Glosario de gestión de proyectos: los términos de la A a la Z.

Términos de gestión de proyectos, de metodologías ágiles y de atención al cliente, explicados en pocas frases y con ejemplos del día a día. Cada definición apunta a la guía, la plantilla o la función de Tasskee cuando existe una para profundizar.

5

5W2H

Método de planificación que transforma una idea en un plan de acción respondiendo a siete preguntas: qué, por qué, dónde, cuándo, quién, cómo y cuánto cuesta. Cada acción del plan se convierte en una fila con las siete respuestas, lo que evita tareas sin responsable o sin plazo. Mira la guía de 5W2H y la plantilla en hoja de cálculo.

A

Aceptación

Confirmación formal de que el cliente recibió una entrega y la considera conforme a lo pactado. Es lo que cierra una etapa y, en muchos contratos, libera el pago. Cuanto más claro sea el criterio de aceptación al principio, menos discusión al final. Hay una plantilla de acta de aceptación de entrega, y Tasskee permite recoger la aceptación firmada mediante un enlace público de los formularios.

B

Backlog

Lista priorizada de todo lo que aún hay que hacer en un producto o proyecto. Lo que está arriba es lo que entra primero. El backlog cambia todo el tiempo: aparecen elementos nuevos, otros pierden importancia y salen. Mira la plantilla de backlog y sprint.

Burndown

Gráfico que muestra el trabajo restante a lo largo del tiempo, normalmente de un sprint. La línea ideal baja de forma regular hasta cero el último día; la línea real muestra si el equipo va adelantado o retrasado. Es una alerta rápida, pero no explica la causa del retraso. Aparece en el contexto de los sprints.

C

Ruta crítica

Secuencia de tareas dependientes que define la fecha de finalización del proyecto. Si cualquier tarea de la ruta crítica se retrasa, todo el proyecto se retrasa; las tareas fuera de ella tienen holgura. En una reforma, por ejemplo, la secuencia demolición, instalaciones, revestimiento y pintura suele ser la ruta crítica. El cronograma de Tasskee muestra la ruta crítica en el Gantt. Más en la guía del diagrama de Gantt.

Ticket

Solicitud de ayuda o de servicio abierta por un cliente o colaborador, con número, responsable, estado y plazo. Puede ser un defecto, una duda o una petición. El ticket convierte una conversación suelta en algo que se sigue y se mide. Mira los tickets en Tasskee y la guía de SLA.

Checklist

Lista de elementos sencillos que comprobar dentro de una tarea, como las etapas de una inspección o los documentos de un registro. A diferencia de una subtarea, el elemento de checklist no tiene responsable ni plazo propio: es solo una marca de hecho o no hecho.

Cronograma

Plan que muestra qué se hará, quién lo hará y en qué fechas, con el orden y las dependencias entre las actividades. Puede ser una tabla, pero suele dibujarse como diagrama de Gantt. Un buen cronograma tiene pocos hitos claros y plazos que el equipo ayudó a estimar. Mira la plantilla de cronograma de proyecto.

Cycle time

Tiempo que una tarea tarda desde el momento en que alguien empieza a trabajar en ella hasta la entrega. Se diferencia del lead time, que cuenta desde la solicitud. Si el cycle time medio de un tipo de tarea es de 3 días, se pueden prever plazos con más seguridad. Mira la guía de Kanban.

D

Daily

Reunión rápida, de hasta 15 minutos, en la que el equipo sincroniza el trabajo del día. Es el encuentro diario de Scrum y suele responder qué se hizo, qué se hará y qué está bloqueando. No es una reunión de estado para el jefe: es para que el equipo se organice. Mira la guía de Scrum.

Definición de terminado

Lista de criterios que una entrega debe cumplir para considerarse terminada, como probada, revisada y documentada. Evita el "casi listo" que vuelve como retrabajo. Cada equipo define la suya y la revisa con el tiempo.

Dependencia

Relación en la que una tarea solo puede empezar o terminar después de otra. La más común es la de final a inicio: el enlucido solo empieza cuando termina la albañilería. Las dependencias mal mapeadas son una causa frecuente de retraso. Tasskee permite enlazar tareas con dependencias en el cronograma.

E

EDT

Estructura de Desglose del Trabajo, también llamada WBS. Es la división del alcance en partes cada vez más pequeñas, desde entregas hasta paquetes de trabajo, de modo que todo lo que se hará aparezca en algún lugar. Una buena EDT describe entregas, no actividades sueltas, y es el punto de partida del cronograma. Mira la plantilla de EDT.

Entregable

Resultado concreto y verificable que produce el proyecto, como un informe, un sitio web en línea o un plano aprobado. Si no se puede decir cómo alguien comprueba que está listo, todavía no es un entregable bien definido.

Épica

Elemento grande del backlog que reúne varias historias de usuario relacionadas y se divide en partes más pequeñas antes de entrar en el sprint. Ejemplo: "Portal del cliente" puede ser una épica que contiene inicio de sesión, lista de pedidos y emisión de duplicados.

Alcance

El conjunto de lo que se entregará en un proyecto, y también de lo que no se entregará. Un alcance mal definido es el principal origen de retrasos y de discusiones con el cliente. El pedido extra a mitad de camino tiene nombre: aumento de alcance. Mira la plantilla de briefing de proyecto.

F

Flujo acumulado

Gráfico que apila, a lo largo del tiempo, cuántas tareas hay en cada etapa del flujo. El grosor de cada franja muestra dónde se acumula el trabajo. Una franja que engorda es señal de cuello de botella. Mira la página de flujo.

Frente de trabajo

Agrupador de tareas dentro de un proyecto, que atraviesa etapas y sprints. En una obra, por ejemplo, "electricidad" y "fontanería" pueden ser frentes; en un proyecto de marketing, "contenido" y "medios de pago". No es lo mismo que un sprint, que es un periodo de tiempo.

G

Gantt

Gráfico de barras horizontales en el que cada barra representa una tarea, con inicio, fin y vínculos con las demás. Da una visión del proyecto en el tiempo y muestra qué retrasa a qué. Lleva el nombre de Henry Gantt, ingeniero que lo popularizó a principios del siglo XX. Mira la guía del diagrama de Gantt y el Gantt de Tasskee.

Cuello de botella

Etapa del proceso que limita la capacidad de todo lo demás. Si la revisión la hace una sola persona, no sirve de nada acelerar la producción: el trabajo se acumulará en la cola de revisión. Identificar el cuello de botella es el primer paso para mejorar el flujo.

H

Help desk

Centro que recibe y resuelve peticiones de ayuda de usuarios y clientes, organizándolo todo en tickets con prioridad y plazo. Puede ser interno, como el soporte de TI de una empresa, o externo, como el soporte a clientes. Mira la guía de SLA y la función de tickets.

Horas facturables

Horas trabajadas que se pueden cobrar al cliente. Las que la empresa absorbe, como reuniones internas y formación, son no facturables. La relación entre ambas dice cuánto del tiempo del equipo se convierte en ingresos. Mira la guía de timesheet y las horas en Tasskee.

I

Incremento

Parte del producto terminada y utilizable al final de un sprint, sumada a todo lo que ya se había entregado antes. Es la prueba de progreso en Scrum: no es un informe, es algo que funciona.

K

Kanban

Método que usa un tablero con columnas para mostrar el avance del trabajo, limita lo que está en curso al mismo tiempo y mide el tiempo de cada tarea. Nació en Toyota y hoy lo usan también marketing, RR. HH., soporte y TI. Mira la guía de Kanban y el tablero Kanban de Tasskee.

KPI

Indicador clave de rendimiento (Key Performance Indicator): un número que sigue la salud de un área o proceso, como el porcentaje de tickets dentro de plazo. Un buen KPI tiene fuente clara, meta y responsable. No confundir con el resultado clave de un OKR, que es una meta de cambio en un periodo.

L

Lead time

Tiempo total entre la solicitud de una tarea y su entrega, incluyendo la espera en cola. Es el plazo que percibe el cliente. Si una tarea se pide el lunes, empieza el jueves y termina el viernes, el lead time es de cinco días y el cycle time es de dos. Mira la guía de Kanban.

Límite de WIP

Número máximo de tareas que pueden estar en curso al mismo tiempo en una etapa. WIP viene de work in progress. Al limitar lo que queda abierto, el equipo termina lo que empezó antes de coger más, y el flujo mejora. Un punto de partida común es el número de personas de la etapa, o un poco menos.

M

Hito

Punto de control de un proyecto, sin duración, que marca un logro importante, como la aprobación del proyecto ejecutivo o el go-live. Sirve para que el cliente y la dirección sigan el progreso sin entrar en el detalle de las tareas. Aparece como un rombo en el Gantt.

Matriz RACI

Tabla que define, para cada actividad, quién es Responsable de la ejecución, quién rinde cuentas (Accountable), quién es Consultado y quién es Informado. Evita el clásico "pensé que eras tú". Un solo responsable final por actividad. Mira la guía de la matriz RACI y la plantilla.

MCP

Model Context Protocol: estándar que permite a un agente de IA conectarse a un sistema y operarlo, leyendo y ejecutando acciones. En Tasskee, el servidor MCP deja que el agente de IA del cliente trabaje en el proyecto, como crear tareas o consultar el avance, dentro de los permisos de la cuenta. Mira el asistente de IA.

O

OKR

Objetivos y Resultados Clave (Objectives and Key Results): método para definir una meta ambiciosa y medir el avance con pocos números. El objetivo dice adónde llegar; los resultados clave dicen cómo saber que llegaste. Mira la guía de OKR, la plantilla y las metas en Tasskee.

P

PDCA

Ciclo de mejora continua con cuatro pasos: planificar (Plan), hacer (Do), verificar (Check) y actuar (Act). Se planifica un cambio, se aplica a pequeña escala, se comprueba el resultado y, si salió bien, se estandariza. Es la base de buena parte de la gestión de la calidad.

Planning

Reunión de planificación del sprint. El equipo elige, de lo más alto del backlog, lo que puede entregar en el ciclo y define cómo lo hará. Quien decide la cantidad de trabajo es el equipo, no el responsable. Mira la guía de Scrum.

Puntos de historia

Medida relativa de esfuerzo usada para estimar historias de usuario, en lugar de horas. Una tarea de 5 puntos supone, a grandes rasgos, más trabajo que una de 2, sin prometer cuántas horas. Comparar puntos con horas reales ayuda a calibrar la estimación. Mira la guía de timesheet.

Portafolio

Conjunto de proyectos de una organización, visto en conjunto para decidir dónde poner personas y dinero. En lugar de mirar un proyecto cada vez, el portafolio muestra qué está en plazo, qué está en riesgo y dónde falta capacidad.

Product owner

En Scrum, la persona responsable de definir y priorizar el backlog, es decir, de decidir qué construir primero para generar más valor. Representa al cliente y a los interesados, y responde del resultado del producto. Mira la guía de Scrum.

R

Resultado clave

Medida que muestra si se alcanzó un objetivo del OKR, con valor inicial, valor objetivo y plazo. "Subir el NPS de 40 a 60 hasta diciembre" es un resultado clave; "mejorar la atención" no lo es. En Tasskee, el progreso de la meta se calcula a partir de los resultados clave. Mira la guía de OKR.

Retrospectiva

Reunión al final del sprint en la que el equipo conversa sobre lo que funcionó, lo que no funcionó y lo que va a cambiar. De ella salen una o dos acciones concretas, con responsable, para el ciclo siguiente. Sin acción, se queda en desahogo. Mira la guía de Scrum.

Riesgo

Evento incierto que, si ocurre, afecta al proyecto para bien o para mal. Gestionar riesgos es enumerar lo que puede salir mal, estimar la probabilidad y el impacto y acordar qué hacer antes de que ocurra. Un riesgo que se materializó deja de ser riesgo y pasa a ser problema.

S

Scrum master

En Scrum, quien ayuda al equipo a seguir el método y elimina impedimentos. No es el jefe del equipo ni el jefe de proyecto: su papel es facilitar. Mira la guía de Scrum.

Scrum

Marco ágil para desarrollar productos en ciclos cortos, llamados sprints, con roles (product owner, scrum master y equipo) y reuniones definidas: planning, daily, review y retrospectiva. Nació en el software, pero se usa en marketing, producto y operaciones. Mira la guía de Scrum y la función de sprints.

SLA

Acuerdo de nivel de servicio (Service Level Agreement): el compromiso de plazo para responder y resolver peticiones, como primera respuesta en hasta 1 hora y solución en hasta 1 día hábil. Puede ser con el cliente o entre áreas internas. Mira la guía de SLA y el artículo sobre SLA en la práctica.

Sprint

Periodo fijo de trabajo, generalmente de una a cuatro semanas, al final del cual el equipo entrega un incremento. Las fechas no cambian: lo que cambia es la cantidad de trabajo que cabe. Mira los sprints en Tasskee.

Sprint review

Reunión al final del sprint en la que el equipo muestra lo entregado a los interesados y recoge su opinión. El foco es el producto, y la opinión alimenta el backlog.

Stakeholder

Cualquier persona o grupo afectado por el proyecto o que puede influir en él: cliente, patrocinador, equipo, proveedor, área vecina. Mapear a los stakeholders pronto evita la sorpresa de alguien que solo aparece para vetar en la recta final. La matriz RACI ayuda a definir quién necesita qué información.

Informe de estado

Informe corto de avance que informa de lo que se hizo, lo que está previsto, lo que está en riesgo y lo que necesita decisión. Semanal o quincenal, cabe en una página. Mira la plantilla de informe de estado semanal o cómo el Status Report de Tasskee monta el informe a partir de los datos del proyecto.

T

Tiempo en estado

Cuánto tiempo estuvo una tarea en cada etapa del flujo. Muestra dónde espera el trabajo: si las tareas pasan tres días en "pendiente de aprobación" y medio día en "en ejecución", el problema está en la aprobación. Mira la página de flujo.

Timesheet

Registro de las horas que cada persona dedicó a cada proyecto o cliente, usado para cobrar por hora, pagar a proveedores y calcular el margen. No es control horario ni de jornada. Mira la guía de timesheet y la hoja de cálculo de horas por proyecto.

U

Historia de usuario

Descripción corta de una necesidad desde el punto de vista de quien va a usarla. El formato clásico es "como [tipo de usuario], quiero [acción], para [beneficio]". Por ejemplo: "como cliente, quiero seguir el avance de la obra, para saber si se cumplirá el plazo". Mira la plantilla de backlog y sprint.

V

Velocidad

Cantidad de trabajo, medida en puntos o en tareas, que el equipo completa por sprint. Calculada a partir de los últimos sprints, ayuda a prever cuánto cabe en el siguiente. Sirve para planificar, no para comparar equipos, porque cada uno estima a su manera.