Gestão de tarefas, prazos e horas para escritório de advocacia.
A rotina do escritório num só lugar: cada caso com as suas tarefas, cada prazo com lembrete antes de terminar, os documentos junto do caso e as horas por cliente para quem cobra honorários à hora. Não é um sistema de acompanhamento processual, e isso está dito logo abaixo.
O dia a dia que reconhece
Um escritório pequeno ou médio raramente perde um prazo por desleixo. Perde porque o prazo vive na agenda de uma só pessoa.
O prazo está na agenda do sócio
Quando ele viaja ou adoece, ninguém sabe o que vence na semana. O controlo depende de uma pessoa se lembrar e de outra perguntar.
As tarefas do caso perdem-se em mensagens
A petição para o cliente foi pedida num grupo de WhatsApp, a diligência por e-mail, e a conferência na reunião. Ninguém tem a lista completa do caso.
Honorários à hora sem horas registadas
O registo é feito no fim do mês, de memória. As horas subestimadas transformam-se num desconto que o cliente nunca pediu.
O cliente liga para saber como está
Cada chamada ocupa um advogado para responder ao que um ecrã responderia. O cliente tem direito a saber, e o escritório perde tempo a informar.
Cada cliente ou caso passa a ser um projeto, com as tarefas e os prazos
O modelo Advocacia, do registo, já nasce com as frentes Processos e Clientes e os estados Novo caso, Em curso, Em espera, Em aprovação e Concluído. O "Em espera" serve para o que depende de terceiros, e o "Em aprovação" para a peça que o sócio revê antes de dar entrada.
- 1 Um projeto por cliente ou por caso"Ação laboral · Transportadora Horizonte". As tarefas, os documentos e os comentários do caso ficam juntos, e o histórico acompanha o cliente.
- 2 Prazo com lembrete automáticoUma automatização avisa o responsável alguns dias antes do vencimento, e outra avisa o sócio se a tarefa estiver sem responsável. Define a regra, e o histórico mostra porque disparou.
- 3 Peça revista antes de sairA tarefa passa por "Em aprovação" e só avança quando o sócio decide. Quem reviu e quando fica registado.
- 4 Documentos junto do casoMinutas, contratos e atas ficam em documentos com versões, ligados à tarefa que explicam. Uma ligação pública serve para partilhar com o cliente.
O que mais ninguém junta numa só ferramenta
A tarefa, o lembrete e a hora do cliente, sem transformar o escritório num operador de folhas de cálculo.
Lembrete de prazo que não depende da memória
As automatizações valem para todos os planos, com 100 execuções por mês no Free e mais nos planos pagos. O acionador é a data da tarefa, a ação é avisar a pessoa certa, e é possível simular 30 dias antes de ligar.
Horas por cliente, para honorários à hora
O registo é feito na tarefa, com valor por hora por projeto e tipo de trabalho. O fecho por cliente sai em PDF ou CSV, com a fatura registada. A Tasskee não emite a fatura nem calcula impostos.
O cliente acompanha sem se tornar utilizador
O portal do convidado mostra o que libertar do caso, com comentários e aprovação, e não ocupa lugar. É a resposta para a chamada "como está o meu processo".
As funcionalidades que sustentam isto no dia a dia
Tarefa, cronograma, pedido, formulário e conversa são a mesma base de dados. O que muda num sítio aparece no outro, sem exportar nada.
Perguntas de quem exerce advocacia
A Tasskee acompanha o processo no tribunal?
Como funciona o lembrete de prazo?
É possível controlar honorários à hora?
O sigilo do cliente fica protegido?
Serve para departamento jurídico de empresa?
Comece pelo prazo que mais preocupa
Crie a conta, abra o projeto de um cliente e ligue o lembrete de prazo. Numa tarde fica a saber se o controlo sai da agenda do sócio.