Modelo de status report semanal: o relatório de status de projeto numa página.

O que é um relatório de estado semanal

O relatório de estado (status report) é o relatório que responde, todos os inícios ou fins de semana, à pergunta que o cliente faz de cabeça: "como está o meu projeto?". Cabe numa página e tem sempre os mesmos blocos: resumo, o que foi entregue, o que se segue, riscos e bloqueios, decisões pendentes e alguns indicadores.

Quando o relatório sai sempre no mesmo dia, o cliente deixa de cobrar por mensagem. E, quando sai com os problemas escritos, ninguém é apanhado de surpresa na data de entrega.

Como preencher, bloco a bloco

Passo a passo para escrever o relatório

1. Escolha o dia e mantenha-o. Sexta à tarde ou segunda de manhã, sempre o mesmo. A regularidade vale mais do que a perfeição.
2. Comece pelo resumo. Escreva a cor e a frase no fim, depois de saber o que aconteceu, mas deixe-as no topo da página.
3. Escreva as pendências do cliente com data. "Preciso das fotografias até quarta" gera ação; "faltam fotografias" gera conversa.
4. Associe cada risco a uma ação. Um risco sem plano de resposta é só preocupação.
5. Envie pelo mesmo canal. E-mail, portal ou PDF, mas sempre o mesmo, para o cliente saber onde procurar.

Erros comuns no relatório de estado

• Semáforo sempre verde. Se todos os relatórios são verdes até ao dia do atraso, o cliente deixa de confiar na cor.
• Relatório demasiado longo. Passou de uma página, ninguém lê. O detalhe vai em anexo.
• Esconder a decisão pendente. A maior causa de atraso em projetos de serviços é o cliente demorar a responder, e o relatório deve deixar isso visível, sem culpar.
• Escrever tudo à mão. As tarefas concluídas e as horas já existem em algum lado. Quem copia manualmente gasta uma hora por semana e ainda erra.

Quando o modelo não basta

O relatório de estado conta o que aconteceu, não prevê o que vem. Para ver o efeito de um atraso nas etapas seguintes, use um cronograma de projeto, ou o gráfico de Gantt, que liga uma tarefa à outra. E, quando o cliente precisa de registar que aprovou uma entrega, o relatório não substitui um termo de aceitação.

Como usar o relatório de estado na Tasskee

1. Mantenha o projeto atualizado: tarefas com responsável, prazo e estado. É daí que saem as listas de "entregue" e "próxima semana".
2. Filtre as tarefas concluídas na semana e as que vencem na seguinte, e copie os títulos para o relatório.
3. Use os relatórios e painéis (plano Pro) para os indicadores de tarefas e de horas, em vez de contar à mão.
4. Registe as decisões pendentes como tarefas atribuídas ao cliente, com prazo, e deixe-o acompanhar pelo portal do convidado, onde ele comenta e aprova.
5. Se quiser que o cliente receba o relatório sem o escrever, o portal já mostra o andamento do projeto a todo o momento, e o relatório semanal passa a ser um resumo, e não a única fonte.

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