Matriz RACI: plantilla gratis con ejemplo completado.

Qué es la matriz RACI

La matriz RACI es una tabla que cruza las actividades de un proyecto con las personas (o cargos) implicadas y indica el papel de cada una en cada actividad. El nombre viene de las cuatro letras: R de Responsible (quien ejecuta), A de Accountable (quien responde del resultado y aprueba), C de Consulted (quien es consultado antes) e I de Informed (quien es informado después).

También se la llama matriz de responsabilidades. La ventaja es directa: desaparece la duda sobre quién decide, quién hace y quién necesita saberlo. El ejemplo de arriba muestra un proyecto de sitio web corporativo con cinco roles y diez actividades.

Cómo rellenarla, letra por letra

Un mismo cargo puede acumular R y A en actividades pequeñas. En otras, los papeles se separan: en "definir la estructura de páginas", el diseñador ejecuta (R) y el jefe de proyecto responde del resultado (A). En "aprobar el diseño", el jefe de proyecto conduce el proceso (R), pero la A es el cliente, porque es quien responde de la aprobación. Ese tipo de decisión es justamente la que la matriz te obliga a tomar.

Paso a paso para montar la tuya

1. Enumera las actividades del proyecto con verbo y resultado. Entre diez y veinte filas bastan; si hay más, agrúpalas.
2. Enumera los roles en las columnas. Usa cargos (jefe de proyecto, diseñador, cliente), no solo nombres, para que la matriz sobreviva a los cambios de personas.
3. Empieza por la A. En cada fila, decide primero quién responde del resultado.
4. Después la R, quien ejecuta.
5. Solo entonces C e I. Pregúntate: ¿quién necesita opinar antes? ¿Quién necesita saberlo después?
6. Revísala con el equipo. Enseña la matriz a las personas y confírmala. Una R que nadie sabía que tenía se convierte en conflicto a mitad del proyecto.

Errores comunes

• Dos A en la misma fila. Parece democrático y, en la práctica, nadie decide. Elige una.
• Fila sin R. La actividad existe, pero nadie la hace. Revisa la fila completa.
• Demasiadas C. Si todo el mundo es consultado en todo, la matriz se convierte en una reunión permanente. Consulta a quien cambia la decisión.
• Tratar la I como obligación de reunión. Informar es un mensaje o un aviso automático, no una invitación.
• No actualizarla nunca. Cuando alguien sale del proyecto o cambia el alcance, la matriz tiene que cambiar.

Cuando la plantilla no basta

La matriz RACI dice quién es responsable de qué, pero no dice cuándo. Para eso, combínala con un cronograma de proyecto con fechas, o con un plan de acción 5W2H, cuando el foco es una lista de acciones. Para entender la técnica a fondo, con variaciones como RASCI y DACI, lee la guía de la matriz RACI.

Otro límite: la hoja de cálculo no avisa a nadie. La C no es llamada a opinar y la I no recibe nada, a menos que alguien se acuerde de enviar el mensaje. Ahí es donde el RACI suele morir.

Cómo usar la matriz RACI en Tasskee

1. Registra cada actividad de la matriz como una tarea del proyecto. La R se convierte en el responsable de la tarea.
2. Añade la A como aprobador y las C e I como observadores. Los observadores y aprobadores están disponibles a partir del plan Start.
3. Para el cliente que aprueba (la A del ejemplo), invítalo mediante el portal de invitados: sigue el trabajo, comenta y aprueba sin ocupar un puesto.
4. Si la aprobación necesita un registro formal, usa un formulario de aceptación con firma electrónica simple (nombre, IP, fecha y hora y hash), que registra quién aprobó y cuándo.
5. Usa los perfiles de permisos para reflejar la matriz: quien solo es informado ve el proyecto, pero no lo modifica.

¿Quieres el registro de entrega y aceptación ya listo? Mira la plantilla de acta de aceptación de entrega.