Gestão de projetos, horas e entregáveis para consultoria.
Cada cliente é um projeto, cada entregável tem prazo e aceitação, e as horas dos consultores mostram a margem do contrato antes de este terminar. O status report deixa de ser um documento que se monta à sexta-feira à noite.
O dia a dia que reconhece
A consultoria vende conhecimento por tempo. Quando o tempo e a entrega não são registados, o contrato dá prejuízo sem avisar.
A margem só aparece depois do contrato
O âmbito parecia caber em 120 horas e levou 200. Sem registo por projeto, a conta só é feita quando já não dá para renegociar.
O relatório de estado é um trabalho à parte
Todos os clientes querem saber como está o trabalho, e quem sabe é quem trabalha. Parar para escrever o relatório são horas que ninguém paga a ninguém.
Entregue não quer dizer aceite
O diagnóstico foi enviado por e-mail, o cliente respondeu "ok" numa reunião e, dois meses depois, contesta o âmbito. Faltou a aceitação com registo.
O material do projeto está espalhado
Ata num sítio, proposta noutro, folha de cálculo com a diretora. Quem entra a meio do projeto passa a primeira semana à procura de ficheiros.
Cada cliente torna-se um projeto, com entregáveis e aceitação
Qualquer modelo do registo serve, ajustando os estados. O Projeto geral, o mais simples, já traz A fazer, Em curso, Em aprovação e Concluído, e o "Em aprovação" combina com a aceitação do entregável. Os nomes podem ser trocados para a sua metodologia: Diagnóstico, Proposta, Implementação.
- 1 Um projeto por cliente, uma frente por fase"Reestruturação comercial · Grupo Veredas". Diagnóstico, desenho e implementação são frentes de trabalho, e o filtro isola a fase em que o projeto realmente está.
- 2 Entregável como tarefa com prazo e aceitaçãoO que vai para o cliente entra em "Em aprovação" e só fecha quando o responsável decide. Fica registado quem aceitou e quando.
- 3 Horas por consultor, por projeto e por tipoO registo é feito na tarefa, e a folha de horas agrupa como quiser: por cliente, por consultor, por fase. A margem do contrato é calculada com o valor por hora que definiu.
- 4 Atas e propostas ligadas ao projetoOs documentos com versões e ligações públicas ficam junto das tarefas que explicam. A ata de reunião pode ser importada e transformada em tarefas com IA.
O que mais ninguém junta numa só ferramenta
Horas, aceitação e acompanhamento do cliente costumam ser três folhas de cálculo e um e-mail.
Margem por contrato, com a hora de cada um
O valor de cobrança e o custo da hora são registados por projeto e tipo. O fecho para o cliente sai em PDF ou CSV, com a fatura registada (a Tasskee não emite a fatura), e as permissões para ver valor e custo são separadas das de quem só regista horas.
Aceitação assinada, com registo
O formulário de aceitação recolhe a assinatura eletrónica simples do cliente, com nome, IP, data, hora e o hash SHA-256 das respostas. Não é ICP-Brasil, e serve como prova de aceitação entre as partes.
O cliente acompanha sem passar a utilizador
O portal do convidado mostra o andamento do projeto, as entregas e os comentários. Aprova ali mesmo e não ocupa lugar, por isso o patrocinador, o financeiro e a administração entram sem custo.
As funcionalidades que sustentam isto no dia a dia
Tarefa, cronograma, pedido, formulário e conversa são a mesma base de dados. O que muda num sítio aparece no outro, sem exportar nada.
Perguntas de quem vende conhecimento
Serve para consultor individual e para consultoria com equipa?
É possível saber a margem de um contrato em curso?
O cliente consegue aprovar o entregável sem ter conta?
A Tasskee faz o status report sozinha?
Emite fatura?
Comece pelo contrato em que a margem é uma incógnita
Crie a conta, abra um projeto com o valor da hora e peça aos consultores que registem uma semana. A margem aparece antes do fim do contrato.