Matriz RACI: o que é e como montar.

A matriz RACI, também chamada matriz de responsabilidades, é uma tabela que cruza as atividades de um projeto ou processo com as pessoas envolvidas e assinala o papel de cada uma em cada atividade. A sigla resume quatro papéis: R de Responsável (quem executa), A de Aprovador (quem responde pelo resultado e decide), C de Consultado (quem opina antes) e I de Informado (quem precisa de saber depois).

Existe para evitar três cenários que todas as equipas conhecem: a atividade que ninguém fez porque todos achavam que era de outro, a atividade que duas pessoas fizeram ao mesmo tempo e a decisão tomada por quem não tinha autoridade para isso. Este guia define cada letra com precisão, mostra as regras da matriz, ensina a montá-la passo a passo, explica as variações (RASCI e outras), traz um exemplo comentado e mostra como refletir a RACI no dia a dia da Tasskee. Para ir diretamente à folha de cálculo, use o modelo de matriz RACI.

O que significa cada letra

R e A: a diferença que mais confunde

O R faz; o A responde. Se a campanha de e-mail sai com um erro, quem escreveu e disparou é o R, mas quem responde por ela, e devia ter conferido antes, é o A. Em português, "responsável" e "aprovador" confundem-se com facilidade, e o termo inglês, accountable, é mais exato: é quem presta contas pelo resultado.

Na prática: o R sabe como fazer, o A decide se está suficientemente bom. Em atividades pequenas, a mesma pessoa pode ser R e A (escreve e aprova). Em atividades que mexem com dinheiro, risco ou imagem da empresa, é saudável que sejam pessoas diferentes.

C e I: a diferença está na direção

O consultado participa antes, e a conversa tem ida e volta: o jurídico revê o contrato, o financeiro confirma se há orçamento. O informado recebe a notícia depois ou durante o andamento, sem precisar de responder: o cliente, que é avisado da data de entrega, ou a direção, que recebe o resumo semanal. Colocar alguém como C quando o correto era I faz o projeto parar à espera de uma opinião que ninguém precisava de dar.

As regras que fazem a matriz funcionar

1. Um único A por atividade. É a regra mais importante. Com dois aprovadores, cada um espera que o outro decida e ninguém responde pelo resultado.
2. Pelo menos um R por atividade. Uma atividade sem executor é apenas intenção.
3. R e A podem coincidir quando a atividade é pequena e de baixo risco. Vale a pena ser explícito: escreva "A/R" na célula.
4. Poucos C. Cada consultado é uma espera. Consulte quem realmente altera a decisão, não quem gosta de ser avisado.
5. I não é decoração. Informar também dá trabalho: alguém tem de enviar a informação. Avise só quem precisa e defina o canal e a frequência.
6. Papéis atribuídos a pessoas ou funções com nome. "Direção" ou "a equipa" não é um papel. Se a matriz for por função (gestor de projeto, analista), convém ter, ao lado, a lista de quem ocupa cada uma.
7. A matriz é por atividade, não por pessoa. A mesma pessoa pode ser A numa atividade, C noutra e I numa terceira.
8. Uma pessoa não deve ser sobrecarregada de R. Se a coluna de uma pessoa tem R em quase todas as linhas, o gargalo está desenhado.

Como montar uma matriz RACI, passo a passo

1. Liste as atividades. Use a lista de entregas ou etapas do projeto. Em projetos grandes, parta da EAP (estrutura analítica do projeto). Uma lista de 10 a 25 linhas é um bom tamanho: se for maior, divida por fase.
2. Liste as pessoas ou funções. Vão nas colunas. Inclua também quem é externo (cliente, fornecedor), se participar em decisões.
3. Preencha primeiro o A. Para cada linha, decida quem responde. Esta é a conversa difícil e a mais valiosa: muitas vezes descobre-se que ninguém tinha essa autoridade.
4. Preencha o R. Quem executa. Confira a carga de cada pessoa.
5. Defina os C. Quem precisa de opinar antes e em que ponto.
6. Defina os I. Quem precisa de ser avisado, por que meio e quando.
7. Valide com as pessoas envolvidas. Uma matriz feita só pelo gestor torna-se uma ordem, e não um acordo. Mostre à equipa e ajuste.
8. Verifique as regras. Cada linha com exatamente um A e pelo menos um R; nenhuma coluna sobrecarregada; nenhuma linha sem informados quando há cliente ou direção envolvidos.
9. Publique e reveja. A matriz tem de ficar visível a todos e ser revista quando pessoas entram ou saem do projeto, ou quando o âmbito muda.

Variações: RASCI e outras siglas

O RACI é a base, e algumas organizações adaptam-no. As variações mais conhecidas:

• RASCI. Acrescenta o S, de Support (apoio): quem ajuda o responsável a executar, sem responder pela entrega. Serve quando há um executor principal e outros que o auxiliam em partes do trabalho.
• RACI-VS. Acrescenta o V (Verifier, quem verifica a qualidade) e o S (Signatory, quem assina ou aprova formalmente). É mais usada em contextos com controlo de qualidade e assinaturas formais.
• RAPID, DACI e outras. Famílias semelhantes, voltadas para a tomada de decisão em vez da execução. Em geral, dão um nome a quem recomenda, quem decide e quem executa.

A regra para escolher: use a variação mais simples que resolve o seu problema. Se o RACI já responde a "quem faz, quem aprova, quem opina, quem é avisado", acrescentar letras só torna a leitura mais difícil. O S de apoio ajuda quando as pessoas de apoio não aparecem em lado nenhum e ninguém sabe que trabalharam. O resto, só quando há exigência do setor ou da empresa. A matriz pode, aliás, nem ser a ferramenta certa: para listar ações com responsável, prazo e custo, o 5W2H costuma ser mais direto.

Exemplo comentado: lançamento de uma campanha de Black Friday

Situação: uma loja online de Florianópolis, com 12 pessoas, vai lançar a campanha de Black Friday. Participam Marina (diretora), Paulo (marketing), Camila (design), Diego (TI), Renata (atendimento) e Bruno (financeiro).

Como ler esta matriz

• Cada linha tem um único A. A Marina aprova descontos e orçamento (decisões de dinheiro e margem); o Paulo responde pelas peças e pelo disparo; o Diego, pela programação no site; a Renata, pelo atendimento.
• Quem executa nem sempre é quem aprova. Na linha "definir descontos", o Bruno calcula (R) e a Marina decide (A). A Camila desenha (R), e o Paulo aprova (A).
• Os C estão onde a decisão muda. O Bruno é consultado na programação das ofertas, porque o preço que aparece no site tem de respeitar a margem aprovada.
• A Renata aparece como I em quase tudo. Precisa de saber o que foi anunciado antes de os clientes perguntarem. Isto é informação, não consulta.
• A Marina não executa nada. A diretora é A ou I. Se aparecesse com vários R, seria sinal de gargalo.

Um ponto de atenção: o Paulo é A/R no disparo e é C em duas outras linhas. Em campanhas maiores, esta acumulação torna-se um gargalo, e o correto seria dividir a execução (R) com outra pessoa do marketing.

Sinais de que a sua equipa precisa de uma matriz RACI

• As mesmas perguntas voltam todas as semanas: "quem aprova isto?", "quem avisa o cliente?".
• As entregas atrasam-se porque ficam à espera de uma resposta que ninguém sabia que era sua.
• Duas pessoas fazem a mesma coisa, ou nenhuma a faz.
• As decisões são refeitas porque quem decidiu não tinha autoridade.
• O projeto envolve várias áreas, e cada uma acha que a outra é a dona.
• Alguém sai de férias ou deixa a empresa e ninguém sabe o que fazia.
• O cliente liga para pessoas diferentes e recebe respostas diferentes.
• A reunião de estado transformou-se numa sessão para descobrir "de quem é isto".

Se três ou quatro destes sinais lhe são familiares, uma matriz de uma página resolve mais do que mais uma reunião. Por outro lado, se a equipa tem três pessoas e todas sabem o que fazem, não é necessária: o custo de manter a matriz supera o benefício.

Erros comuns ao usar a RACI

1. Dois A na mesma linha. Divide a responsabilidade e, na prática, anula-a. Se há dois aprovadores, divida a atividade em duas.
2. Nenhum A. A atividade tem executores, mas ninguém responde pelo resultado.
3. Todos são C. Consultar toda a gente paralisa. Consulte quem tem informação ou autoridade sobre o ponto.
4. Usar o I como prémio de consolação. O informado tem de receber alguma coisa. Se ninguém o avisa, não é informado.
5. Matriz grande demais. Passou das 25 linhas ou das 8 colunas, fica ilegível. Divida por fase ou por equipa.
6. Papéis por cargo, não por pessoa. "Gestor" funciona quando só há um. Quando há três gestores, a matriz precisa de nomes.
7. Matriz feita e arquivada. A RACI tem de estar onde o trabalho acontece. Se vive num ficheiro, ninguém a consulta.
8. Esquecer o externo. Cliente, contabilista e fornecedor também têm papel: muitas vezes são A de uma aprovação ou C de um requisito.
9. Confundir RACI com hierarquia. O A de uma atividade não é, necessariamente, o chefe de todos. Uma analista pode ser A de uma atividade em que o diretor é apenas I.

Como refletir a RACI na Tasskee

A matriz em folha de cálculo mostra o desenho, mas não impede que o trabalho siga outro caminho. Na Tasskee, os papéis da RACI passam a ser campos da própria tarefa, e por isso ficam visíveis para todos no dia a dia. Uma equivalência prática:

O passo a passo:

1. Crie as tarefas das atividades da matriz no quadro do projeto, em lista ou cronograma. Para um projeto com várias frentes, use as frentes de trabalho para agrupar por área.
2. Defina o responsável de cada tarefa: é o R.
3. Adicione o aprovador: o único A da linha. Observadores e aprovadores estão disponíveis a partir do plano Start.
4. Adicione os observadores: são os I, que acompanham o andamento sem precisarem de executar.
5. Chame os consultados através dos comentários: a opinião fica registada na tarefa, com data e autor, e não se perde numa conversa paralela.
6. Use a etapa "Em aprovação": uma tarefa que está em aprovação exige a decisão do aprovador. É o A da matriz em ação: a tarefa não se encerra sem a decisão de quem responde por ela.

Para o cliente que precisa de aprovar entregas, o portal do convidado permite acompanhar o projeto, comentar e aprovar sem ocupar um lugar no plano. Se precisa de que a matriz seja respeitada por perfil, os perfis de permissão (a partir do plano Start) controlam o que cada pessoa pode ver e fazer.

Um último hábito vale a pena: reveja a matriz em conjunto com o planeamento de cada fase. Quando alguém entra ou sai do projeto, a mudança no responsável ou no aprovador deve acontecer na tarefa no mesmo dia. Para listar as ações de uma melhoria com responsável, prazo e custo, combine a RACI com um plano 5W2H; e, se quiser ver outro exemplo da matriz em ação, leia o exemplo de matriz RACI no blogue.