Modelo de backlog e sprint: folha de cálculo grátis com exemplo de aplicação.

O que é backlog e o que é sprint

Backlog é a lista ordenada de tudo o que ainda precisa de ser feito num produto ou serviço. Cada item é, em geral, uma história de utilizador: uma frase no formato "como [quem], quero [o quê], para [porquê]". O que está no topo é o mais importante; o que está em baixo pode esperar ou nunca ser feito.

Sprint é um ciclo curto de trabalho, de uma a quatro semanas, com um lote de itens do backlog que a equipa se compromete a entregar. No fim, a equipa mostra o que ficou pronto, aprende e planeia a seguinte. O modelo acima junta as duas coisas numa tabela: um backlog de onze histórias de uma aplicação de marcações, já distribuídas por três sprints.

Como preencher, coluna a coluna

Passo a passo para correr a primeira sprint

1. Escreva o backlog. Junte as ideias e pedidos e reescreva cada um como história, do ponto de vista de quem usa.
2. Ordene por valor. A pergunta é: se só desse para entregar isto, valia a pena? O que for sim sobe.
3. Estime em pontos. Compare as histórias entre si: esta é maior ou menor do que a H-01? Divida as de 13 pontos ou mais.
4. Defina a duração e a capacidade. Uma sprint de duas semanas é um bom começo. Some os pontos entregues na anterior para saber o que cabe na seguinte; na primeira sprint, comece de forma conservadora.
5. Planeie a sprint. Escolha as histórias do topo que cabem, e a equipa puxa-as.
6. Reúna-se depressa todos os dias (quinze minutos) para ver o que avançou e o que bloqueou.
7. Feche com revisão e retrospetiva. Mostre o que ficou pronto e converse sobre o que melhorar na forma de trabalhar.

Erros comuns

• Sprint sem meta. Um lote de histórias soltas não dá direção. Escreva uma frase que diga o que a sprint quer alcançar.
• Mudar o âmbito a meio. Se entra uma urgência, algo sai. Caso contrário, a sprint nunca fecha.
• Backlog como depósito. Itens parados há seis meses são ruído. Reveja e apague o que já não vai acontecer.
• Histórias demasiado grandes. Se não cabe em metade da sprint, divida. "Pagamento" é um épico; "pagar o sinal por PIX" é uma história.
• Usar pontos para comparar pessoas. Servem para a equipa se planear, não para ordenar quem entrega mais.

Quando o modelo em folha de cálculo não chega

A folha de cálculo dá conta de uma equipa pequena e de poucas sprints. Depois disso, o trabalho de a manter passa a ser o problema: não há quadro por estado, ninguém soma os pontos da sprint, não dá para comentar na história nem anexar uma imagem, e o histórico das sprints anteriores perde-se em separadores. Para perceber o método por trás, o guia de Scrum explica os papéis e as cerimónias. E, se a sua equipa trabalha sem ciclos fixos, o guia de Kanban mostra a alternativa de fluxo contínuo.

A sprint também não é coisa só de equipas de software. O artigo sprints fora da TI mostra o método aplicado a marketing, jurídico e operações.

Como usar o backlog e a sprint na Tasskee

1. Crie um projeto para o produto e registe cada história como tarefa. A história de utilizador vai no título e os critérios de aceitação na descrição ou na checklist.
2. Registe a estimativa de cada tarefa. A prioridade pode ir num campo personalizado (a partir do plano Start) ou nos estados do projeto.
3. Crie a sprint com data de início e fim e mova para ela as tarefas do topo do backlog.
4. Acompanhe no quadro Kanban a sprint em curso: por fazer, em curso, em revisão, concluída.
5. Use as automatizações para avisar o responsável quando uma tarefa parar, sem precisar de andar à caça no quadro.
6. No fim do ciclo, veja os relatórios para conversar na retrospetiva com dados, não com impressões.

Para ligar o trabalho das sprints aos objetivos do trimestre, veja o modelo de OKR. E para um projeto com marcos e datas fixas, o cronograma de projeto é o formato mais adequado.