El documento correcto dentro de la tarea.
La especificación, el acta y el contrato dejan de vivir en una carpeta que nadie encuentra. El documento queda vinculado a las tareas que explica, en los dos sentidos.
Conocimiento que se queda, aunque alguien se vaya
Cuando el "cómo se hace" está solo en la cabeza de una persona, la operación se para junto con sus vacaciones.
Vínculo en los dos sentidos
Quien abre la tarea encuentra el documento; quien abre el documento ve las tareas vinculadas a él.
La IA escribe contigo
Resumen de un documento largo, mejora de un fragmento y acta a partir de las notas de la reunión, con tu clave de IA.
Del texto al plan
Un briefing o alcance se convierte en una lista de tareas en el proyecto, con la IA proponiendo la división y tú aprobando.
Historial y enlace público
Las versiones anteriores quedan guardadas, y lo que debe leer quien está fuera va por enlace público.
Convierte el alcance en tareas sin teclearlo todo de nuevo
El camino más lento entre un documento y un proyecto es el copiar y pegar. El asistente lee el texto, propone las tareas y tú ajustas antes de crearlas.
- Importación de un documento o de un acta, convertidos en tareas con responsable y plazo
- Sugerencia de subtareas y de checklist para una tarea existente
- Resumen de los comentarios de una discusión larga
- Sugerencia de documentos relacionados al abrir una tarea
Esto vive junto con el resto de la operación
Tarea, cronograma, ticket, meta y conversación son la misma base de datos. Lo que cambia en un lugar aparece en el otro, sin exportar nada.
Cómo usar documentos dentro de Tasskee en la práctica
Un documento solo ayuda cuando alguien lo encuentra en el momento en que lo necesita. Por eso la regla de oro es simple: todo documento nace vinculado a las tareas que explica. Quien abre la tarea encuentra el documento, y quien abre el documento ve las tareas.
Paso a paso
- Crea el documento y ponle un nombre que se encuentre al buscar. "Alcance – reforma de la tienda Centro" vale más que "Documento nuevo 2".
- Escribe, o pide ayuda a la IA. Con tu clave de IA, resume un texto largo, mejora un fragmento o monta el acta a partir de tus notas de la reunión. El texto final es tuyo.
- Vincula a las tareas. El vínculo vale en los dos sentidos. Hazlo en el momento, porque es el paso que más se olvida y el que más evita la pregunta "¿dónde está el briefing?".
- Convierte el texto en plan. La IA lee un briefing, un alcance o un acta, propone la división en tareas con responsable y plazo, y tú ajustas antes de crear. Nadie necesita copiar y pegar línea por línea.
- Comparte con quien está fuera. A partir del plan Start, un documento puede tener enlace público, que activas y desactivas cuando quieras.
- Revisa el historial cuando alguien discrepe. Las versiones anteriores quedan guardadas, así que "¿quién cambió esto?" tiene respuesta.
Qué documentos vale la pena guardar
| Tipo | Vincular a | Consejo |
|---|---|---|
| Briefing y alcance | Las tareas del proyecto | Escribe también lo que queda fuera |
| Acta de reunión | Las tareas que salieron de ella | Importa el acta y deja que la IA proponga las tareas |
| Procedimiento (cómo se hace) | La tarea recurrente que lo usa | Revísalo cuando el proceso cambie |
| Política y norma interna | Quien necesita seguirla | Enlace público si el texto va hacia fuera |
Ejemplos por tipo de empresa
Estudio de arquitectura en Belo Horizonte
El briefing del cliente, con metraje, estilo y presupuesto, se convierte en documento. La IA propone las etapas del proyecto y el arquitecto las ajusta. Cuando el cliente pregunta "¿qué acordamos?", el enlace del documento responde. Mira también el uso para estudios de arquitectura.
Empresa de infraestructura de redes en Palhoça
El procedimiento de instalación de un punto de red es un documento vinculado a la tarea recurrente. El técnico nuevo abre la tarea y encuentra el paso a paso. Cuando la práctica cambia, se edita un solo texto.
Consultoría en Goiânia
Después de cada reunión con el cliente, el consultor pega las notas, la IA monta el acta y el consultor convierte los acuerdos en tareas con plazo. El acta queda vinculada a las tareas, y el historial muestra cuándo cambió el acuerdo.
Del documento al plan: lo que la IA hace y lo que no
- Importa un documento o acta, proponiendo tareas con responsable y plazo.
- Sugiere subtareas y checklist para una tarea existente.
- Resume los comentarios de una discusión larga.
- Sugiere documentos relacionados cuando abres una tarea.
Lo que no hace es decidir por ti. El consumo de IA se paga directamente a tu proveedor, con tu clave, sin créditos de Tasskee. Para el razonamiento que hay detrás, lee cómo convertir un documento en un plan de proyecto con IA.
Errores comunes
- Documento suelto, sin vínculo. Se convierte en una carpeta: nadie lo encuentra. Vincula siempre.
- Escribir y no revisar nunca. Un procedimiento desactualizado es peor que ninguno. Marca una fecha de revisión.
- Un documento gigante. Prefiere uno por asunto, vinculado a lo que explica.
- Confiar ciegamente en el texto de la IA. Resume y propone. Quien firma el documento eres tú.
- Olvidar el límite del plan. El Free tiene 10 documentos, el Start 50, y el Pro y el Max no tienen límite.
¿Documento o spec?
Para lo que describe el trabajo, como alcance, acta y procedimiento, el documento resuelve. Para quien programa con un agente de IA y necesita estado, progreso y criterios de aceptación, existe la spec, que guarda número, estado y avance. Los dos conviven en el mismo proyecto.
Si ya tienes la documentación repartida entre carpetas y correos, empieza por el proyecto más activo: tres documentos vinculados a las tareas correctas ya cambian la rutina. Mira también el asistente de IA para ver qué lee, y la plantilla de briefing de proyecto para tener por dónde empezar.
Preguntas sobre documentos
¿Necesito otra herramienta de documentos?
¿Se puede compartir un documento con quien no usa Tasskee?
¿La IA escribe sola el documento?
Saca el conocimiento del correo y ponlo junto al trabajo
Crea la cuenta gratis y vincula el primer documento a las tareas que explica.