Automatização de tarefas sem código: 10 regras que toda a equipa devia ativar hoje

Boa parte do trabalho de quem coordena uma equipa não é decidir nada: é lembrar. Lembrar-se de avisar quem pediu que a tarefa ficou pronta. Lembrar-se de cobrar a que parou. Lembrar-se de criar, todas as segundas-feiras, a mesma tarefa de sempre. Este trabalho é repetitivo, previsível e fácil de esquecer, que é exatamente o perfil do que uma máquina faz melhor.

A automatização de tarefas sem código é isto: descreve uma regra em frases e o sistema executa-a sempre que a situação acontece. Não precisa de programador, de integração externa nem de fluxograma. Abaixo, dez regras que quase todas as equipas ganham em ligar, cada uma com a frase no formato Quando … se … então ….

Como ler uma regra

Toda a automatização tem três blocos, e a ordem importa:

• Quando: o gatilho. Algo acontece na tarefa (mudou de estado, recebeu um comentário), o tempo passa (prazo a aproximar-se, tarefa parada) ou algo de fora a chama (formulário enviado, agenda recorrente).
• Se: a condição. Filtra para que a regra só atue nas tarefas que importam: de um projeto, de um tipo, com certa prioridade ou etiqueta.
• Então: a ação. Uma ou mais, por ordem: atribuir, avisar, mudar a prioridade, criar tarefa, comentar.

A central de automatizações da Tasskee tem 17 modelos prontos, e vários deles são as regras da lista que se segue. Cada modelo abre no editor para que o reveja antes de ligar.

As 10 regras

1. Avisar quem pediu quando a tarefa for concluída

Quando o estado mudar para Concluído, se a tarefa tiver um relator diferente do responsável, então avisar o relator de que foi concluída.

É a regra mais simples e a que mais poupa mensagens avulsas. Quem pediu deixa de perguntar "e aquilo?" porque o aviso chega sozinho.

2. Bug com prioridade alta

Quando uma tarefa for criada, se o tipo for Bug, então definir a prioridade como Alta.

Evita que o defeito entre na fila com a prioridade predefinida e fique esquecido. Ajuste o "se" ao seu critério: um projeto específico, uma etiqueta, um título com certa palavra.

3. Lembrete de prazo

Quando o prazo estiver a aproximar-se, se a tarefa ainda não estiver concluída, então avisar o responsável.

O lembrete sai antes do vencimento, não depois. Os dias de antecedência são consigo.

4. Escalar a tarefa vencida

Quando o prazo expirar, se a tarefa continuar em aberto, então aumentar a prioridade e avisar o gestor do projeto.

O responsável já foi lembrado na regra anterior. Aqui o gestor entra na conversa, com a tarefa à frente, em vez de descobrir o atraso na reunião.

5. Cobrar a tarefa parada

Quando uma tarefa estiver parada no mesmo estado há 5 dias, se o estado for Revisão, então comentar internamente e avisar o responsável.

É a regra para o estrangulamento silencioso: o que está à espera de revisão e de que ninguém se lembra. O comentário fica assinado como "Automatização: nome da regra", pelo que ninguém o confunde com uma pessoa a cobrar.

6. Pedido novo com resposta e prazo

Quando um pedido for criado, se vier da fila de suporte, então definir o prazo em dias úteis, atribuir ao responsável de serviço e enviar uma resposta de receção.

O cliente recebe a confirmação na hora e a equipa abre o pedido já com dono e prazo. É o início de um atendimento com SLA que não depende de alguém se lembrar de fazer a triagem.

7. Tarefa recorrente

Quando chegar a segunda-feira às 9h, se a agenda estiver ativa, então criar a tarefa "Relatório semanal" para a pessoa responsável, com a checklist pronta.

Este é um dos usos mais valiosos. Há um post inteiro sobre ele: tarefas recorrentes.

8. Formulário com etiqueta e aviso

Quando um formulário público for enviado, se o assunto for "Orçamento", então colocar a etiqueta Comercial na tarefa criada e avisar a equipa de vendas.

O formulário já cria a tarefa. A regra faz o resto: etiqueta, destino certo e aviso, sem triagem manual.

9. Comentário em tarefa concluída

Quando alguém comentar numa tarefa, se o estado for Concluído, então avisar o responsável para que decida se a reabre.

O comentário numa tarefa fechada é onde as dúvidas desaparecem. Com o aviso, a pergunta chega a quem pode responder.

10. Aprovação reprovada com prioridade alta

Quando uma aprovação for reprovada, se a tarefa tiver um aprovador definido, então mudar o estado para Em curso, definir a prioridade como Alta e avisar o responsável.

Foi reprovada, voltou para a fila de quem faz, com o sinal de que precisa de ser vista primeiro.

Quatro cuidados antes de ligar qualquer regra

Uma automatização mal pensada incomoda mais do que ajuda: ninguém quer cinquenta avisos por dia que não servem para nada. Quatro cuidados evitam isso.

Simule antes de ligar

Antes de ativar, execute a simulação: a Tasskee mostra quantas vezes e em que tarefas a regra teria atuado nos últimos 30 dias, sem alterar nada. Se a regra de "cobrar parada" teria disparado 80 vezes, o critério está demasiado frouxo. Se não teria disparado nenhuma vez, talvez nunca funcione.

Cuide dos ciclos

O risco clássico é a regra que dispara outra que dispara a primeira. A Tasskee tem proteção contra isso: a mesma regra não atua duas vezes na mesma tarefa em 60 segundos, e as regras em cadeia param no terceiro nível. Mesmo assim, vale a pena desenhar cada regra tendo em conta o que ela própria altera.

Leia o histórico

Cada execução fica registada com a tarefa, o resultado e o que foi feito, e um clique em "Porquê?" mostra o evento e cada condição que passou ou falhou. Isto vale também quando a regra não disparou. Nas primeiras semanas, abra o histórico com frequência: é a forma de saber se a regra faz o que imaginou.

Saiba desfazer

É possível desfazer uma execução: os campos que a regra alterou voltam ao valor anterior, desde que ninguém lhes tenha mexido depois. O que não volta, como um aviso já enviado, o ecrã di-lo de forma clara.

Por onde começar

Não ligue as dez no mesmo dia. Escolha duas que resolvam a sua maior dor, simule, ligue e observe durante uma semana. A combinação 1 e 5 (avisar quem pediu e cobrar a parada) costuma dar o resultado mais visível, porque ataca as duas perguntas que mais interrompem a equipa: "ficou pronto?" e "e aquele item?".

As automatizações estão em todos os planos, incluindo o Free, com uma quota de execuções por mês que varia consoante o plano (100 no Free, 1.000 no Start, 10.000 no Pro e ilimitadas no Max). As ações que usam inteligência artificial exigem o Pro.

Perguntas que surgem na hora de montar

Preciso de saber programar?

Não. A regra escreve-se escolhendo o gatilho, as condições e as ações em listas, e a Tasskee escreve ao lado, em português, a frase do que a regra vai fazer. É essa frase que aparece na lista de automatizações para o resto da equipa, pelo que qualquer pessoa percebe o que está ligado sem abrir o editor.

A regra vale para a organização inteira?

Escolhe o alcance: toda a organização, um projeto específico ou apenas as suas tarefas pessoais. Para começar, prefira um só projeto. Se correr bem aí, replique nos outros. A regra pessoal também é útil: cada pessoa automatiza a própria lista, como o lembrete de rever a semana à sexta-feira.

E se eu quiser que a regra faça mais do que uma coisa?

As ações correm pela ordem da lista, e cada uma já vê a tarefa alterada pela anterior. Por exemplo: mudar a prioridade, depois comentar, depois avisar o gestor. O aviso já sai com a nova prioridade.

Como saber se vale a pena?

Faça uma conta simples. Se uma tarefa manual demora dois minutos e acontece trinta vezes por semana, são uma hora por semana, mais todas as vezes em que foi esquecida. Se a regra elimina isso e o histórico mostra que funciona, o investimento de quinze minutos para a montar paga-se na primeira semana. Se a regra quase nunca dispara, provavelmente não merece existir.

Sinais de que uma regra precisa de ajuste

• As pessoas ignoram os avisos. Avisos a mais ensinam a equipa a não ler. Reduza o alcance ou aumente o intervalo.
• A regra dispara em tarefas em que não devia. O "se" está demasiado amplo. Acrescente projeto, tipo ou etiqueta.
• Nunca dispara. O gatilho ou a condição está demasiado restritivo, ou a situação simplesmente não acontece. A simulação dos últimos 30 dias mostra-o antes de o descobrir na prática.
• Alguém pergunta "quem mudou isto?". Abra o histórico: tudo o que uma automatização faz fica assinado com o nome da regra, pelo que a resposta está lá.