Kanban fuera de TI: cómo RR. HH., finanzas y legal organizan el trabajo en el tablero
El tablero Kanban nació en la fábrica y se hizo famoso en el software, pero rinde todavía más en áreas que viven de la demanda: RR. HH., finanzas, legal y compras. Ejemplos de columnas, límites y reglas para cada una.
Finanzas tiene treinta pagos pendientes repartidos entre correos, RR. HH. tiene veinte vacantes abiertas en hojas de cálculo distintas y el departamento jurídico descubre un plazo el mismo día en que vence. Nadie allí escribe código, pero todos viven de demandas que llegan, pasan por etapas y tienen que salir. Es exactamente el tipo de trabajo para el que se pensó el tablero Kanban.
El Kanban nació en la fábrica y se hizo famoso en el software, pero rinde muy bien en áreas administrativas, porque exige poco: columnas que reflejan las etapas del trabajo, tarjetas que son los elementos y un límite de cuántos elementos pueden estar en curso a la vez. A continuación, cuatro tableros listos: RR. HH., finanzas, jurídico y compras.
Las tres reglas que importan
- Las columnas son etapas reales. No son "Por hacer, En curso, Hecho" por obligación. Usa los nombres que habla tu equipo.
- La tarjeta es una unidad de trabajo con responsable. Una vacante, una factura, un contrato, un pedido de compra.
- Límite de trabajo en curso (WIP). Cada columna de trabajo acepta como máximo N tarjetas. Cuando se llena, nadie coge trabajo nuevo: primero se desbloquea lo que está parado.
El límite es la parte que más incomoda y la que mejor funciona. Si el tablero muestra siempre las mismas columnas saturadas, señala dónde se atasca el proceso. Para el concepto básico, la guía de Kanban explica cada elemento; aquí el foco son los ejemplos.
RR. HH.: reclutamiento y selección
Cada tarjeta es una vacante o un candidato, según lo que el equipo quiera seguir. En el caso de la vacante, el tablero muestra el embudo del proceso.
| Columna | Qué significa | Límite de WIP |
|---|---|---|
| Vacante aprobada | Presupuesto y perfil confirmados | sin límite |
| Difusión | Anuncio publicado, recibiendo currículos | 6 |
| Cribado | Lectura de currículos y conversación breve | 5 |
| Entrevistas | Entrevista con RR. HH. y el responsable | 4 |
| Propuesta | Oferta hecha, a la espera de respuesta | 3 |
| Alta | Documentos, reconocimiento médico e integración | 3 |
| Completada | Persona contratada y vacante cerrada | sin límite |
El límite en "Entrevistas" evita un error clásico: programar entrevistas con tantos candidatos que el responsable no logra dar respuesta a tiempo y las mejores personas aceptan otra oferta. Dentro de cada tarjeta, un checklist de documentos de alta evita el vaivén con el nuevo empleado. Para quien estructura un proyecto de contratación completo, existe una plantilla de proyecto de RR. HH. y reclutamiento.
Finanzas: pagos pendientes y cierre del mes
Cada tarjeta es una factura o una obligación. La columna indica en qué punto del ciclo está, y la tarjeta lleva el vencimiento y el importe.
| Columna | Qué significa | Límite de WIP |
|---|---|---|
| Recibida | Llegó la factura o el recibo, aún sin comprobar | sin límite |
| Comprobación | Cotejando importe, pedido y recepción | 8 |
| Aprobación | A la espera de que el responsable autorice | 10 |
| Programada | Pago programado en el banco | sin límite |
| Pagada | Justificante adjunto | sin límite |
| Conciliada | Contabilizada y comprobada con el extracto | sin límite |
La columna de Aprobación suele ser el cuello de botella: facturas que esperan a que el responsable firme. Si siempre está llena, la conversación que hay que tener es con quien aprueba, no con quien teclea. Para el cierre mensual, conviene un tablero aparte, con columnas como "Extractos comprobados", "Provisiones contabilizadas", "Conciliación" y "Revisión de la contabilidad", repetido cada mes.
Jurídico: plazos y contratos
El departamento jurídico tiene dos naturalezas de trabajo que conviene separar en dos tableros, o en dos carriles del mismo tablero: contencioso (plazos procesales, innegociables) y consultivo (contratos, dictámenes).
Contratos
| Columna | Qué significa | Límite de WIP |
|---|---|---|
| Solicitado | Petición del área, con los datos mínimos | sin límite |
| En elaboración | Borrador que se escribe o adapta | 4 |
| Revisión interna | Comprobación por otro abogado | 3 |
| Con la otra parte | Negociación, a la espera de respuesta | sin límite (cada tarjeta con fecha de seguimiento) |
| Firma | Versión final enviada para firmar | 5 |
| Archivado | Firmado y guardado | sin límite |
La columna "Con la otra parte" es el caso en que el trabajo está parado esperando a terceros. No lleva límite, pero cada tarjeta allí debe tener una fecha de seguimiento, para que nadie olvide el contrato durante semanas. Es el mismo cuidado que apareció en sprints fuera de TI: separar lo que depende del equipo de lo que depende de los demás.
Plazos
Para los plazos procesales, el tablero funciona como panel de vencimientos: cada tarjeta tiene fecha límite, columnas como "Recibir notificación", "En preparación", "Revisión", "Presentado", y una vista de calendario ayuda a ver la semana. Aquí el aviso anticipado vale más que el límite de WIP, y el plazo nunca debe quedar solo en la cabeza de una persona. Quien elige la herramienta de plazos debe comprobar los requisitos del despacho, y esto no sustituye el sistema de seguimiento procesal que exija tu práctica.
Monta columnas con los nombres que usa tu equipo, define límites y mira el trabajo como lista, tablero, calendario o cronograma, sobre las mismas tareas.
Conocer el tablero KanbanCompras: del pedido a la entrega
Compras alterna entre esperar a áreas internas y esperar a proveedores, y el tablero deja claro dónde está parado cada pedido.
| Columna | Qué significa | Límite de WIP |
|---|---|---|
| Solicitud | Petición del área solicitante | sin límite |
| Cotización | Pidiendo precio a al menos tres proveedores | 6 |
| Aprobación | El responsable decide el proveedor | 5 |
| Pedido emitido | Compra hecha, a la espera de entrega | sin límite (reclamar la fecha prevista) |
| Recepción | Comprobación con el albarán y el pedido | 4 |
| Cerrado | Entregado y enviado a finanzas | sin límite |
Aquí, el dato más útil es el tiempo en cada etapa: cuánto tiempo pasa una solicitud en Aprobación, cuánto tarda el proveedor en entregar. Con ese historial, negocias plazos reales y sabes qué proveedor se retrasa.
Cómo elegir el límite de WIP
No existe un número mágico. Una regla de partida: el límite de una columna es un poco menor que el número de personas que trabajan en ella, multiplicado por dos. Dos personas en el cribado, límite de 3 o 4. Ajústalo observando el tablero:
- si la columna nunca se llena, el límite es demasiado holgado;
- si se llena cada semana y el trabajo queda parado, el problema no es el límite, es lo que está empujando hacia dentro;
- si las personas se quedan sin nada que hacer, el límite es demasiado ajustado.
Qué medir después de algunas semanas
El tablero rinde más cuando miras dos números además del propio dibujo. El primero es el tiempo que tarda una tarjeta desde la entrada hasta la columna final: cuánto se tarda en contratar, en pagar, en cerrar un contrato, en recibir una compra. El segundo es dónde espera: en qué columna pasan más días las tarjetas. Con esos dos números, dejas de decir "finanzas es lenta" y pasas a decir "las facturas pasan cuatro días esperando aprobación".
El cambio más común que surge de esa mirada no es contratar gente, es acordar reglas: un día fijo de la semana para aprobar pagos, un plazo máximo de respuesta del responsable en las entrevistas, una fecha de seguimiento en cada contrato que espera a la otra parte. Son ajustes pequeños, y el tablero muestra si funcionaron.
Errores comunes
- Copiar las columnas de un tablero de software. "En desarrollo" y "En pruebas" no le dicen nada a RR. HH.
- Demasiadas columnas. Entre cinco y ocho suele bastar. Más que eso, nadie actualiza.
- Tarjeta sin responsable o sin fecha. Una tarjeta sin responsable es una tarjeta parada.
- Dejar el tablero desactualizado. Un tablero que solo se ordena antes de la reunión es solo un adorno; el valor está en que refleje el trabajo de hoy.
- Nunca mirar lo que se ha parado. Reserva diez minutos a la semana para ver las tarjetas más antiguas de cada columna.
Cómo empezar el lunes
- Elige un solo flujo, el que más molesta hoy a tu área.
- Lista las etapas reales, en orden, hablando con quien hace el trabajo.
- Pon todos los elementos abiertos en el tablero, incluso los atrasados, para que el retrato sea fiel.
- Define límites provisionales en las columnas de trabajo.
- Haz una reunión corta y semanal, frente al tablero, mirando lo que está parado.
Después de un mes, tendrás lo que antes solo existía como sensación: dónde se acumula el trabajo, cuánto tiempo lleva cada etapa y qué tiene que cambiar para que el flujo avance.