pequena. O painel avisa, mas ouça o aviso.
• Esperar histórico de antes de a conta passar a guardar o registo de alterações. O painel mostra a data de início e não finge cobrir o que não existe.
• Mover cartões em lote no fim do mês. Isso mede o hábito de atualizar, e não o processo.
• Tentar eliminar totalmente a espera. Algum tempo de espera é natural. O objetivo é cortar a que não acrescenta nada.

Plano e histórico

O painel de Fluxo está no plano Pro, porque depende do histórico de alterações, que o Pro guarda durante 90 dias e o Max sem limite. Para aprofundar o conceito, leia tempo em estado: onde o trabalho encrava e, para o método de quadro por trás do painel, o guia de Kanban.

O painel faz parte do conjunto de relatórios e painéis, e funciona melhor com um quadro Kanban bem mantido. Experimente o Pro durante 15 dias, sem cartão, e descubra em poucos dias o que hoje é apenas impressão.