O cliente vê o andamento sem pedir o ponto de situação.
Cada projeto ganha uma página para o cliente: se está dentro do prazo, quanto já foi entregue, em que etapa está e o que vem a seguir. Decide, secção a secção, o que aparece — e o que fica só com a equipa.
O relatório de estado que se escreve sozinho
A pergunta "como está o projeto?" desaparece quando o cliente tem onde ver. E o número que ele vê é o mesmo da equipa, porque sai das mesmas tarefas.
Dentro do prazo, em risco ou em atraso
O portal compara o tempo decorrido com a percentagem concluída e avisa antes do atraso. A margem do "em risco" é sua.
Etapas que abrem e fecham
As frentes do projeto num Gantt só de leitura. Fechada, a etapa mostra a percentagem e a situação; aberta, as entregas que o cliente pode ver.
Sprints em linguagem de cliente
"Entregas do ciclo: 12 de 15 concluídas", e o burndown só para o cliente que gosta do gráfico.
Comentar e aprovar ali mesmo
O cliente responde e aprova a entrega pelo portal, e tudo fica registado na tarefa, com a equipa avisada.
Mostrar? Quais? Como? Secção a secção
No separador "Portal do cliente" do projeto, liga cada secção e escolhe o que entra. Nada de novo aparece ao cliente sem alguém decidir, e o botão "Ver como o cliente vê" confere o resultado na hora.
- Visão geral, tarefas, frentes, sprints e cronogramas
- "Todas, incluindo as novas" ou "só estas": a frente interna criada amanhã não fica exposta
- Projeto com prazo ou contínuo, com os indicadores de cada um
- O ecrã inicial reúne o que aguarda o cliente, o que está em curso e o que foi entregue
O sprint explicado a quem não é da equipa
O cliente não precisa de saber o que é um burndown para perceber o ciclo: vê quantas entregas fecharam, o que entrou em cada sprint e, se quiser, o trabalho restante ao longo do ciclo.
- "Entregas do ciclo: 5 de 6 concluídas", com barra
- O sprint atual e os anteriores, ou só os que escolher
- O gráfico só aparece se o ligar, com legendas em linguagem de cliente
Isto vive junto com o resto da operação
Tarefa, cronograma, pedido, objetivo e conversa são a mesma base de dados. O que muda num sítio aparece no outro, sem exportar nada.
Como configurar o portal do cliente para acabar com os pedidos de ponto de situação
Quando o cliente não tem onde olhar, pergunta. E cada pergunta transforma-se em mensagem, reunião ou relatório em PDF montado à mão. O portal troca isto por uma página sempre atualizada, em linguagem de cliente. Segue um roteiro para configurar o seu.
Passo a passo
- Abra o separador "Portal do cliente" do projeto. É lá que liga cada secção: visão geral, tarefas, frentes, sprints e cronogramas.
- Escolha o que o cliente vê. Para as tarefas, defina se são as marcadas, todas ou só os pedidos de suporte. Para frentes e sprints, escolha "todas, incluindo as novas" ou "só estas". Assim, a frente interna criada amanhã não fica exposta.
- Defina o tipo de projeto. Um projeto com prazo mostra se está dentro do prazo, em risco ou atrasado, com a margem do "em risco" definida por si. Um projeto contínuo troca o prazo pelos números do mês face ao mês anterior: entregas, pedidos abertos e resolvidos e tempo de resposta.
- Confirme com "Ver como o cliente vê". O botão abre o portal como o convidado o verá, sem sair da sua sessão e sem enviar nada a ele.
- Convide o cliente como convidado. Ele recebe um início de sessão próprio e não ocupa um lugar de utilizador.
- Combine a utilização. Avise que o canal para comentar e aprovar entregas é o portal. Tudo fica registado na tarefa, e a equipa é avisada.
Exemplos por tipo de empresa
Agência de marketing
Cada cliente tem um projeto e um portal. A visão geral mostra o que aguarda a aprovação dele, o que está em curso e o que foi entregue. O cliente aprova a peça ali mesmo, e a aprovação fica registada na tarefa. A reunião mensal passa a ser sobre estratégia, e não sobre "como estamos?". Veja a página para agências de marketing.
Prestador de serviços técnicos
Uma empresa de manutenção com contrato mensal usa o projeto contínuo: o cliente vê as entregas e os pedidos abertos e resolvidos no mês, e o tempo de resposta. Não há data de entrega, pelo que os indicadores são os do mês. Os pedidos dele entram pelo help desk, e ele acompanha-os no portal.
Gabinete de arquitetura ou de engenharia
O cliente de uma remodelação acompanha as fases num Gantt só de leitura. A fase fechada mostra a percentagem e a situação; a fase aberta, as entregas que ele pode ver. Quando precisa de aprovar um estudo, comenta no portal. Veja o cronograma para perceber o que ele vê.
O que mostrar e o que esconder
| Secção | Mostrar quando | Cuidado |
|---|---|---|
| Visão geral | Sempre; é o ponto de partida | Os números contam apenas o que ele pode ver |
| Tarefas | Quando o cliente aprova ou comenta | Escolha quais são visíveis; as internas ficam de fora |
| Frentes e cronograma | Projetos longos, como obra e implementação | Escolha as fases, não abra todas por defeito |
| Sprints | Clientes que acompanham ciclos | O gráfico só aparece se o ligar |
Boas práticas e erros comuns
- Comece com poucas secções e abra mais à medida que o cliente as usar. É mais fácil libertar do que recolher.
- Aproveite as etiquetas em linguagem de cliente: "Entregas do ciclo: 12 de 15 concluídas" diz mais do que um gráfico de burndown.
- Atualize as tarefas normalmente. O portal só é fiável porque sai das mesmas tarefas da equipa.
- Evite libertar tudo "por transparência". Rascunhos e discussões internas confundem o cliente.
- Confirme o plano: 5 convidados no Start, 50 no Pro e ilimitados no Max.
Aprovação e formulário de aceitação
O portal serve para a aprovação do dia a dia. Quando a entrega pede um comprovativo formal, combine-o com um formulário de aceitação assinado. Os dois complementam-se: o portal dá a visão contínua; o formulário, a prova no fim.
O que dizer ao cliente no primeiro acesso
Envie uma mensagem curta com a ligação e três frases: aqui vê o andamento sem precisar de pedir; aqui comenta e aprova as entregas; as dúvidas urgentes continuam pelo canal combinado. Marque uma conversa de dez minutos para mostrar o ecrã. Quem percebe onde olhar deixa de perguntar. O portal não substitui a relação com o cliente: tira-lhe o trabalho repetitivo e deixa tempo para a conversa que importa.
Para o argumento por trás da ideia, que é porque mostrar o andamento reduz o ruído e aumenta a confiança, leia o artigo portal do cliente e transparência. O portal usa convidados a partir do plano Start, e o teste de 15 dias liberta tudo, sem cartão.
Perguntas sobre o portal do cliente
O cliente paga ou ocupa uma licença?
O cliente vê as tarefas internas?
Consigo conferir antes de enviar o acesso?
Funciona para contratos mensais, sem data de entrega?
Envie a ligação do portal em vez do próximo relatório
Crie a conta grátis, convide o cliente para um projeto e veja o portal como ele o vai ver.