Gestão de projetos e tarefas para agência de marketing.
Vários clientes, vários calendários, uma só equipa. Cada cliente torna-se um projeto, cada peça passa por criação, revisão e aprovação, e o pedido urgente que chegou pelo WhatsApp deixa de ser a única coisa de que a equipa se lembra de fazer.
O dia a dia que reconhece
A agência raramente falha na criatividade. Falha na fila: o que é de que cliente, o que está à espera de resposta e quanto custou fazer.
Quinze clientes, quinze formas de pedir
Um manda áudio, outro manda e-mail, outro cobra no grupo. Sem um lugar único, a prioridade da semana é decidida por quem grita mais alto.
O calendário de posts vive numa folha de cálculo
Cada cliente tem a sua, ninguém sabe qual é a versão certa, e o post do dia 14 só aparece como atrasado no dia 14.
A arte vai e volta sem registo
"Aprovado" numa mensagem de WhatsApp, "ajusta o azul" noutra. Na terceira revisão ninguém se lembra do que o cliente realmente disse.
As horas só aparecem na hora de faturar
O contrato fala em retainer, a equipa gastou o dobro, e só descobre quando a margem do mês já fechou.
Cada cliente torna-se um projeto, com o fluxo da peça já pronto
Escolha o modelo Criativo e design no registo e o quadro já nasce com Briefing, Em criação, Revisão, Aprovação e Entregue, com as frentes Marca e Campanhas. O modelo Marketing, com Ideias, Em produção, Aprovação e Publicado, serve para quem trabalha mais com conteúdo.
- 1 Um projeto por cliente"Clínica Bem Estar · Redes sociais". Briefing, peças, histórico de revisões e conversas ficam juntos, e o mês seguinte começa onde o anterior parou.
- 2 Uma frente por tipo de entregaCampanhas, Conteúdo, Marca. A lista agrupa por frente e o filtro isola uma delas, pelo que se vê o que é de rotina e o que é projeto especial.
- 3 O calendário mostra o que se publica e quandoA mesma tarefa aparece no quadro e no calendário, com a data de publicação. Mudou a data num lado, mudou nos dois.
- 4 A aprovação fica registadaA peça entra em Aprovação e só avança quando o responsável decide. Quem aprovou e quando fica no histórico da tarefa, e não numa conversa que ficou para trás.
O que costuma ficar espalhado por três ferramentas
Uma agência precisa de produção, aprovação e custo no mesmo lugar. Aqui são três funcionalidades que comunicam entre si.
O cliente aprova no portal, sem se tornar utilizador
O portal do convidado mostra o que libertar desse projeto, com comentário e aprovação. O cliente acompanha as peças sem ocupar uma licença do plano.
Um pedido do WhatsApp torna-se uma tarefa com prazo
Com o Atendimento contratado, a conversa do cliente torna-se um pedido ou uma tarefa dentro do projeto dele. O pedido urgente ganha responsável e data, em vez de ficar na memória de quem o viu primeiro.
Horas por cliente, com valor por hora
A equipa regista o tempo na tarefa, você define o valor por hora por projeto e gera o fecho em PDF ou CSV. É possível comparar o que o retainer paga com o que consome.
As funcionalidades que sustentam isto no dia a dia
Tarefa, cronograma, pedido, formulário e conversa são a mesma base de dados. O que muda num sítio aparece no outro, sem exportar nada.
Perguntas de quem gere uma agência
É possível separar o trabalho de cada cliente?
O cliente consegue aprovar a arte sem ter login?
A Tasskee agenda ou publica os posts nas redes sociais?
Como controlo as horas de cada cliente?
Funciona para freelancers e estúdios pequenos?
Comece pelo cliente que mais pede
Crie a conta, abra um projeto para ele e traga as peças do mês. Numa tarde fica a saber se a rotina da agência cabe aqui.