Hoja de horas por proyecto: plantilla de timesheet para cobrar y pagar.

Qué es la hoja de cálculo de horas por proyecto

Es la hoja de cálculo en la que cada fila es un periodo de trabajo: quién lo hizo, en qué proyecto, qué tarea, cuántas horas y a qué precio. Sirve para cobrar al cliente y pagar a quien cobra por hora, no para controlar la jornada de un empleado con contrato laboral (CLT), que se rige por otras reglas. Si tu duda es sobre el fichaje, esta no es la plantilla.

Quien vende horas, como una agencia, una consultoría, una software house o un autónomo, vive de esto: lo que no se anotó no se cobra. Una hoja sencilla, rellenada a diario, ya evita ese final de mes en el que nadie recuerda cuánto trabajó para el cliente.

Cómo rellenarla, columna a columna

En el ejemplo, las ocho filas facturables suman 37 horas y R$ 4.890,00. Las dos filas marcadas "No" (la corrección en garantía y la propuesta comercial) quedan registradas, pero fuera de lo que se cobra.

Paso a paso para usar la hoja

1. Define el precio de la hora de cada persona o tipo de trabajo antes del primer registro. Cambiar el precio a mitad de mes es la mayor fuente de discusiones a la hora del cierre.
2. Anota el mismo día. Una hora recordada una semana después suele salir redondeada y, casi siempre, a la baja.
3. Usa la fórmula en el total. En Excel o Google Sheets, multiplica la columna de horas por la de precio.
4. Filtra por cliente a final de mes. Suma solo las filas "Sí" de cada proyecto y envía el detalle junto con el cobro.
5. Revísalo con el equipo antes de cerrar. Una revisión de cinco minutos el viernes evita la corrección cuando el cliente ya recibió el importe.

Errores comunes en el control de horas

• Mezclar cobro y coste. Lo que el cliente paga por hora no es lo que recibe el profesional. La diferencia es el margen, y debe estar visible solo para quien puede verlo.
• Corregir una hora ya cobrada. Si alguien modifica una fila después de que el cierre se haya enviado al cliente, el importe enviado y el de la hoja dejan de coincidir.
• Olvidar la hora sin precio. Una hora anotada sin precio desaparece del cierre y solo aparece cuando alguien reclama.
• Pagar al proveedor de memoria. Quien cobra por hora necesita un extracto con las filas que está cobrando, y no un número dicho por WhatsApp.

Cuando la hoja de cálculo no basta

La hoja de cálculo atiende bien a un equipo pequeño y pocos clientes. Empieza a fallar cuando varias personas anotan a la vez, cuando los precios varían por proyecto y tipo de tarea, y cuando hace falta saber, sin rehacer cuentas, el margen de cada proyecto. Lo mismo vale para el control de lo que ya se pagó a cada proveedor. En esos casos, el registro de horas tiene que estar vinculado a la tarea, y no suelto en una pestaña. Para el seguimiento del avance, combínala con el informe de estado semanal.

Cómo usar las horas en Tasskee

1. Registra en la tarea. Cada persona anota las horas en la tarea en la que trabajó, con una observación. El registro de horas está en el plan Start; la pantalla "Mis horas" muestra a cada uno solo sus propias horas, sin importes.
2. Define los precios. En el módulo Horas registras el precio cobrado por proyecto y tipo de tarea (un error en garantía puede ser "no cobrar") y el precio pagado a cada persona, con fecha de vigencia. El sistema muestra una vista previa del efecto antes de guardar.
3. Genera el cierre del cliente. En "Por facturar", elige el proyecto y la fecha de corte. Tasskee reúne las horas abiertas, muestra la vista previa por tarea y genera un documento que se imprime, se guarda en PDF o se exporta en CSV. El coste y el nombre interno de la tarifa no aparecen en él.
4. Registra la factura. Tasskee no emite facturas: tú la emites en tu sistema y guardas el número en el cierre, marcándolo después como cobrado.
5. Genera el extracto de quien cobra por hora. Las personas marcadas como "Cobra por hora" entran en "Por pagar": generas el extracto hasta una fecha, adjuntas el comprobante y lo marcas como pagado. El proveedor ve su propio extracto en "Mis extractos", nunca el importe cobrado al cliente.

Lo que ya entró en un cierre o extracto queda bloqueado contra edición, y los permisos de ver el importe cobrado, ver el coste, definir precios y cerrar son independientes. Las pantallas de análisis, precios, por facturar y por pagar son del plan Pro; mira los planes y precios y los informes.