Tempo por estado: o número que mostra onde o seu processo encrava

O projeto atrasou-se. Na reunião, cada um aponta um motivo: o cliente demorou, a equipa é pequena, o requisito mudou. Todos têm um bocado de razão, e ninguém tem um número. O prazo ultrapassado é um sintoma. A causa está noutro lugar: no tempo que cada tarefa passou parada, à espera, em cada etapa do caminho.

Esse número tem nome, tempo em estado, e é o que permite trocar a discussão de opiniões por uma conversa sobre dados. Aqui fica o que é, porque usar mediana e P85 em vez de média, o que é eficiência de fluxo e como encontrar o estrangulamento, com um exemplo de cálculo.

O que é o tempo em estado

Toda a tarefa passa por etapas: "A fazer", "Em curso", "Em revisão", "A aguardar cliente", "Concluída". O tempo em estado é quanto tempo ficou em cada uma. Somando todas, obtém o ciclo completo, do princípio ao fim.

Para medir, é preciso guardar cada mudança de estado, com data e hora. Sem esse histórico, a única informação disponível é onde a tarefa está agora, nunca por onde passou. É por isso que a maior parte das folhas de cálculo não consegue responder à pergunta: guardam o estado atual, não a trajetória.

Lead time e cycle time

Dois termos aparecem sempre nesta conversa. O lead time é o tempo desde que o pedido foi feito até à entrega, a visão de quem pediu. O cycle time é o tempo desde que o trabalho começou até terminar, a visão de quem executa. O tempo em estado divide os dois em pedaços para ver qual deles está inflacionado.

Porquê mediana e P85, e não média

Imagine dez tarefas de revisão. Nove demoraram 1 dia. Uma ficou esquecida 40 dias. A média é de 5 dias, um número que não descreve nenhuma delas. A mediana, o valor do meio, é 1 dia, e mostra o comportamento normal da equipa. A tarefa de 40 dias merece atenção, mas como exceção, não como parâmetro.

O P85 completa o quadro. Diz: "85% das tarefas saem desta etapa em até X dias". É o número que se pode prometer. Se o P85 da revisão é de 3 dias, pode dizer a um cliente "a revisão demora até 3 dias" e acertar em 85 de cada 100 casos, o que é bastante mais honesto do que citar a média.

Medida	Responde a	Quando usar
Média	Quanto, somando tudo e dividindo	Raramente: uma tarefa esquecida distorce-a
Mediana	Quanto demora uma tarefa típica	Para perceber o comportamento normal
P85	Quanto demora quase toda a tarefa	Para prometer prazos e para detetar o que foge ao padrão

Um cuidado: com poucas tarefas, qualquer percentil é frágil. Cinco tarefas não formam uma amostra. Uma boa prática é desconfiar de conclusões tiradas de um punhado de casos e esperar que o volume cresça antes de mudar o processo.

Eficiência de fluxo: quanto do tempo é trabalho

Eis uma conta que costuma surpreender. Some o tempo em que a tarefa estava de facto a ser trabalhada e divida pelo ciclo total. O resultado é a eficiência de fluxo. O resto é espera: a aguardar aprovação, a aguardar que alguém liberte, parada na fila.

Numa tarefa que demorou 10 dias no total e teve 2 dias de trabalho efetivo, a eficiência é de 20%. Os outros 80% foram espera. Isto muda o remédio: contratar mais pessoas acelera o trabalho, mas só ataca 20% do problema. Reduzir a espera, com menos filas de aprovação e menos etapas paradas, ataca os 80%.

Para o cálculo fazer sentido, o sistema precisa de saber quais dos seus estados são trabalho e quais são espera. Na Tasskee isso sai dos seus próprios estados, sem configurar nada à parte.

Como encontrar o estrangulamento

O estrangulamento é a etapa em que o trabalho se acumula, e é onde qualquer melhoria rende mais. Para o encontrar, siga três passos.

1. Liste as etapas pela ordem em que acontecem e anote a mediana de cada uma.
2. Calcule a fatia de cada etapa no ciclo total. Divida a mediana da etapa pela soma das medianas.
3. Olhe para a maior fatia e para o P85 dela. Uma etapa longa e com P85 muito acima da mediana é a candidata mais forte: é lenta e imprevisível ao mesmo tempo.

Um exemplo com números

Uma agência acompanha os posts de blogue que produz para clientes. Em 40 posts concluídos, as medianas por etapa foram estas.

Etapa	Mediana	P85	Fatia do ciclo
Pauta	1 dia	2 dias	8%
Redação	3 dias	5 dias	25%
Revisão interna	1 dia	2 dias	8%
A aguardar aprovação do cliente	6 dias	14 dias	51%
Publicação	1 dia	1 dia	8%

A soma das medianas dá 12 dias. A equipa estava convencida de que o problema era a redação, a etapa que mais ocupa as pessoas. Os números dizem outra coisa: metade do ciclo é espera pelo cliente, e o P85 de 14 dias mostra que, em alguns casos, é bem pior.

A ação mais eficaz, então, não é escrever mais depressa. É combinar com o cliente um prazo de resposta, lembrá-lo automaticamente e deixar a aprovação num lugar fácil, como o portal do convidado. Se a mediana da aprovação descer de 6 para 3 dias, o ciclo passa de 12 para 9, um ganho maior do que qualquer ajuste de redação conseguiria.

O que olhar além do estrangulamento

Voltas e retrabalho

Uma tarefa que volta três vezes à revisão passou três vezes por aquela etapa. O correto é contar cada passagem, e não só a última. Se a revisão aparece com muitas passagens por tarefa, o problema pode estar na etapa anterior: o briefing ou o critério de pronto não estão claros.

O que vai ultrapassar o prazo

Comparar tarefas abertas com um prazo fixo igual para todas é injusto: uma etapa que normalmente demora um dia e outra que demora uma semana não podem ter o mesmo alarme. O mais útil é comparar cada tarefa aberta com o tempo normal da própria etapa. Uma tarefa há 5 dias numa etapa de mediana 1 dia merece atenção hoje, sem esperar pelo prazo do projeto.

Tarefas e pedidos juntos ou separados

Um pedido de suporte e uma tarefa de projeto têm ritmos diferentes. Misturar os dois esconde o comportamento de cada um. Meça-os separadamente e depois em conjunto, se precisar de uma visão geral da equipa.

Erros comuns ao medir

• Estados a mais ou a menos. Com dois estados, "Aberta" e "Fechada", não há o que medir. Com vinte, ninguém atualiza. Entre cinco e oito costuma bastar.
• Mover tudo no fim da semana. Se a equipa só atualiza o quadro à sexta-feira, o tempo em estado passa a ser ruído. A medição é tão boa quanto a disciplina de mover a tarefa quando ela muda de fase.
• Usar o número para cobrar pessoas. O objetivo é ver o processo. Quando passa a ser um ranking individual, as pessoas começam a esconder o que travou.
• Concluir com uma amostra pequena. Espere ter volume antes de reorganizar a equipa.

Onde isto aparece nos relatórios

O tempo em estado é um dos números que vale a pena ver ao lado dos restantes relatórios e painéis do projeto: carga por pessoa, tarefas atrasadas, horas. Cada um responde a uma pergunta diferente. O atraso diz que algo saiu do plano; a carga diz quem está sobrecarregado; o tempo em estado diz em que etapa o trabalho se está a perder. Sozinho, nenhum deles conta a história inteira, mas o tempo em estado costuma ser o que explica os outros dois.

Como começar

1. Reveja os estados do seu quadro Kanban: cada um deve representar uma fase real, e precisa de saber quais são trabalho e quais são espera.
2. Use o quadro normalmente durante algumas semanas, movendo as tarefas na hora.
3. Abra o painel e olhe para a mediana e o P85 por etapa. Procure a maior fatia.
4. Escolha uma única etapa para melhorar, mude uma regra (limite de itens, prazo de resposta, critério de pronto) e meça de novo no mês seguinte.

O ganho de ver o tempo em estado não é um número bonito. É deixar de discutir onde o processo encrava e passar a decidir o que mudar primeiro, com o dado ao lado.