Folha de horas por projeto: modelo de folha de horas para faturar e pagar.

O que é a folha de cálculo de horas por projeto

É a folha de cálculo em que cada linha é um período de trabalho: quem fez, em que projeto, que tarefa, quantas horas e a que valor. Serve para cobrar o cliente e pagar a quem recebe à hora, não para controlar o horário de trabalho de um colaborador CLT, que segue outras regras. Se a sua dúvida é sobre registo de ponto, este não é o modelo.

Quem vende horas, como uma agência, consultora, software house ou freelancer, vive disto: o que não foi registado não é cobrado. Uma folha de cálculo simples, preenchida todos os dias, já evita o fim de mês em que ninguém se lembra de quanto trabalhou para o cliente.

Como preencher, coluna a coluna

No exemplo, as oito linhas faturáveis somam 37 horas e R$ 4.890,00. As duas linhas marcadas "Não" (a correção em garantia e a proposta comercial) ficam registadas, mas fora do que se cobra.

Passo a passo para usar a folha de cálculo

1. Defina o valor da hora de cada pessoa ou tipo de trabalho antes do primeiro registo. Mudar o preço a meio do mês é a maior fonte de discussão na hora do fecho.
2. Registe no próprio dia. A hora lembrada uma semana depois costuma sair arredondada e, quase sempre, por defeito.
3. Use a fórmula no total. No Excel ou no Google Sheets, multiplique a coluna das horas pela do valor.
4. Filtre por cliente no fim do mês. Some apenas as linhas "Sim" de cada projeto e envie o detalhe junto com a cobrança.
5. Confirme com a equipa antes de fechar. Uma verificação de cinco minutos à sexta-feira evita a correção depois de o cliente já ter recebido o valor.

Erros comuns no controlo de horas

• Misturar cobrança e custo. O que o cliente paga por hora não é o que o profissional recebe. A diferença é a margem, e tem de estar visível apenas para quem a pode ver.
• Corrigir uma hora já cobrada. Se alguém altera uma linha depois de o fecho ter ido para o cliente, o valor enviado e o da folha de cálculo deixam de coincidir.
• Esquecer a hora sem valor. A hora registada sem preço desaparece do fecho e só aparece quando alguém reclama.
• Pagar ao prestador de memória. Quem recebe à hora precisa de um extrato com as linhas que está a receber, e não de um número dito por WhatsApp.

Quando a folha de cálculo não basta

A folha de cálculo serve bem uma equipa pequena e poucos clientes. Começa a falhar quando várias pessoas registam em simultâneo, quando os valores variam por projeto e tipo de tarefa, e quando é preciso saber, sem refazer contas, a margem de cada projeto. O mesmo vale para o controlo do que já foi pago a cada prestador. Nestes casos, o registo tem de estar ligado à tarefa, e não solto num separador. Para acompanhar o andamento, combine-a com o relatório de estado semanal.

Como usar as horas na Tasskee

1. Registe na tarefa. Cada pessoa lança as horas na tarefa em que trabalhou, com uma observação. O registo de horas está no plano Start; o ecrã "As minhas horas" mostra a cada um apenas as suas próprias horas, sem valores.
2. Defina os valores. No módulo Horas regista o valor cobrado por projeto e tipo de tarefa (um erro em garantia pode ser "não cobrar") e o valor pago a cada pessoa, com data de vigência. O sistema mostra uma pré-visualização do efeito antes de guardar.
3. Gere o fecho do cliente. Em "A faturar", escolha o projeto e a data de corte. A Tasskee reúne as horas em aberto, mostra a pré-visualização por tarefa e gera um documento que se imprime, se guarda em PDF ou se exporta em CSV. O custo e o nome interno da taxa não aparecem nele.
4. Registe a fatura. A Tasskee não emite fatura: emite-a no seu sistema e guarda o número no fecho, marcando depois como recebido.
5. Gere o extrato de quem recebe à hora. As pessoas marcadas como "Recebe à hora" entram em "A pagar": gera o extrato até uma data, anexa o comprovativo e marca como pago. O prestador vê o seu próprio extrato em "Os meus extratos", nunca o valor cobrado ao cliente.

O que já entrou num fecho ou extrato fica bloqueado para edição, e as permissões de ver o valor cobrado, ver o custo, definir valores e fechar são separadas. Os ecrãs de análise, valores, a faturar e a pagar são do plano Pro; veja os planos e preços e os relatórios.