Modelo de EAP: estrutura analítica do projeto com exemplo.

O que é a EAP

EAP é a Estrutura Analítica do Projeto, conhecida em inglês como WBS (Work Breakdown Structure). É a divisão de um projeto em partes cada vez menores, organizadas em níveis: primeiro as grandes entregas, depois os pacotes de trabalho dentro de cada uma. A ideia é chegar a pedaços que uma pessoa consiga assumir, estimar e dizer quando estão prontos.

A EAP descreve o que precisa de existir, não quando nem em que ordem. Por isso vem antes do cronograma. O exemplo mostra um evento empresarial para 300 pessoas dividido em cinco entregas e catorze linhas numeradas.

Como ler e preencher a tabela

Passo a passo para montar a sua

1. Escreva o resultado final no nível 1. Uma frase: "evento empresarial realizado".
2. Divida em entregas principais. De três a oito é um bom número. Se passar de dez, provavelmente há mistura de níveis.
3. Divida cada entrega em pacotes de trabalho. Use a regra: um pacote tem um responsável, uma estimativa e um critério de pronto.
4. Confira a regra dos 100%. Somando todos os filhos de um item, tem o item inteiro? Nada fica de fora, e nada aparece duas vezes.
5. Atribua um responsável a cada item e escreva o critério de pronto antes de começar o trabalho.
6. Só então monte o cronograma, com datas e dependências, a partir dos pacotes.

Erros comuns

• Dividir por tempo em vez de por entrega. "Primeiro mês, segundo mês" não é EAP; é cronograma disfarçado. A EAP divide por produto ou componente.
• Esquecer o trabalho de gestão e de encerramento. Prestação de contas, inquérito de satisfação e relatório também são entregas, e consomem horas.
• Pacotes que ninguém consegue estimar. "Comunicação" tem âmbito de um dia ou de três meses? Divida até dar para estimar.
• Dois responsáveis por item. Quando todos respondem, ninguém responde. Se há mais pessoas, use uma matriz RACI.

Quando o modelo não chega

A EAP é um mapa de âmbito. Não tem datas, não mostra dependências e não diz quem trabalha em quê a cada semana. Para isso, o passo seguinte é o cronograma de projeto, onde cada pacote de trabalho passa a tarefa com início, fim e dependência. Se o projeto ainda é uma ideia solta, o guia de gestão de projetos mostra onde a EAP se encaixa no ciclo, entre o âmbito e o plano.

Para um plano de ação curto, sem hierarquia, um 5W2H costuma ser mais rápido do que uma EAP completa.

Como usar a EAP na Tasskee

1. Crie um projeto com o nome do nível 1 (no exemplo, o evento).
2. Transforme cada entrega do nível 2 numa frente de trabalho, que agrupa as tarefas dentro do projeto, ou numa tarefa com subtarefas.
3. Registe cada pacote do nível 3 como tarefa ou subtarefa. Coloque o código da EAP no início do título (1.1.1 Contrato do espaço) para manter a numeração visível.
4. Copie o critério de pronto para a descrição ou para a checklist da tarefa, e defina o responsável e o prazo.
5. Ligue os pacotes por dependência e veja o resultado no cronograma Gantt, com marcos e caminho crítico.
6. Acompanhe o andamento no quadro Kanban e use as automatizações para avisar quem tem um pacote parado.

Quer os conceitos de planeamento num só lugar? Leia o guia de gestão de projetos.