Matriz RACI: modelo grátis com exemplo preenchido.

O que é a matriz RACI

A matriz RACI é uma tabela que cruza as atividades de um projeto com as pessoas (ou funções) envolvidas e indica o papel de cada uma em cada atividade. O nome vem das quatro letras: R de Responsible (quem executa), A de Accountable (quem responde pelo resultado e aprova), C de Consulted (quem é consultado antes) e I de Informed (quem é informado depois).

Também é conhecida como matriz de responsabilidades. O ganho é direto: acabam as dúvidas sobre quem decide, quem faz e quem precisa de saber. O exemplo acima mostra um projeto de site institucional com cinco papéis e dez atividades.

Como preencher, letra a letra

Uma mesma função pode acumular R e A em atividades pequenas. Noutras, os papéis separam-se: em "definir a estrutura de páginas", o designer executa (R) e o gestor de projeto responde pelo resultado (A). Em "aprovar o layout", o gestor conduz o processo (R), mas o A é o cliente, porque é ele quem responde pela aprovação. É precisamente este tipo de decisão que a matriz obriga a tomar.

Passo a passo para montar a sua

1. Liste as atividades do projeto com verbo e resultado. Entre dez e vinte linhas bastam; se tiver mais, agrupe.
2. Coloque os papéis nas colunas. Use funções (gestor, designer, cliente), e não apenas nomes, para que a matriz sobreviva à troca de pessoas.
3. Comece pelo A. Em cada linha, decida primeiro quem responde pelo resultado.
4. Depois o R, quem executa.
5. Só então o C e o I. Pergunte: quem precisa de opinar antes? Quem precisa de saber depois?
6. Reveja com a equipa. Mostre a matriz às pessoas e confirme. Um R que ninguém sabia que tinha transforma-se em conflito a meio do projeto.

Erros comuns

• Dois A na mesma linha. Parece democrático e, na prática, ninguém decide. Escolha um.
• Linha sem R. A atividade existe, mas ninguém a faz. Confirme a linha inteira.
• C a mais. Se toda a gente é consultada em tudo, a matriz transforma-se numa reunião permanente. Consulte quem altera a decisão.
• Tratar o I como obrigação de reunião. Informar é enviar uma mensagem ou um aviso automático, não é um convite.
• Nunca atualizar. Quando alguém sai do projeto ou o âmbito muda, a matriz tem de mudar.

Quando o modelo não basta

A matriz RACI diz quem é responsável pelo quê, mas não diz quando. Para isso, junte-a a um cronograma de projeto com datas, ou a um plano de ação 5W2H, quando o foco é uma lista de ações. Para perceber a técnica a fundo, com variações como RASCI e DACI, leia o guia da matriz RACI.

Outro limite: a folha de cálculo não avisa ninguém. O C não é chamado a opinar e o I não recebe nada, a menos que alguém se lembre de enviar a mensagem. É aí que o RACI costuma morrer.

Como usar a matriz RACI na Tasskee

1. Registe cada atividade da matriz como tarefa do projeto. O R passa a ser o responsável da tarefa.
2. Adicione o A como aprovador e o C e o I como observadores. Observadores e aprovadores estão disponíveis a partir do plano Start.
3. Para o cliente que aprova (o A do exemplo), convide-o através do portal do convidado: acompanha, comenta e aprova sem ocupar um lugar.
4. Se a aprovação precisar de registo formal, use um formulário de aceitação com assinatura eletrónica simples (nome, IP, data e hora e hash), que regista quem aprovou e quando.
5. Use os perfis de permissão para refletir a matriz: quem apenas é informado vê o projeto, mas não o altera.

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