Gestão de projetos e tarefas para escritório de arquitetura.
Estudo prévio, anteprojeto, projeto de execução, aprovação na câmara municipal e acompanhamento de obra: cada fase com prazo, cada revisão do cliente registada e as horas de cada projeto à vista. O desenho continua no seu programa de projeto; a Tasskee organiza tudo em redor.
O dia a dia que reconhece
Um escritório de arquitetura costuma ter ótimos projetos e pouca visibilidade sobre o próprio trabalho: prazo, revisão e horas gastas.
A fase atrasa e ninguém viu chegar
O anteprojeto dependia da definição do cliente, a definição não veio, e o projeto de execução herda o atraso sem aviso. A data só é revista quando o cliente cobra.
Revisão sem fim, sem registo
"Pode mudar a cozinha?" chega por mensagem, por e-mail e na visita. À quarta ronda ninguém sabe se a alteração estava no âmbito ou se passou a trabalho extra.
Horas que não fecham com o contrato
O honorário foi fechado por fase, o escritório gastou o dobro na câmara municipal, e só repara na diferença quando o projeto já acabou.
Cada projeto numa fase, cada pessoa com a sua lista
Quem está no projeto complementar, quem está na aprovação, quem está na obra. Saber o estado de todos exige uma reunião.
Cada projeto passa a ser um projeto, com as fases como frentes
Comece pelo modelo Criativo e design, que já traz Briefing, Em criação, Revisão, Aprovação e Entregue. Se o escritório acompanha obra, o modelo Engenharia (Backlog, Em execução, Inspeção, Em aprovação e Concluído) combina melhor. Mude o nome aos estados e crie as frentes que o seu processo pede.
- 1 Um projeto por contrato"Residência Alves · Palhoça". Briefing, plantas enviadas, atas de reunião e conversas do cliente ficam no mesmo lugar, do primeiro contacto à entrega.
- 2 Uma frente por faseEstudo prévio, Anteprojeto, Execução, Aprovação, Obra. A lista agrupa por frente e o filtro isola a fase, pelo que vê onde cada projeto realmente está.
- 3 Dependência entre fasesO projeto de execução só começa depois da aceitação do anteprojeto. Se a aprovação do cliente atrasa, a data final move-se e vê isso antes de prometer a entrega.
- 4 A revisão do cliente passa a tarefaCada pedido de alteração é uma tarefa com comentário e responsável. Quando o cliente pede a quinta ronda, o histórico mostra as quatro anteriores.
O que muda na relação com o cliente
Três recursos que dão ao cliente o que ele pede e ao escritório o que precisa.
O cliente acompanha e aprova pelo portal
Vê o andamento do projeto dele, comenta e aprova a fase, sem ocupar lugar de utilizador. A aprovação fica registada, com quem decidiu e quando.
Aceitação de fase assinada
Um formulário de aceitação recolhe a assinatura eletrónica simples do cliente, com nome, IP, data, hora e hash SHA-256. Serve como registo de que aprovou aquela fase. Não é ICP-Brasil.
Horas por projeto, face aos honorários
A equipa regista o tempo em cada tarefa, e o relatório mostra quanto cada projeto consumiu. Com o valor por hora definido, é possível comparar o honorário fechado com o custo real da fase.
As funcionalidades que sustentam isto no dia a dia
Tarefa, cronograma, pedido, formulário e conversa são a mesma base de dados. O que muda num sítio aparece no outro, sem exportar nada.
Perguntas de quem projeta
A Tasskee substitui o AutoCAD, o Revit ou o SketchUp?
Faz orçamento de obra ou medição?
Como controlo as horas por projeto?
O cliente precisa de criar conta?
Serve para escritórios de interiores ou paisagismo?
Comece pelo projeto que mais atrasou
Crie a conta, abra um projeto com as respetivas fases e convide o cliente para o portal. Numa tarde fica a saber se a rotina do escritório cabe aqui.