Metas que andam junto com o trabalho.

Como usar metas e OKR na prática, do primeiro objetivo ao check-in

O problema do OKR raramente é escrever o objetivo. É manter o número vivo depois da primeira semana. Na Tasskee a meta se liga às tarefas e aos projetos que a sustentam, então o progresso sobe conforme o trabalho é concluído. Veja como montar o primeiro ciclo.

Passo a passo para o primeiro trimestre

1. Escreva o objetivo em uma frase. Ele diz aonde você quer chegar, sem número. Exemplo: "Ser a referência em manutenção preventiva da região".
2. Defina dois a cinco resultados-chave com número. É o que se mede. "Fechar 12 contratos de manutenção preventiva" serve. "Melhorar o atendimento" não.
3. Dê dono e período. Cada objetivo tem um responsável e um prazo. Meta sem dono é decoração.
4. Ligue tarefas ou projetos a cada resultado-chave. Conforme eles são concluídos, o percentual avança sozinho. O progresso da meta é calculado a partir dos resultados-chave: não existe "definir o progresso da meta" na mão.
5. Onde não dá para ligar, use o check-in. Para um número que vem de fora, como faturamento do mês, o responsável atualiza o valor no check-in.
6. Desdobre em cascata. A meta da empresa se desdobra nas metas das áreas, e o portfólio mostra tudo numa tela.
7. Leve o resumo semanal para a reunião. A situação é calculada (no prazo, atenção ou fora) e chega por e-mail, para a conversa começar com fato.

Bom e mau resultado-chave

Exemplos por tipo de empresa

Escritório de contabilidade em Blumenau

Objetivo: "Fechar o trimestre fiscal sem correria". Resultados-chave: entregar 100% das obrigações de março antes do prazo e reduzir retrabalho em guias. Cada obrigação é uma tarefa ligada ao resultado-chave, então o percentual sobe conforme a equipe conclui. A sócia vê a meta na segunda sem pedir planilha.

Agência de marketing em Recife

Objetivo: "Dobrar a recorrência dos clientes". Resultado-chave: renovar 8 de 10 contratos que vencem no trimestre. Os projetos de cada cliente ficam ligados à meta, e a gerente conversa sobre os que estão em atenção.

Empresa de infraestrutura de redes em Palhoça

Objetivo: "Reduzir o tempo de implantação". Resultado-chave: concluir os projetos do trimestre dentro do prazo. Aqui os projetos entram como vínculo, e o cronograma do Gantt mostra o que está puxando a meta para baixo.

Boas práticas

• Poucas metas. Três objetivos bem acompanhados ganham de dez esquecidos.
• Revise toda semana, não todo trimestre. O resumo semanal existe para isso.
• Separe meta de tarefa. A meta é o efeito que você quer. A tarefa é o trabalho que o produz.
• Use o painel de portfólio para ver as metas fora do prazo ligadas aos projetos que as sustentam.
• Dê visibilidade controlada. A diretoria vê situação e tendência sem entrar no detalhe das tarefas, e as permissões definem quem vê o quê.

Erros comuns

• Resultado-chave que é lista de tarefas. "Fazer 10 coisas" mede esforço. Meça o resultado.
• Meta sem nada ligado. Sem vínculo, o progresso depende de alguém lembrar do check-in.
• Esperar 100% todo trimestre. No OKR é comum mirar alto. Atingir tudo sempre costuma indicar que a meta era fácil demais.
• Atualizar só no fim. A meta vira retrospectiva em vez de ferramenta de decisão.

Como conduzir a reunião de segunda-feira

Abra o painel de metas e comece pelas que estão em atenção ou fora do prazo. Para cada uma, pergunte só duas coisas: o que está travando e quem resolve até quando. A resposta vira tarefa, ligada ao mesmo resultado-chave, e na semana seguinte o progresso mostra se a decisão funcionou. Metas no prazo ocupam um minuto da reunião, não dez.

Preciso usar OKR inteiro?

Não. O formato é objetivo mais resultados-chave, mas muita equipe usa só para acompanhar três ou quatro números do trimestre, e já resolve. Se você quer entender o método antes, leia o guia de OKR. Para começar com algo pronto, use o modelo de OKR, e para o dia a dia de times pequenos, veja OKR para pequenas empresas.

As metas fazem parte do plano Pro, com 15 dias de teste sem cartão. Depois de ligar as primeiras tarefas, abra os relatórios e painéis para ver a tendência de entrega ao longo do tempo.