O documento certo dentro da tarefa.
Especificação, ata e contrato deixam de viver numa pasta que ninguém encontra. O documento fica ligado às tarefas que explica, nos dois sentidos.
Conhecimento que fica, mesmo quando alguém sai
Quando o "como se faz" está só na cabeça de uma pessoa, a operação pára com as férias dela.
Ligação nos dois sentidos
Quem abre a tarefa encontra o documento; quem abre o documento vê as tarefas ligadas a ele.
A IA escreve consigo
Resumo de documentos longos, melhoria de excertos e ata a partir das notas da reunião, com a sua chave de IA.
Do texto ao plano
Um briefing ou âmbito passa a lista de tarefas no projeto, com a IA a propor a divisão e você a aprovar.
Histórico e ligação pública
As versões anteriores ficam guardadas, e o que precisa de ser lido por quem está de fora vai por ligação pública.
Transforme o âmbito em tarefas sem voltar a escrever tudo
O caminho mais lento entre um documento e um projeto é o copiar e colar. O assistente lê o texto, propõe as tarefas e você ajusta antes de criar.
- Importação de um documento ou de uma ata, passando a tarefas com responsável e prazo
- Sugestão de subtarefas e de checklist para uma tarefa existente
- Resumo dos comentários de uma discussão longa
- Sugestão de documentos relacionados quando abre uma tarefa
Isto vive junto com o resto da operação
Tarefa, cronograma, pedido, objetivo e conversa são a mesma base de dados. O que muda num sítio aparece no outro, sem exportar nada.
Como usar documentos dentro da Tasskee na prática
Um documento só ajuda quando alguém o encontra no momento em que precisa dele. Por isso, a regra de ouro é simples: todos os documentos nascem ligados às tarefas que explicam. Quem abre a tarefa encontra o documento, e quem abre o documento vê as tarefas.
Passo a passo
- Crie o documento e dê-lhe um nome que se encontre na pesquisa. "Âmbito – remodelação da loja Centro" vale mais do que "Documento novo 2".
- Escreva, ou peça ajuda à IA. Com a sua chave de IA, ela resume um texto longo, melhora um excerto ou monta a ata a partir das suas notas da reunião. O texto final é seu.
- Ligue às tarefas. A ligação vale nos dois sentidos. Faça-o na hora, porque é o passo de que mais nos esquecemos e o que mais evita a pergunta "onde está o briefing?".
- Transforme o texto em plano. A IA lê um briefing, um âmbito ou uma ata, propõe a divisão em tarefas com responsável e prazo, e você ajusta antes de as criar. Ninguém precisa de copiar e colar linha a linha.
- Partilhe com quem está de fora. A partir do plano Start, um documento pode ter ligação pública, que ativa e desativa quando quiser.
- Reveja o histórico quando alguém discordar. As versões anteriores ficam guardadas, pelo que "quem mudou isto?" tem resposta.
Que documentos vale a pena guardar
| Tipo | Ligar a | Dica |
|---|---|---|
| Briefing e âmbito | As tarefas do projeto | Escreva também o que fica de fora |
| Ata de reunião | As tarefas que dela resultaram | Importe a ata e deixe a IA propor as tarefas |
| Procedimento (como se faz) | A tarefa recorrente que o utiliza | Reveja quando o processo mudar |
| Política e regra interna | Quem precisa de a cumprir | Ligação pública se o texto for para o exterior |
Exemplos por tipo de empresa
Gabinete de arquitetura em Belo Horizonte
O briefing do cliente, com metragem, estilo e orçamento, passa a documento. A IA propõe as fases do projeto e o arquiteto ajusta. Quando o cliente pergunta "o que combinámos?", a ligação do documento responde. Veja também a utilização para gabinetes de arquitetura.
Empresa de infraestrutura de redes em Palhoça
O procedimento de instalação de um ponto de rede é um documento ligado à tarefa recorrente. O técnico novo abre a tarefa e encontra o passo a passo. Quando a prática muda, edita-se um só texto.
Consultoria em Goiânia
Depois de cada reunião com o cliente, o consultor cola as notas, a IA monta a ata e o consultor transforma os combinados em tarefas com prazo. A ata fica ligada às tarefas, e o histórico mostra quando o combinado mudou.
Do documento ao plano: o que a IA faz e o que não faz
- Importa um documento ou ata, propondo tarefas com responsável e prazo.
- Sugere subtarefas e lista de verificação para uma tarefa existente.
- Resume os comentários de uma discussão longa.
- Sugere documentos relacionados quando abre uma tarefa.
O que ela não faz é decidir por si. O consumo de IA é pago diretamente ao seu fornecedor, com a sua chave, sem créditos da Tasskee. Para o raciocínio por trás disto, leia como transformar um documento em plano de projeto com IA.
Erros comuns
- Documento solto, sem ligação. Torna-se uma pasta: ninguém o encontra. Ligue sempre.
- Escrever e nunca rever. Um procedimento desatualizado é pior do que nenhum. Marque uma data de revisão.
- Um documento gigante. Prefira um por assunto, ligado ao que ele explica.
- Confiar cegamente no texto da IA. Ela resume e propõe. Quem assina o documento é você.
- Esquecer o limite do plano. O Free tem 10 documentos, o Start 50, e o Pro e o Max não têm limite.
Documento ou spec?
Para o que descreve o trabalho, como âmbito, ata e procedimento, o documento resolve. Para quem programa com um agente de IA e precisa de estado, progresso e critérios de aceitação, existe a spec, que guarda número, estado e andamento. Os dois convivem no mesmo projeto.
Se já tem a documentação espalhada por pastas e e-mails, comece pelo projeto mais ativo: três documentos ligados às tarefas certas já mudam a rotina. Veja também o assistente de IA para perceber o que ele lê, e o modelo de briefing de projeto para ter por onde começar.
Perguntas sobre documentos
Preciso de outra ferramenta de documentos?
É possível partilhar um documento com quem não usa a Tasskee?
A IA escreve o documento sozinha?
Tire o conhecimento do e-mail e ponha-o ao lado do trabalho
Crie a conta grátis e ligue o primeiro documento às tarefas que ele explica.