Metas que avançam junto com o trabalho.

Como usar metas e OKR na prática, do primeiro objetivo ao check-in

O problema do OKR raramente é escrever o objetivo. É manter o número vivo depois da primeira semana. Na Tasskee, a meta liga-se às tarefas e aos projetos que a sustentam, pelo que o progresso sobe à medida que o trabalho é concluído. Veja como montar o primeiro ciclo.

Passo a passo para o primeiro trimestre

1. Escreva o objetivo numa frase. Ele diz onde quer chegar, sem números. Exemplo: "Ser a referência em manutenção preventiva da região".
2. Defina dois a cinco resultados-chave com número. É o que se mede. "Fechar 12 contratos de manutenção preventiva" serve. "Melhorar o atendimento" não.
3. Dê dono e período. Cada objetivo tem um responsável e um prazo. Uma meta sem dono é decoração.
4. Ligue tarefas ou projetos a cada resultado-chave. À medida que são concluídos, a percentagem avança sozinha. O progresso da meta é calculado a partir dos resultados-chave: não existe "definir o progresso da meta" à mão.
5. Onde não é possível ligar, use o check-in. Para um número que vem de fora, como a faturação do mês, o responsável atualiza o valor no check-in.
6. Desdobre em cascata. A meta da empresa desdobra-se nas metas das áreas, e o portefólio mostra tudo num só ecrã.
7. Leve o resumo semanal para a reunião. A situação é calculada (no prazo, atenção ou fora) e chega por e-mail, para a conversa começar com factos.

Bom e mau resultado-chave

Exemplos por tipo de empresa

Gabinete de contabilidade em Blumenau

Objetivo: "Fechar o trimestre fiscal sem correria". Resultados-chave: entregar 100% das obrigações de março antes do prazo e reduzir o retrabalho em guias. Cada obrigação é uma tarefa ligada ao resultado-chave, pelo que a percentagem sobe à medida que a equipa conclui. A sócia vê a meta à segunda-feira sem pedir folhas de cálculo.

Agência de marketing em Recife

Objetivo: "Duplicar a recorrência dos clientes". Resultado-chave: renovar 8 de 10 contratos que terminam no trimestre. Os projetos de cada cliente ficam ligados à meta, e a gestora conversa sobre os que estão em atenção.

Empresa de infraestrutura de redes em Palhoça

Objetivo: "Reduzir o tempo de implementação". Resultado-chave: concluir os projetos do trimestre dentro do prazo. Aqui os projetos entram como ligação, e o cronograma do Gantt mostra o que está a puxar a meta para baixo.

Boas práticas

• Poucas metas. Três objetivos bem acompanhados ganham a dez esquecidos.
• Reveja todas as semanas, não todos os trimestres. O resumo semanal existe para isso.
• Separe meta de tarefa. A meta é o efeito que quer. A tarefa é o trabalho que o produz.
• Use o painel de portefólio para ver as metas fora do prazo ligadas aos projetos que as sustentam.
• Dê visibilidade controlada. A direção vê a situação e a tendência sem entrar no pormenor das tarefas, e as permissões definem quem vê o quê.

Erros comuns

• Resultado-chave que é uma lista de tarefas. "Fazer 10 coisas" mede esforço. Meça o resultado.
• Meta sem nada ligado. Sem ligação, o progresso depende de alguém se lembrar do check-in.
• Esperar 100% todos os trimestres. No OKR é comum apontar alto. Atingir tudo sempre costuma indicar que a meta era fácil demais.
• Atualizar só no fim. A meta torna-se uma retrospetiva em vez de uma ferramenta de decisão.

Como conduzir a reunião de segunda-feira

Abra o painel de metas e comece pelas que estão em atenção ou fora do prazo. Para cada uma, pergunte apenas duas coisas: o que está a bloquear e quem resolve até quando. A resposta passa a tarefa, ligada ao mesmo resultado-chave, e na semana seguinte o progresso mostra se a decisão funcionou. As metas no prazo ocupam um minuto da reunião, e não dez.

Preciso de usar o OKR completo?

Não. O formato é objetivo mais resultados-chave, mas muitas equipas usam-no apenas para acompanhar três ou quatro números do trimestre, e já resolve. Se quer perceber primeiro o método, leia o guia de OKR. Para começar com algo pronto, use o modelo de OKR e, para o dia a dia de equipas pequenas, veja OKR para pequenas empresas.

As metas fazem parte do plano Pro, com 15 dias de teste sem cartão. Depois de ligar as primeiras tarefas, abra os relatórios e painéis para ver a tendência de entrega ao longo do tempo.