Gestión de proyectos y tareas para agencia de marketing.
Varios clientes, varios calendarios, un solo equipo. Cada cliente se convierte en un proyecto, cada pieza pasa por creación, revisión y aprobación, y la petición urgente que llegó por WhatsApp deja de ser lo único que el equipo recuerda hacer.
El día a día que reconoces
La agencia rara vez falla en la creatividad. Falla en la cola: qué es de qué cliente, qué está esperando respuesta y cuánto costó hacerlo.
Quince clientes, quince formas de pedir
Uno manda un audio, otro un correo electrónico, otro reclama en el grupo. Sin un lugar único, la prioridad de la semana la decide quien grita más fuerte.
El calendario de posts vive en una hoja de cálculo
Cada cliente tiene la suya, nadie sabe cuál es la versión correcta, y el post del día 14 solo aparece como retrasado el día 14.
El diseño va y viene sin registro
"Aprobado" en un mensaje de WhatsApp, "ajusta el azul" en otro. En la tercera revisión nadie recuerda qué dijo realmente el cliente.
Las horas solo aparecen a la hora de facturar
El contrato habla de retainer, el equipo ha gastado el doble, y te enteras cuando el margen del mes ya se ha cerrado.
Cada cliente se convierte en un proyecto, con el flujo de la pieza ya listo
Elige la plantilla Creatividad y diseño al registrarte y el tablero nace ya con Briefing, En creación, Revisión, Aprobación y Entregado, con los frentes Marca y Campañas. La plantilla Marketing, con Ideas, En producción, Aprobación y Publicado, sirve para quien trabaja más con contenido.
- 1 Un proyecto por cliente"Clínica Bem Estar · Redes sociales". Briefing, piezas, historial de revisiones y conversaciones quedan juntos, y el mes siguiente empieza donde terminó el anterior.
- 2 Un frente por tipo de entregaCampañas, Contenido, Marca. La lista agrupa por frente y el filtro aísla uno de ellos, así se ve qué es de rutina y qué es proyecto especial.
- 3 El calendario muestra qué se publica cuándoLa misma tarea aparece en el tablero y en el calendario, con la fecha de publicación. Si cambias la fecha en un sitio, cambia en los dos.
- 4 La aprobación queda registradaLa pieza entra en Aprobación y solo avanza cuando el responsable decide. Quién aprobó y cuándo queda en el historial de la tarea, y no en una conversación que se fue arriba.
Lo que suele quedar repartido en tres herramientas
Una agencia necesita producción, aprobación y coste en el mismo lugar. Aquí son tres funciones que se hablan entre sí.
El cliente aprueba en el portal, sin convertirse en usuario
El portal de invitados muestra lo que habilites de ese proyecto, con comentarios y aprobación. El cliente sigue las piezas sin ocupar puesto en el plan.
El pedido de WhatsApp se convierte en tarea con plazo
Con Atención al cliente contratada, la conversación del cliente se convierte en ticket o tarea dentro de su proyecto. La petición urgente gana responsable y fecha, en lugar de quedarse en la memoria de quien la vio primero.
Horas por cliente, con valor por hora
El equipo registra el tiempo en la tarea, tú defines el valor por hora por proyecto y generas el cierre en PDF o CSV. Se puede comparar lo que paga el retainer con lo que consume.
Las funciones que sostienen esto en el día a día
Tarea, cronograma, ticket, formulario y conversación son la misma base de datos. Lo que cambia en un lugar aparece en el otro, sin exportar nada.
Preguntas de quien lleva una agencia
¿Se puede separar el trabajo de cada cliente?
¿Puede el cliente aprobar el diseño sin tener login?
¿La Tasskee programa o publica los posts en las redes?
¿Cómo controlo las horas de cada cliente?
¿Funciona para freelance y estudio pequeño?
Empieza por el cliente que más pide
Crea la cuenta, abre un proyecto para él y trae las piezas del mes. En una tarde sabrás si la rutina de la agencia cabe aquí.